Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und ... / 3.3 Umfangreiches Reporting

Vorkonfigurierte Berichte

Im nächsten Schritt konnten die Daten ausgewertet und als Reports in einer Web-Oberfläche angelegt werden. Die BI-Plattform stellt dafür in der aktuellen Version vorkonfigurierte Reports bereit, die sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.

Excel-orientiertes Reporting

Anwender mit Excel-Know-how profitieren im Excel-orientierten BI-System von ihren Erfahrungen, da sich das "Look and Feel" von Excel in der Web-Oberfläche von Jedox wiederfindet (s. Abb. 5). Aus Excel bekannte Kontextmenüs wie zum Einfügen von Inhalten sind auch im BI-System per Rechtsklick verfügbar. Etwa 80 % der Excel-Formeln wie SVERWEIS, WENN-Bedingungen oder SUMMEWENN sind ebenfalls identisch anwendbar. Wie in Excel werden Zeilen und Spalten angelegt. Darüber hinaus stehen etliche weitere Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie Kombinations-Boxen, Hyperlinks, dynamische Objekte oder dynamische Diagramme. Für die Veröffentlichung eines Berichts lassen sich die Zugriffsberechtigungen auf Zellen- oder Elementebene steuern.

Abb. 5: Excel-nahe Oberfläche des neuen Reportingtools erhöht Anwenderakzeptanz

Dezentral abrufbare Reports

Bei Bürkle wurden auf diese Weise insgesamt bisher 80 regelmäßige Berichte für Geschäftsführung, Verkaufsleiter, Außendienst, Vertriebsinnendienst, Produktmanager, Personalwesen, Logistik, Einkauf und Finanzbuchhaltung erstellt (s. Abb. 6). Über die Web-Oberfläche von Jedox sind die Berichte auch dezentral abrufbar. Ein Berechtigungssystem sorgt dafür, dass die Nutzer jeweils nur die Daten ihres eigenen Bereichs erhalten. Die Mitarbeiter können die Berichte über vorbereitete Selektionskriterien nochmals nach Bereichen oder Zeiträumen differenzieren.

BI-System in 3 Monaten realisiert

Das neue Controlling-Informationssystem wurde dank der Beraterunterstützung innerhalb von nur 3 Monaten realisiert. Dabei wurden die Berichte für das Reporting bereits nach kurzer Zeit vollständig bei Bürkle eigenständig entwickelt und gepflegt. Nach insgesamt 6 Monaten war das Know-how im Controllingbereich soweit aufgebaut, dass mit dem Planungsprozess unter Jedox begonnen werden konnte.

"Drill-Down"-Funktionalität

Im automatisierten Reporting bei Bürkle werden die Informationen aus 500 Datenfeldern ausgewertet. Diese Daten sind auch für die Einzelkundenbetrachtung nutzbar. Mit der sog. "Drill-Down"-Funktionalität lassen sich einzelne Kostenstellen bis auf Belegebene betrachten.

Individuelle Kundenanalysen

Eine weitere Anwendung sind individuelle Kundenanalysen. Anhand eines Schwellenwerts für die Anzahl von Rechnungen innerhalb eines Monats wird bspw. ermittelt, ab wann für den Kunden Sammelrechnungen sinnvoller sind. Übersteigt die Anzahl einzeln gelieferter Artikel einen bestimmten Wert, lohnt sich z. B. die Lieferung in einem größeren Gebinde.

Abb. 6: Dezentral abrufbares Webportal mit etwa 80 Berichten für differenzierte Nutzergruppen