Digitalisierung in der Buchhaltung: Spezielle Lösungen / 5 Charakteristika spezieller Aufgaben

In den speziellen Aufgaben, die in der Buchführung erledigt werden, versteckt sich häufig ein großes Rationalisierungspotenzial, das durch Digitalisierung gehoben werden kann. Es gilt, diese Aufgaben zu finden, da sie in der Praxis nicht immer als solche Buchhaltungsaufgaben erkannt werden. Hinweise geben die Charakteristika.

• Es handelt sich um Aufgaben der Buchhaltung, die aber nicht zwingend direkt in die Buchhaltungsprozesse eingebunden sind.
• Die zu verarbeitenden Sachverhalte werden zunächst gesammelt und in einem Batchlauf abgearbeitet.
• Dabei werden Daten aus der Buchhaltung und aus anderen Unternehmensbereichen verarbeitet. Diese Daten liegen oft bereits digital vor.
• Bei der Erledigung der Aufgabe entstehen neben Informationen an betroffene Stellen immer auch Buchungsaufgaben.

Typisch gibt es für viele dieser Aufgaben bereits IT-Lösungen, die jedoch oft als Stand-Alone-Anwendungen maximal über einfache Schnittstellen an die eigentliche Software in der Buchhaltung angeschlossen sind. Die weitergehende Digitalisierung beschleunigt den Prozess durch Echtzeitverarbeitung. Gleichzeitig wird die Aufgabe und deren Bewältigung enger an die Buchhaltung angebunden. Die eingesetzten autonomen Abläufe brauchen vereinfachte Regeln. Hinzu kommt in vielen Fällen die Notwendigkeit, dass Unternehmensbereiche außerhalb des Rechnungswesens intensiv mitarbeiten müssen. Die Verwendung von digitalen Einzelanwendungen zu Beginn der Digitalisierung sorgt für den Aufbau von Erfahrungen und die Anpassung der eigenen Strukturen an digitale Abläufe. Mit der Zeit wird eine Integration der Lösung in die Standard-Anwendung der Buchhaltung erreicht.

Der typische Ablauf der Digitalisierung solcher Spezialaufgaben vollzieht sich in den folgenden schritten:

Schritt	Inhalt	Bemerkung
1	Digitale Anwendung für die Spezialaufgabe finden	Auf Nähe zur Buchhaltungssoftware, z. B. Schnittstellen zum Datenaustausch, achten.
2	Installation der digitalen Anwendung	Möglichst viele Daten bereits digital verwenden.
3	Nutzung der digitalen Anwendung für Standardfälle	Erfahrungen sammeln.
4	Erweiterung der Nutzung auf schwierigere Fälle	Ziel 100 % aller Fälle, eventuell Vorgaben und Regeln anpassen.
5	Überführung der digitalen Anwendung in die Buchhaltungsanwendung

Checkliste 4: Ablauf der Digitalisierung von Spezialaufgaben