Mag. Claudia Maron, Anja Burgermeister
Die digitale Transformation und die technischen Möglichkeiten eröffnen neue Wege hin zu einer effizienteren Planung bzw. Forecast. Bei DATEV erfolgt dies in 4 Schritten (s. Abb. 2).
Abb. 2: Evolutionsstufen auf dem Weg zu einer digitalen Planung/Forecast
3.1 Warum hat die klassische Planung/Forecast ausgedient?
Viele Unternehmen erstellen eine integrierte Planung mit einem (Punkt-)Wert. Doch genau darin liegt das Problem: Während sich die Vergangenheit mit einer Zahl abbilden lässt, sind die zukünftigen Entwicklungen ungewiss und lassen Bandbreiten zu. Trotzdem versuchen Controller immer noch, die Zukunft mit genau einem Wert zu prognostizieren (s. Abb. 3).
Abb. 3: Klassische Planung und Forecast
Um Unsicherheiten transparent zu machen, werden anlassbezogen Szenarioanalysen mit Best-Case- oder Worst-Case-Betrachtungen durchgeführt. Auch hier muss angemerkt werden, dass die Ergebnisse zufallsbedingt sind und bestenfalls eine Scheinsicherheit suggerieren.
Die Lösung der Controller ist derzeit die Optimierung ihrer klassischen Planungsverfahren (Top-down-/Bottom-up-Planungen). Sie entwickeln ihre bestehenden Planungsmethoden, wie z. B. rollierender Forecast oder Integration der Planungen weiter. Trotzdem bleiben die Ergebnisse im Verhältnis zum Aufwand weiterhin unbefriedigend. Nach wie vor sind der Zeitbedarf zu hoch und die Qualität der Planungsergebnisse unzureichend. I. d. R. sind diese bereits überholt, wenn die ersten Berichtszyklen stattfinden.
3.2 Welchen Nutzen stiftet die treiberbasierte Planung/Forecast?
Aufgrund der wachsenden Komplexität wirtschaftlicher Beziehungen, der sich schnell verändernden Bedingungen der Märkte und den Unwägbarkeiten weiterer technologischer Entwicklung und Innovation, wird die Kenntnis der Geschäftstreiber immer wichtiger. Diese Veränderungen des Umfelds und das Aufzeigen der Implikationen auf das operative Geschäft auf Basis von Treibern sowie deren finanzielle Bewertung, sind die Steuerungsinformationen, die zukünftig benötigt werden. Daher hat sich DATEV entschieden, ihre Planung und unterjährige Steuerung mittels Forecast auf ein treiberbasiertes Vorgehen umzustellen.
Die Ziele, die mit der treiberbasierten Planung verfolgt werden, sind:
- eine höhere Steuerungswirkung ohne Transparenzverlust zu erreichen,
- Trends frühzeitiger zu erkennen,
- Simulationen und Szenarien schnell und nachvollziehbar zu berechnen und
- Maßnahmen noch zielgenauer abzuleiten.
Begonnen wurde in 2018 mit einer Pilotierung der Umsätze. In der Zwischenzeit liegt dazu ein Treibermodell vor. Evaluiert wurde das neue Vorgehen anhand der Planung und der Forecasts für 2018 mit dem Ergebnis, dass die Qualität der treiberbasiert ermittelten Werte im Vergleich zur bisherigen herkömmlichen Planung valide ist. Damit fiel der offizielle Startschuss, dies in der anstehenden Mittelfristplanung 2019 bis 2023 umzusetzen. Die Umsätze werden nach Treibern geplant und in einer Portfolio-(Treiber-)Sicht konsolidiert (s. Abb. 4).
Abb. 4: Treiberbasierte Umsatzplanung
Zukünftig steht damit ein Instrument zur engen Verzahnung der operativen Werttreiber mit finanziellen Kennzahlen zur Verfügung. Insgesamt wird eine Reduzierung der Planungsobjekte um 90 % erreicht. Synergien werden konsequent genutzt. Sind z. B. Mengen- und Preistreiber für Aufträge bzw. Transaktionen identisch, werden diese nicht mehr je Produkt, sondern aggregiert geplant. Das Top-down-/Bottom-up Verfahren wird durch eine Eckwerteplanung ersetzt. Die Dauer der Umsatzplanung kann deutlich reduziert werden. Damit wird im kommenden Jahr die Portfolio-(Treiber-)Dimension die führende Sicht der Unternehmenssteuerung.
3.3 Wie schafft man Wandel ohne Transparenzverlust?
Die Verschiebung des Fokus weg von der klassischen Produktsicht und einer geringeren Planungstiefe hin zu Treibern sollte nicht dazu führen, dass Informationsdefizite entstehen. Für die Steuerung der Produkte und der Zielgruppen wird der Blickwinkel auf dem Wachstum (Ist-Ist-Vergleich) liegen. Übergangsweise werden für die Produkte Planwerte aus der treiberbasierten Planung abgeleitet.
Der Betriebsaufwand wird noch nicht treiberbasiert geplant. Dies steht erst im nächsten Jahr auf der Roadmap. Damit ergeben sich Implikationen für die Management-Erfolgsrechnung, da die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zwar für die Produkte, nicht aber für die Treiber vorliegt. Dieses agile Vorgehen einer sukzessiven Umstellung erfordert Mut, weil es in einer Übergangsphase Fragen geben wird, die das Controlling nicht wie gewohnt auf Knopfdruck beantworten kann.
3.4 Wie werden datenbasierte Prognosemodelle integriert?
Die Planung soll darüber hinaus verkürzt werden. Daher war es das Ziel, möglichst viele Planungsdaten automatisch bereitzustellen. Statistisch generierte Prognosen erfordern ein hohes Maß an Erfahrungen und spezifischen Kenntnissen. Sie gehören noch nicht zum Handwerkszeug eines Controllers. Zum einen geht es darum, die Modelle aufzubauen. Gleichzeitig müssen die auf dieser Basis ermittelten Planwerte validiert werden. Dies gelingt am besten in crossfunktionaler Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung, Data Scientist und dem Controlling. Dabei wurden verschieden...