Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und ... / 2 Ein neuer Ansatz für Reporting und Planung

2.1 Business Intelligence für Controlling-Informationssystem

Business Intelligence (BI) hat sich seit vielen Jahren als leistungsfähige Alternative zu herkömmlichen Reporting und Planungsinstrumenten etabliert. BI ist durch Technologien wie In-Memory-Architektur, Browser-/Web-basierte Anwendungen, Mobile und Cloud sehr leistungsfähig und flexibel einsetzbar. Fachabteilungen sowie das Controlling können mit "Self-Service BI" ihre eigenen Berichte und Datenanalysen erstellen, ohne auf den Support der EDV-Abteilung angewiesen zu sein.

BI für das Standard-Reporting

Reporting: Mit einer BI-Lösung wird das Standard-Reporting erheblich flexibler und z. B. als Tages-, Monats- oder als Quartalsreporting automatisiert. Außerdem lassen sich die Daten aus dem ERP-System mit den Informationen aus anderen Quellen beliebig verknüpfen. Die Ergebnisse werden in einem Dashboard grafisch anschaulich aufbereitet (s. Abb. 2).

Abb. 2:Grafische Aufbereitung von Vertriebsdaten in der BI- und Planungslösung

Planung mit ERP/Excel ist überholt

Planung: Herkömmliche manuelle Planungsprozesse mit ERP und Excel sind nicht mehr zeitgemäß. Sie sind zu zeitintensiv und durch das umständliche Handling von Excel-Tabellen sowie durch die unstrukturierten Planungsprozesse zudem sehr fehleranfällig. Die Planungsszenarien direkt im ERP-System sind unkomfortabel und funktional eingeschränkt. Außerdem ist die Vergabe von Berechtigungen für die Planungsobjekte in mehrstufigen Organisationsstrukturen sehr komplex.

2.2 Anforderungen an ein Controlling-Informationssystem

4 Kernanforderungen

Als Großhändler hatte Alexander Bürkle vor allem 4 Anforderungen an das neue Controlling-Informationssystem:

1. Ein integriertes Planungsmodul

   Die integrierte Planungskomponente war die wichtigste Anforderung. Das neue System sollte den Planungsprozess strukturieren und transparent machen, Geschäftsführung, Verkaufsleitern und Außendienstmitarbeitern mit individuellen Zugriffsrechten unterstützen und so das Controlling entlasten.

2. Self-Service-Ansatz für das Reporting

   Das künftige Reporting sollte einfacher erstellbar, detaillierter und flexibler sein. Die Berichte sollten direkt im Controlling und ohne Programmierunterstützung aus der EDV entwickelt werden, automatisiert steuerbar und flexibel anpassbar sein sowie über eine MS-Office-Integration verfügen.

3. Ein sicheres und Web-fähiges BI-System

   Alle 22 Niederlassungen des Unternehmens sollten unabhängig von ihrem Standort und dem genutzten Endgerät auf die Berichte zugreifen können. Gefordert waren ein hoher Sicherheitsstandard und differenzierte Zugriffsrechte.

4. Ein komplexes Umlagesystem

   Aufgrund der viergliedrigen Firmenstruktur von Alexander Bürkle mussten in der Kosten- und Leistungsrechnung sowie im Planungsprozess zwölf verschiedene Umlageschlüssel mit weiteren Unterteilungen umgesetzt werden können.

2.3 Auswahl eines geeigneten BI-Systems

Gründe für BI-Plattform Jedox

Die Auswahl eines geeigneten BI-Systems erfolgte durch ein Team aus Controlling, IT und Geschäftsführung. Dabei kamen zunächst 4 Software-Anbieter in die engere Wahl und wurden anhand der Unternehmensanforderungen miteinander verglichen.

Ausgewählt wurde die Lösung des deutschen Software-Herstellers Jedox. Entscheidend dafür waren die besonderen Stärken der Lösung mit einer integrierten Planungskomponente und der Excel-orientierte Aufbau des BI-Systems.

Die BI-Plattform Jedox gibt einen vorher definierten einheitlichen Planungsprozess vor. Bei Bürkle erhalten die ca. 100 Außendienstmitarbeiter als Kostenstellenverantwortliche ihre Kundenumsätze für die Vertriebsplanung. Dafür steht ihnen in der Web-Oberfläche von Jedox ein Template für die Dateneingabe zur Verfügung. Hier besteht die Möglichkeit, auf Basis der Vorjahreswerte zu planen, Prognosewerte zu generieren oder alte Daten absolut und prozentual anzupassen. Die Lösung unterstützt den kollaborativen Planungsprozess mit Workflows und Freigaberoutinen, Top-down oder auch Bottom-up (s. Abb. 3). Die Verkaufsleiter als Vorgesetzte bzw. die Controllingabteilung sehen auf einen Blick, welche Planungen bereits vorliegen und welche noch fehlen. Sie können die Planzahlen einsehen und bei Bedarf korrigieren lassen.

Abb. 3: Effizienter Planungszyklus für Alexander Bürkle mit web-basierter Lösung

Typische Planungsprozesse

Somit ist transparent, welche Zahlen bereits bearbeitet, geprüft und genehmigt sind. Am Ende des Planungsprozesses werden die verabschiedeten Zahlen wieder in das ERP-System zurückgeschrieben. Neben den jährlichen Planungszyklen sind auch Rolling Forecasts und kontinuierliche Planungsanpassungen möglich. Zu den typischen Planungsprozessen mit Daten aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem gehören z. B. die Prozesse in Tab. 1.

Kostenstellen-/Kostenartenplanung	Kostenstellenverantwortliche werden begleitet und unterstützt;
Vertriebsplanung	Absatz- und Vertriebsplanung, Top-down/Bottom-up, differenzierte Vorgaben für einzelne Regionen, Planung nach Artikeln, GAP-Planung und rollierender Forecast;
Materialwirtschaft	Einkaufsvolumen, Anzahl Mitarbeiter im Lager basierend auf Materialbewegungen;
Service und Instandhaltung	Planung von Garantie und Kulanzkosten, Simulati...