Dienstleistungskalkulation: Stundensatz-, Projekt- und A ... / 2.1.3 Arbeitszeitplanung für unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter oder mehrere Kostenstellen

Die Arbeitszeit- oder Stundenplanung können Sie für Mitarbeiter unterschiedlicher Qualifikationen oder für Kostenstellen differenziert vornehmen. Abb. 1 zeigt, dass Seniorpartner einen höheren unproduktiven Anteil haben als die anderen Partner. Dies ist in der Praxis häufig der Fall, weil Mitarbeiter mit großer Berufserfahrung und einem ausgeprägten Netzwerk tendenziell mehr Zeit mit der Pflege von Geschäftsbeziehungen verbringen als andere Mitarbeiter.

Bspw. werden erfahrene Mitarbeiter gezielt von Kunden verlangt oder angesprochen und es lassen sich weniger Arbeiten an "administrative" Mitarbeiter abgeben. Anders bei den restlichen Partnern im Beispiel: Hier ist der Anteil unproduktiver Zeit niedriger, weil das Unternehmen 2 Mitarbeiter in Vertrieb und Verwaltung hat. Somit entfallen bestimmte unproduktive Arbeiten bei den Partnern und die Zahl der produktiven Stunden steigt.

Je nach Qualifikationsgrad bzw. Tätigkeit liegt die Zahl der produktiven Stunden meist zwischen 1.350 bzw. rd. 1.520 Stunden. Die um unproduktive Zeiten bereinigte Stundenzahl wird nun mit der Anzahl der Mitarbeiter multipliziert und Sie erhalten die Stunden, die die Beschäftigten für Ihre Kunden leisten können. Insgesamt kann der Beispielbetrieb etwa 27.000 Produktivstunden pro Jahr erbringen. Diesen Wert können Sie auch für die Folgejahre verwenden, soweit sich keine gravierenden Änderungen, z. B. neues Personal, Abgänge oder unproduktiven Arbeiten ergeben.

Die Mitarbeiter aus Vertrieb und Verwaltung arbeiten vollständig unproduktiv i. S. d. Definition. Die Kosten für die administrativen Beschäftigten werden später in die Berechnung der Stundensätze einbezogen.

Abb. 1: Berechnung der Arbeitszeit

Arbeit mit der Excel-Arbeitshilfe

Wenn Sie mit der Excel-Lösung arbeiten, sollten Sie folgende Punkte beachten: Tätigen Sie Ihre Eingaben immer nur in Zellen mit blauer oder roter Schrift. In Zellen mit blauer Schrift können Sie ohne Einschränkungen Eingaben vornehmen. Zellen mit roter Schrift enthalten Formeln oder Vorschlagwerte. Auf diese Weise können Sie häufig auf manuelle Eingaben verzichten. Zellen mit roter Schrift sollten Sie daher nur nach Prüfung überschreiben. Zudem finden Sie in einigen Zellen in der rechten oberen Ecke rote "Fähnchen" mit Kommentaren, die Ihnen bei der Arbeit mit der Datei helfen sollen.