Das mittelständische Industrie-Unternehmen DQ-Improvement GmbH mit Sitz in Freiburg beschäftigt 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen verfügt über eine eigene Rechnungswesen-Abteilung mit Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung werden von einer IT-Abteilung sowie einer Controlling-Abteilung unterstützt. Die in der Finanzbuchhaltungssoftware vorhandenen Debitoren und Kreditoren sind – den gewachsenen Strukturen des Unternehmens geschuldet – zusätzlich im separaten ERP-System vorhanden. Letzteres wurde dabei als das führende System definiert, in dem auch die Erstanlage von Debitoren und Kreditoren durch den Vertrieb oder Einkauf erfolgt.
Das redundante Führen von Stammdaten der Debitoren und Kreditoren führte in der Vergangenheit zu einigen Datenpannen. So waren beispielsweise Debitoren nur in einem System vorhanden oder mit unterschiedlichen Debitorennummern angelegt worden. Zudem waren Bankverbindungen von Kreditoren nicht aktuell oder Kontaktdaten zu Ansprechpartnern der Debitoren nicht hinterlegt.
Auch andere Abteilungen und externe Dienstleister haben in der Vergangenheit Fehler im Zusammenhang mit der Datenqualität der DQ-Improvement GmbH festgestellt. Der Controlling-Abteilung ist bei diversen Datenauswertungen regelmäßig manueller Anpassungsaufwand entstanden. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben mehrfach moniert, dass Buchungssätze entweder ohne Buchungstext oder nur mit wenigen Zeichen (Abkürzungen) eingegeben wurden, was deren Arbeit wiederum erschwert hat. Des Weiteren wurden vereinzelt Buchungssätze identifiziert, bei denen das "Konto" und das "Gegenkonto" identisch waren.
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