Dynamische Kommentierungen in Power BI: Ein Gamechanger für Ihr Reporting

Warum sind Kommentare im Reporting so wichtig?

Kommentare liefern entscheidende Einblicke und den nötigen Kontext, um Zahlen und Diagramme besser zu verstehen. Ohne Kommentare bleiben wichtige Fragen oft unbeantwortet, was zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen führen kann. Dynamische Kommentare, die sich an Ihre Filtereinstellungen anpassen, erhöhen die Relevanz und Verständlichkeit Ihrer Berichte erheblich.

Die Herausforderung: Statische Kommentare in Power BI

Aktuell bietet Power BI nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Kommentierung. Zwar können Sie Textboxen hinzufügen, aber diese sind statisch und nicht anpassbar. Das bedeutet: Ändern Sie den Filter, bleibt der Kommentar unverändert – und damit oft irrelevant. Dies schmälert den Nutzen der Kommentare und erschwert das Verständnis der Berichte.

Was ist Power Apps und wie hilft es Ihnen?

Power Apps ist eine benutzerfreundliche Plattform von Microsoft, die es ermöglicht, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse maßgeschneiderte Geschäftsanwendungen (Apps) zu entwickeln. Kombiniert mit Power BI können Sie damit dynamische Kommentare erstellen, die sich automatisch an Ihre Filterauswahl anpassen. Dies bedeutet: Kein Wechsel mehr zwischen Tools, alles passiert direkt in Ihrem Power BI Bericht.

So nutzen Sie Power Apps zur dynamischen Kommentierung

Wenn Sie beispielsweise einen Zeitraum in Power BI ausgewählt haben, können Sie diese Information auch an Power Apps übergeben. In Power Apps können Sie eine Eingabemaske erstellen, mit der Sie die Kommentare für die übergebenen Attribute aus Power BI erfassen können. Diese App wird in Power Apps entwickelt, aber direkt in Power BI genutzt.

Diese Integration von Power BI in Power Apps ermöglicht es Ihnen, dynamische Kommentare direkt im Bericht zu hinterlassen, die sich automatisch den gesetzten Filtern anpassen. Das Ergebnis ist ein deutlich höheres Maß an Interaktivität und Flexibilität in Ihrem Power BI Reporting.

Das in Abb. 1 dargestellte Beispiel der Kommentierungs-App entstammt direkt der Praxis. Diese App wurde in Power Apps entwickelt und wird als eigenständiges Visual in mehreren Power BI-Seiten verwendet:

1. Header der App: Im Header werden die Attribute zusammengefasst, für die ein Kommentar erfasst wird. Dieser Kommentar wird im Reporting nur dann angezeigt, wenn dieselbe Kombination von Attributen in den Filtern ausgewählt ist. Die ausgewählten Attribute werden auf einer Power BI-Seite durch Filterung festgelegt und bei jeder Änderung automatisch an die Power App übermittelt.
2. Eingabefeld für Kommentare: Das Eingabefeld für die Kommentare befindet sich direkt in der Power App und erlaubt uneingeschränkt die Eingabe von Zahlen und Text. Diese Eingabe erfolgt unmittelbar innerhalb einer Power BI-Seite, sodass kein Wechsel zu einem anderen System erforderlich ist. Durch die nahtlose Integration der Power App in Power BI können Kommentare eingegeben werden, ohne das Tool oder Tab wechseln zu müssen.
3. Manage Comments: Über das Feld "Manage Comments" können Sie eine separate Seite aufrufen, auf der bereits erfasste Kommentare bearbeitet oder gelöscht werden können.

Implementierungsansatz für einfache und schnelle Umsetzung

Die Entwicklung einer Kommentierungs-App in Power Apps kann in ihrer Komplexität variieren, ist jedoch grundsätzlich ein idealer Einstieg in die Nutzung von Power Apps. Eine erste Version kann mit einfachen Mitteln realisiert werden. In Abb. 2 sehen Sie einen vereinfachten Lösungsansatz.

1. Power BI Integration in Power Apps: In Power BI Desktop können Sie Power Apps als herkömmliches Visual auswählen und, wie bei allen anderen Visuals, mit den Daten aus den vorhandenen Tabellen in Power BI verknüpfen. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, direkt aus Power BI Desktop über das Power Apps Visual in die Power Apps-Umgebung zu wechseln, um dort die App zu entwickeln und nach der Fertigstellung zu veröffentlichen. Nach der Veröffentlichung ist die App dann direkt in Power BI einsatzbereit.
2. Speicherort für die Kommentare: In Power BI dient Power Apps als Eingabemaske für Nutzerkommentare. Da Power Apps jedoch keine eigenen Speichermöglichkeiten für Kommentare bietet, ist eine externe Datenquelle erforderlich, um die Kommentare und zugehörigen Attribute zu speichern. Zu Beginn kann hierfür eine einfache SharePoint-Liste genutzt werden, wobei ein späterer Wechsel zu einer anderen Speicherquelle jederzeit möglich ist.
3. Integration der Kommentare in das Power BI Reporting: Die in der SharePoint-Liste gespeicherten Kommentare müssen in das semantische Modell des Power BI Berichts integriert werden, um sicherzustellen, dass die Kommentare korrekt den über Power Apps übermittelten Attributen zugeordnet und angezeigt werden können. Im abschließenden Schritt wird eine Tabelle auf einer Power BI-Seite erstellt, in der die Kommentare entsprechend angezeigt werden.

Fazit: Steigern Sie die Aussagekraft Ihrer Berichte

Dynamische Kommentare in Power BI sind ein echter Gamechanger für Ihr Reporting. Sie bieten Ihnen und Ihrem Team die Möglichkeit, Berichte interaktiver und verständlicher zu gestalten. Mit Power Apps steht Ihnen ein flexibles Tool zur Verfügung, das in vielen Office 365-Lizenzen bereits enthalten ist und sich ohne umfangreiche Programmierkenntnisse nutzen lässt. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Reporting-Prozesse zu optimieren und Ihre Berichte auf ein neues Niveau zu heben.