Digitalisierung im Controlling: Planung und Berichtswesen / 1 Datenmanagement: Ausweitung verhilft zu besseren Analyseergebnissen

Durch die digitale Revolution ist die Menge an verfügbaren Daten exponentiell gestiegen. Die technischen Gegebenheiten digitaler Systeme ermöglichen es, Daten in riesigen Mengen zu speichern und detaillierter zu strukturieren.

• Die Zeiträume für den Bezug der Daten können wesentlich verkürzt werden, also z. B. nicht mehr der Umsatz pro Tag, sondern der Umsatz pro Stunde oder Minute. Die Entwicklung von Werten in einer Zeitreihe kann dadurch detaillierter dargestellt werden.
• Die Definition der Daten kann genauer werden. So wird der Verbrauch von Betriebsstoffen in Verbindung gebracht mit der Umgebungstemperatur, der Geschwindigkeit, dem Bediener, der Rohstoffqualität, der Dauer bis zur nächsten Inspektion der Anlage usw.
• Neue, bisher nicht erfasste Daten, können dem Controller zur Verfügung gestellt werden. Damit können entscheidende Werte in Verbindung mit zusätzlichen Umgebungsparametern gebracht werden.
• Durch die tiefgreifende Integration der digitalen Anwendungen aller Unternehmensbereiche wird das Datenmanagement für das Controlling vereinfacht. Die Nutzung gemeinsamer Datenbestände in einem gemeinsamen digitalen System verringert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Aktualität der Daten und kann zusätzliche Entscheidungsparameter liefern.

Diese enorme Ausweitung der Datenbasis verhilft zu besseren Analyseergebnissen im Controlling. Voraussetzung ist, dass die großen Datenmengen (Big Data) auch sinnvoll verwaltet werden können. Die traditionellen Datenbanken mit ihren Möglichkeiten für Verwaltung und Zugriff sind dafür nicht geeignet. Im Zuge der weiteren Digitalisierung müssen Anwendungen wie Data Mining, Predictive Analytics, Machine Learning oder Text Mining eingesetzt werden, um durch eine Vorbereitung der Daten die wesentlich detaillierteren Datenbestände auch im Controlling einsetzen zu können.

Hinweis

Vollständigkeit: Digitalisierung des gesamten Datenbestands ist das Ziel

In vielen Controlling-Abteilungen werden solche Systeme zum Datenmanagement bereits angewandt. Meist betrifft dies jedoch nur klar abgegrenzte Anwendungsbereiche wie das Marketing oder die Disposition. Dabei handelt es sich wieder um die digitale Unterstützung analoger Strukturen. Ziel muss es sein, auf dem Weg in die weitere Digitalisierung den gesamten Datenbestand im Controlling soweit wie notwendig und vorteilhaft auszuweiten und mit den entsprechenden digitalen Werkzeugen zu verwalten.

Der Controller wird bei der Datenbeschaffung, deren Beurteilung und Verteilung durch Prozesse mit Künstlicher Intelligenz unterstützt. Diese ist in den Managementsystemen integriert und übernimmt Kontroll- und Bewertungsfunktionen. Wie die dazu notwendigen Steuerungsparameter eingestellt werden müssen, ist im Detail abhängig von der späteren Verwendung, z. B. in der Planung oder im Berichtswesen.

Jeder Controller kennt das Problem veralteter und fehlerhafter Daten. Viele Planabweichungen oder Fehler in Controlling-Berichten können darauf basieren. Die weitgehende Digitalisierung bietet Möglichkeiten, selbst riesige Datenbestände in ihrer Qualität zu verbessern:

• Zum einen werden die Datenbestände und die eingehenden Daten permanent mit Hilfe von autonomen Prozessen im Hintergrund auf Plausibilität überprüft.
• Zum anderen bieten Dienstleister die Möglichkeit, die im Controlling vorhandenen Datenbestände mit geprüften Beständen abzugleichen.

So können z. B. Adressdaten von Kunden mit offiziellen Meldedaten abgeglichen werden oder vorhandene historische Daten über Wetter, Zinsentwicklung oder Preisentwicklungen mit offiziellen Quellen verglichen werden.

Damit sorgt die weitere Digitalisierung im Controlling dafür, dass die für die Verarbeitung notwendigen Daten umfangreicher und qualitativ hochwertiger sind. Die Ergebnisse des Controllings werden besser.