Die Digitalisierung ist grundsätzlich und damit auch im Rechnungswesen durch die Verfügbarkeit von Informationen in digitaler Form und deren möglichst autonome Verarbeitung geprägt. Analoge Eingriffe werden vermieden. Der Grad der Digitalisierung ist geprägt durch die digitalen Daten, die auf digitalen Kommunikationswegen in autonomen Abläufen verarbeitet werden. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz werden manuelle Eingriffe immer seltener.
Bausteine der Digitalisierung im Rechnungswesen
Abb. 2: Bausteine: Digitale Daten, Kommunikation, Autonome Prozesse, KI
3.1 Digitale Daten
Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann nur dann fortschreiten, wenn die für den jeweils nächsten Schritt notwendigen Daten digital verfügbar sind. Digitale Daten sind der wichtigste Baustein in der Digitalisierung. Dabei geht es nicht mehr nur um Verarbeitungsdaten. Immer wichtiger werden vor allem die Daten zur Steuerung der Verarbeitung. Autonome Prozesse treffen ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Steuerungsparameter, die von den verantwortlichen Mitarbeitern verwaltet werden. Künstliche Intelligenz (KI) wird genutzt, um diese Parameter immer wieder anzupassen und zu optimieren. Auch diese Optimierung wird mit Daten gesteuert, die digital verfügbar sein müssen.
Steigende Entfernung zu den vom Menschen beeinflussbaren Daten
Je weiter die Digitalisierung fortschreitet, desto weiter sind die vom Menschen beeinflussbaren Daten von der operativen Ebene entfernt. Für eine einfache, IT-gestützte Fakturierung reichen die Stamm- und Bewegungsdaten, die verarbeitet werden, aus. In autonomen Prozessen steuert der Mensch durch die Verwaltung von Parametern und Grenzwerten, z. B. Grenzwerte für die Signifikanz von Abweichungen in Analysen des Controllings. Mithilfe Künstlicher Intelligenz werden diese Grenzwerte ständig angepasst, gelenkt durch vom Menschen vorgegebener Werte wie Risikobereitschaft oder Zeitvorgaben.
Die notwendige Verfügbarkeit von Daten wird durch mehrere Faktoren bestimmt:
- Der Zugriff auf die digitalen Daten muss über einen digitalen Kommunikationsweg möglich sein.
- Die digitalen Daten sind eindeutig definiert. Form und Inhalt sind bekannt. Eine Abstimmung der Definition innerhalb des Rechnungswesens ist problemlos, innerhalb des Unternehmens explizit notwendig. Beim Austausch digitaler Daten mit externen Partnern kann eine Abstimmung notwendig werden.
Zur digitalen Nutzung gehört eine definierte Aktualität der digitalen Daten. Je höher der Grad der Digitalisierung ist, desto schneller müssen die Daten zur Verfügung stehen, damit optimale Ergebnisse erzielt werden.
Produktionssteuerung durch Kostenrechnung
Die Daten über den aktuellen Verbrauch eines Rohstoffes, dessen Qualität schwankt, werden der Kostenrechnung in Echtzeit von den Verarbeitungsanlagen zur Verfügung gestellt. Daraus errechnet sich autonom und ebenso in Echtzeit eine neue, kostenoptimierte Rezeptur. Diese wird sofort an die Verarbeitungsanlagen übertragen, die sich entsprechend umstellen. Das funktioniert nur, wenn alle Daten aktuell sind.
- Daten für die digitalen Prozesse im Rechnungswesen müssen qualitativ sehr hochwertig sein. Die bereits beschriebene Aktualität ist eines der Kriterien für die Beurteilung der Qualität. Korrektheit, Genauigkeit und zuverlässige Verfügbarkeit sind weitere.
| Inhalt |
Quelle |
Definition |
Form |
Aktualität |
Zugriff |
Qualität |
| Verbrauch |
Verarbeitungsanlage |
Rohstoffverbrauch XYZ |
Gramm je Endprodukt |
Echtzeit |
Datenbank auf Server Produktion |
sehr gut |
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Tab. 1: Checkliste digitale Daten (mit Beispiel in Zeile 1)
3.2 Kommunikation
Die Vorteile digitaler Daten können nur dann realisiert werden, wenn sie über entsprechend digitale Kommunikationswege ausgetauscht werden können. Dabei ist für die zukünftige Digitalisierung nur die direkte Verbindung über Netzwerke sinnvoll. Der Austausch von Datenträgern ist nicht zeitgemäß.
- Die Kommunikation innerhalb des Rechnungswesens ist i. d. R. problemlos digital zu gestalten. Alle Beteiligten arbeiten im gleichen System, Schnittstellen sind einfach zu realisieren.
- Die digitale Kommunikation des Rechnungswesens mit den übrigen Unternehmensbereichen muss explizit geplant werden. Viele Daten können aus dem gemeinsamen ERP-System verwendet werden, andere Schnittstellen, z. B. zum Technikbereich, müssen erstellt werden. Da beide Seiten, Sender und Empfänger, grundsätzlich die gleichen digitalen Ziele verfolgen, ist eine Abstimmung i. d. R. möglich.
- Anspruchsvoller ist die Gestaltung der digitalen Kommunikation des Rechnungswesens mit externen Partnern. Der Staat und die Banken geben jeweils ihre Standards vor, die von der Buchhaltung akzeptiert werden müssen. Berater, Verbände oder die Gesellschafter können meist mit einfachen Vereinbarungen in die digitale Kommunikation eingebunden werden. Schwieriger ist es mit Kunden und Lieferanten, die vom Unternehmen unabhängig sind. Beide Seiten, Sender und Empfänger der Daten, müssen sich jeweils auf einen Standard einigen. Das ist ei...