Was bedeutet die Digitalisierung für den Menschen in der Buchhaltung, im Controlling? Die Antwort liefert eine wesentliche Veränderung in Anforderungen, die sich durch ebenso wesentlich veränderte Aufgaben ergeben. Hinzu kommt eine neue Einstellung im Rechnungswesen, aber auch in den verbundenen Bereichen zu Zeitvorgaben. Die Folge sind neue Strukturen in der Hierarchie und neue Verantwortlichkeiten. Nicht zuletzt muss in der digitalen Welt des Rechnungswesens ein verändertes Verhältnis zur Technik gefunden werden.
2.1 Aufgaben verändern sich
Die Digitalisierung im Rechnungswesen soll die Arbeit dort beschleunigen, sicherer und für mehr Partner direkt zugänglich machen. Dazu werden bisher von Menschen erledigte Aufgaben verändert:
Standardaufgaben: Bereits bisher werden digitale Hilfen und Schnittstellen genutzt, um aufwändige Arbeiten durch digitale Abläufe zu erledigen. Beste Beispiele dafür sind die Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die von den internen und externen Partnern in digitaler Form geliefert werden. Die Kostenstellenabrechnungen, die Aufstellung des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), die Feststellung von Plan-Ist-Abweichungen oder deren erste Analyse sind bereits heute durch digitale Abläufe unterstützt. Die früher dominierende Buchungsaufgabe existiert nicht mehr. Damit verändert sich auch die Arbeit im Rechnungswesen.
Autonome Prozesse: Bisher noch analog erledigte komplexere Berechnungen und Buchungen werden mit fortschreitender Digitalisierung mit leistungsfähiger Künstlicher Intelligenz durch autonome Prozesse übernommen. Bewertungsaufgaben, z. B. für Bestände oder für zu aktivierende Vermögensteile, werden digital erledigt. Planungsaufgaben im Controlling werden durch autonome Analysen großer Datenmengen nicht nur vorbereitet, sie werden vollständig übernommen. Für den Menschen im Rechnungswesen bedeutet dies, dass die Aufgabe der komplexen Berechnungen ersetzt wird durch die Planung und Steuerung der dazu notwendigen digitalen autonomen Prozesse.
Kommunikation: Alle digitalen Prozesse sind darauf angewiesen, mit digitalen Daten versorgt zu werden und die Ergebnisse ebenso digital wieder abgeben zu können. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen dafür Sorge tragen, dass alle notwendigen Datenströme vorhanden sind. Dazu ist die digitale Kommunikation mit den Datenlieferanten aufzubauen, sicherzustellen und regelmäßig zu prüfen. Gleichzeitig muss eine Abstimmung mit den Empfängern der Arbeitsergebnisse erfolgen. Solange dies innerhalb des Rechnungswesens geschieht, ist das in der Regel problemlos möglich. Sobald aber Abteilungs- oder gar Unternehmensgrenzen überschritten werden, wird von den dafür verantwortlichen Mitarbeitern im Rechnungswesen Organisationsvermögen für den Umgang mit den jeweiligen Partnern verlangt.
Es ist also eine Transformation der Aufgaben im Rechnungswesen von der zuverlässigen Erfassung und Verarbeitung von Daten hin zur sicheren Einrichtung und optimalen Steuerung digitaler Systeme festzustellen. Da die aufwändigsten Buchungsaufgaben bereits aktuell durch digitale Anwendungen und Schnittstellen erledigt werden, ist der Effekt weiterer Digitalisierung auf die Anzahl der im Rechnungswesen beschäftigten Mitarbeiter gering. Aufgrund der sich ändernden Anforderungen an die Fähigkeiten der Menschen wird es zu Verschiebungen der Personen kommen.
2.2 Aktualität wird wichtiger
Bisher, in den analogen oder teildigitalisierten Systemen, hat der monatliche und jährliche Rhythmus der Buchhaltung die Zeitvorstellung im Rechnungswesen bestimmt. Mit der weitergehenden Digitalisierung wird es möglich, sich von dem strengen Gerüst der Buchungsperioden zu lösen.
Nicht ohne Kampf
Die Mitarbeiter, vor allem in der Buchhaltung, aber auch im restlichen Rechnungswesen, sind mit der periodenorientierten Arbeit groß geworden. Die Monats- und Jahresabschlüsse vermitteln eine gewisse Sicherheit und strukturieren die Arbeit. Dies aufzugeben fällt vielen Menschen schwer. Ohne Kampf mit altgedienten Kolleginnen und Kollegen wird das nicht gehen. Doch auch das ist vorübergehend. Die nachfolgenden Mitarbeiter werden sich schnell daran gewöhnen oder gleich in eine auf Aktualität gebrachte Arbeitsweise kommen.
Aktuellere Berichte: Die Digitalisierung innerhalb und außerhalb des Rechnungswesens führt zu immer aktuelleren und detaillierteren Informationen. Daraus ergibt sich eine immer aktuellere Notwendigkeit für Entscheidungen, die durch Daten aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder dem Controlling vorbereitet werden müssen. Der Bedarf an Ad-hoc-Berichten wird steigen. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen entsprechende Fähigkeiten aufweisen, um diese Nachfrage zu befriedigen. Nicht alle Menschen sind in der Lage, sich von geplanten, gut vorbereiteten Regelberichten zu trennen und Verantwortung für aktuelle, individuelle und immer wieder neue Berichte zu übernehmen.
Unwichtige Perioden: Ähnliche Veränderungen gibt es in vielen Aufgaben, die heute noch periodenbezogen sind. Beispiele dafür sind Bewertungen und Analysen, die in den meisten Unternehmen ...