Effizienz im Reporting steigern! Mit den richtigen Maßna ... / 1.2 Zielbild und Lösungsansätze im Überblick

Dieser Beitrag setzt an den aufgeführten Herausforderungen im Hinblick auf die Effizienzsteigerung im Reporting an und liefert ein Zielbild für ein effizientes Berichtswesen sowie mögliche Effizienzhebel als Bausteine für ein individuelles Optimierungsprogramm. Abschließend wird ein Vorgehensplan für erfolgreiche Effizienzsteigerungen im Reporting skizziert.

Für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung müssen relevante und intuitiv verständliche Informationen schnell, flexibel und unter minimalem Aufwand im Unternehmen bereitgestellt werden. Nur so sind richtige Entscheidungen innerhalb kürzester Zeit möglich. Das Reporting muss sich also zum einen auf die wirklich steuerungsrelevanten Berichte und Kennzahlen fokussieren. Zum anderen muss es über effiziente und gleichermaßen flexible Prozesse verfügen, die unterstützt durch die richtige Organisationsform und unter Einsatz moderner IT-Tools, einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen. Auf diese Weise kommt es nicht nur zu einer effizienten Nutzung der erstellten Berichte, sondern auch zu einer erheblichen Aufwandsreduktion bei deren Erstellung.

Entsprechend dieses Anspruchs darf eine Effizienzsteigerung im Reporting nicht als eine rein technologische Optimierung verstanden werden. Vielmehr muss für eine nachhaltige Aufwandsoptimierung ein ganzheitlicher und systemischer Ansatz gewählt werden, der sich an der jeweils spezifischen Situation des Unternehmens und dessen Zielen orientiert. Hierzu zählen bspw. die Anforderungen der Empfänger, die Rolle des Controllings, die IT-/BI-Architektur, die IT/BI-Strategie, die Aufbauorganisation und die entsprechenden Prozesse sowie die Fähigkeiten der Mitarbeiter.

Für eine ganzheitliche Reduktion des Aufwands im Reporting sind vier Systembereiche gezielt zu optimieren. Jeder dieser Systembereiche kann durch konkrete Effizienzhebel gestaltet werden. Die aktuell relevantesten Hebel je Systembereich sind in Abb. 2 dargestellt.^[1]

Abb. 2: Systembereiche und Hebel für effizientes Reporting

Durch das ausgewogene und erfolgreiche Zusammenspiel der genannten Hebel kann der Aufwand in der Berichterstellung und deren Nutzung deutlich reduziert werden. Wie die genannten Hebel zur Aufwandsreduktion eingesetzt werden können bzw. welche Maßnahmen sich dahinter verbergen, wird in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.

[1] Vgl. hierzu und im Folgenden Hüsler, 2019.