Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 6.3 Data Monitoring (Datenüberwachung)

Um die Datenqualität im Unternehmen auf einem konstant hohen Niveau zu halten, reicht es nicht aus, die Datenanalyse und -bereinigung einmalig durchzuführen. Der Prozess muss regelmäßig wiederholt werden – wie das Aufräumen eines Kinderzimmers. Mit dem Data Monitoring werden Datenqualitätskriterien standardisiert, regelmäßig überprüft und dokumentiert. Ziel ist es, ein Instrument zu etablieren, mit dessen Hilfe zeitbezogene Aussagen über die Datenqualität getroffen werden können. Die Ergebnisse der Datenüberwachung sind aufzuzeichnen, um feststellen zu können, ob die Datenqualität weiterhin gegeben ist oder sich entsprechend den Zielvorgaben verbessert (hat).

Hinweis

Technisches und fachliches Data Monitoring

Grundsätzlich kann zwischen einem technischen und einem fachlichen Data Monitoring unterschieden werden. Bei der technischen Datenüberwachung werden der Zustand der Systeme und Schnittstellen sowie die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der Datenverarbeitung gemessen. Im Anschluss – wenn die Prüfungen fehlerfrei abgeschlossen sind – folgt die fachliche Datenüberwachung, um die Datenqualität ganzheitlich überwachen zu können. Hierbei werden die Daten inhaltlich – ggf. systemübergreifend – nach individuellen Vorgaben auf "Herz und Nieren" geprüft.

Bei Durchführung des Data Monitorings, insbesondere bei der regelmäßigen Ergebniserfassung, können durch die Definition bestimmter Schwellwerte Prozesse gesteuert werden. So kann z. B. festgelegt werden, dass für das Datenqualitätskriterium "Vollständigkeit" automatisch eine Benachrichtigung an den zuständigen Verantwortlichen erfolgt, wenn der gemessene Wert unter 99 % fällt.

Wichtig

Trenderkennung

Eine wichtige Funktion des Instruments Data Monitoring besteht darin, Trends in den verschiedenen Datenqualitätskriterien zu erkennen. Auch bei der Datenqualität vollziehen sich Veränderungen i. d. R. schleichend. Die Trenderkennung kann hier frühzeitig Hinweise auf notwendige Gegenmaßnahmen geben – bevor das Datenqualitäts-Kind "in den Brunnen gefallen ist".

Grundlage für ein erfolgreiches Data Monitorings ist die schriftliche Definition der unternehmensindividuellen Datenqualitätskriterien. Es muss nicht nur klar sein, was im Rahmen des Monitorings überwacht werden soll, sondern auch wie die Überwachung erfolgen soll (Methoden, Tools). Der Messbarkeit der Datenqualität kommt dabei eine besondere Bedeutung zu.

Die primären Ziele der Datenüberwachung lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• regelmäßige, systematische Überwachung der Datenqualität
• standardisiertes Berichtswesen über die Ergebnisse
• Trendanalysen und Früherkennung von Veränderungen der Datenqualität
• Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität
• Ableitung von Maßnahmen bei Überschreiten von bestimmten Schwellwerten