Effizienz im Reporting steigern! Mit den richtigen Maßnahmen den Aufwand reduzieren

Zusammenfassung

• Der Effizienzdruck bei der Optimierung der internen Prozesse ist im Management Reporting angekommen. Das Reporting ist noch immer einer der wesentlichen Aufwandstreiber im Controlling. Entsprechend hoch sind Bedarfe und Möglichkeiten zur Optimierung.
• Mit der Umsetzung der richtigen Effizienzhebel erweisen sich Einsparpotenziale in Höhe von 20–60 % des ursprünglichen Aufwands als realisierbar.
• Der Beitrag zeigt auf, wie ein Zielbild für ein effizientes Reporting aussehen kann, welche Maßnahmen sich anbieten und in welchen Schritten das Berichtswesen optimiert werden kann.

1 Reporting als Aufwandstreiber im Controlling

1.1 Die wichtigsten Problemfelder

Kennen Sie das? Zum Zeitpunkt des Monats- oder Quartalsabschlusses zeigt sich wiederkehrend das gleiche Bild: Das Ergebnis des legalen Abschlusses wird manuell auf die steuerungsrelevanten Management-Sichten (z. B. Organisationseinheiten, Kunden, Regionen) übergeleitet, das gebuchte Ergebnis wird um Einmal- und Sondereffekte bereinigt und Daten für operative Leistungskennzahlen aus verschiedenen Vorsystemen zusammengetragen. Anschließend werden kritische Abweichungen identifiziert, aufwendig mit Tochtergesellschaften und Funktionen analysiert – und wenn die Zeit ausreicht, noch Ansätze für Gegenmaßnahmen erarbeitet. Letztlich werden alle Erkenntnisse mit viel Fleißarbeit – Excel und PowerPoint sei Dank – in umfassende Berichte überführt und so dem Management übergeben. So das regelmäßige Reporting-Erlebnis aus der Ersteller-Perspektive.

Ebenso wichtig, aber vielfach vernachlässigt ist die Perspektive der Berichtsempfänger, also des Managements. Täglich, wöchentlich oder monatlich erhalten diese eine kaum mehr überschaubare Flut von Berichten. Dabei führen

• unterschiedliche Zeitpunkte,
• abweichende Inhalte und unterschiedliche Formate,
• widersprüchliche Aussagen und
• unterschiedlichste Medien (Ausdruck, Excel, PowerPoint, PDF, Onlinezugang etc.)

dazu, dass die wesentlichen Informationen des aufwendig erstellten Berichtes gar nicht, oder nur teilweise und unter hohem Zeitaufwand vom Empfänger aufgenommen und interpretiert werden können. Die daraus entstehenden Unklarheiten resultieren in Rückfragen, setzen die oben beschriebenen Abläufe erneut in Gang und führen dazu, dass Entscheidungen zu spät oder auf Basis unzulänglicher Informationen getroffen werden.

Auch wenn diese zugegebenermaßen fiktive Schilderung des Reportings überspitzt und nicht flächendeckende Praxis ist, lässt sich in den meisten Unternehmen heute eine erhebliche Unzufriedenheit mit dem Berichtswesen und dem damit verbundenen Aufwand feststellen. Dies belegen bspw. die Ergebnisse der "CFO-Studie 2019" von Horváth & Partners:^[1]

• Mehr als 70 % aller Finanzverantwortlichen erachten den Aufwand für das Reporting im Unternehmen als deutlich zu hoch.
• In den letzten zwölf Monaten vor der Befragung ist der Aufwand bei ca. 60 % aller Unternehmen gestiegen.
• Fast Dreiviertel des Aufwands entfällt noch immer auf die Zusammenführung von Daten und die (oftmals manuelle) Erstellung und Verteilung von Berichten.
• 95 % aller CFOs sehen die Potenziale zur Aufwandsreduktion im Reporting bei Weitem noch nicht ausgeschöpft: Mehr als 80 % aller Experten sehen Einsparpotenziale von mehr als 30 % im eigenen Unternehmen.
• Insbesondere "digitale" Methoden zur Automatisierung von Reportingprozessen stehen in ihrer Anwendung noch ganz am Anfang. Hierzu zählen bspw. der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz (KI) im Reporting.

Beachtet man, dass sich das Reporting neben der Unternehmensplanung bzw. Budgetierung seit langem als der ressourcenintensivste Prozess im gesamten Controlling erweist,^[2] so wird schnell deutlich, dass hier dringend ein Umdenken zu erfolgen hat. In Anbetracht des zunehmenden Kostendrucks in den indirekten Bereichen ist gerade im Controlling ein Festhalten am Status Quo keine Option.

Auch wenn der Handlungsbedarf somit erkannt scheint, sind erfolgreiche Effizienzprojekte im Reporting heute dennoch eher die Ausnahme als die Regel. Die identifizierte Zunahme des Reporting-Aufwands in den Unternehmen kann zum einen damit erklärt werden, dass die Berichtsanforderungen in der jüngsten Vergangenheit deutlich komplexer geworden sind. Zum anderen kommt Effizienzprogrammen im Controlling entweder (noch) nicht genug Bedeutung zu oder aber ergriffene Optimierungsmaßnahmen sind nicht (nachhaltig) erfolgreich. Auch hier liefert die "CFO-Studie 2019" Hinweise zu den bestehenden "Stolpersteinen" auf dem Weg zu einem effizienten Reporting.^[3] Abb. 1 fasst die Ergebnisse der Befragung hierzu zusammen.

Abb. 1: Herausforderungen bei der Aufwandsreduktion im Reporting

[1] Vgl. Isensee et al., 2019.

[2] Vgl. Horváth & Partners, 2018a.

[3] Vgl. Isensee et al., 2019.

1.2 Zielbild und Lösungsansätze im Überblick

Dieser Beitrag setzt an den aufgeführten Herausforderungen im Hinblick auf die Effizienzsteigerung im Reporting an und liefert ein Zielbild für ein effizientes Berichtswesen sowie mögliche Effizienzhebel als Bausteine für ein individuelles Optimierungsprogramm. Abschließend wird ein Vorgehensplan für erfolgreiche Effizienz...