Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und ... / 5 Vorteile einer dezentralen, integrierten Planung

Reporting und Planung auf gleicher Plattform

Durch die Nutzung einer BI-Plattform lässt sich die Planung flexibel an den GuV-Positionen orientieren. Reporting und Planung finden bei Jedox auf der gleichen Plattform statt. Dank der identischen Benutzeroberfläche wird das Handling für die Mitarbeiter erleichtert, da separate Planungstools sonst nur einmal jährlich genutzt würden. Zudem sorgt die gleiche Datenbasis bei Reporting und Planung für eine zuverlässige und eindeutige Planungsgrundlage. So stehen Plan-/Ist-Abgleiche jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Simulation mit "Was-wäre-wenn"-Szenarien oder Trend-Analysen sind möglich.

Abb. 9: Konzept einer integrierten Unternehmensplanung

5.1 Neue Optionen durch "Advanced Analytics"

Tiefergehende Abweichungsanalysen

Der Vorteil der Jahresplanung mit einer sehr detaillierten und mehrdimensionalen Datenbasis zeigt sich im folgenden Geschäftsjahr durch umfangreiche Optionen für tiefer gehende Abweichungsanalysen (Exception Reporting).

Mit dem BI-System werden Abweichungen anschaulich visualisiert, sodass mögliche Trends auf einen Blick erkennbar sind. Zeigen sich beispielsweise Abweichung bei einer Artikelhauptgruppe, sind die Details direkt durch Anklicken bis auf die Artikelebene nachzuverfolgen.

Monatliche Forecast-Berechnungen

Vorkenntnisse aus den Abweichungsanalysen können zudem für die monatlichen Forecast-Berechnungen genutzt werden. Jedox bietet dafür "Year-to-go-Elemente", um für das laufende Jahr neue Forecast-Szenarien zu ermitteln. Die erkannten Trends werden z. B. als prozentualer Mehrumsatz mit einem Befehl auf die Plandaten der verbleibenden Monate übertragen.

Das Controlling kann so von vorrangig vergangenheitsbezogenen und beschreibenden Analysen hin zu vorausschauenden und wertenden Analysen erweitert werden.

5.2 Effektivere Planung durch BI-Plattform

Mit dem Planungsmodul von Jedox ist die Umsatzplanung bei Bürkle erheblich effektiver geworden:

5.2.1 Flexible Planungsoptionen

Top-down, Bottom-up, Benutzerkonzepte

Die Planung enthält sowohl Top-down- als auch Bottom-up-Elemente. Das System ist in der Lage, örtliche Besonderheiten oder Wünsche innerhalb der Regionen und Niederlassungen zu berücksichtigen. Planungsprozesse werden abteilungs- und bereichsübergreifend umgesetzt.

Ein Beispiel für effektivere Planungsprozesse sind Benutzerkonzepte. Die Benutzerrechte werden nicht individuell für jeden Mitarbeiter einzeln festgelegt, sondern als Benutzerrollen in Gruppen definiert. Wird ein neuer Außendienstmitarbeiter eingestellt, erhält er mit einem Klick die bereits definierten Rechte seiner Benutzergruppe.

5.2.2 Vereinfachter Planungsprozess

Optionale Planungen sofort sichtbar

Die optionalen Planungsvarianten mit pauschalen Umsatzsteigerungen, Differenzierungen nach Artikelhauptgruppen oder nach Einzelkunden vereinfachen den Planungsprozess, da alle Anpassungen sofort durchgerechnet und die Auswirkungen auf das Gesamtergebnis sichtbar sind.

Die integrierten Planungshilfen, verfügbare Infofelder und farblichen Markierungen erleichtern die Eingabe der Planzahlen und reduzieren den Planungsaufwand. Aufwendige manuelle Konsolidierungen entfallen. Fragen und Anforderungen der Geschäftsführung können in Echtzeit beantwortet werden.

Veränderungen bei Produkten oder Vertriebsbereichen sind bei einer vorrangig Excel-basierten Planung mit erheblichen manuellen Anpassungen verbunden. Das BI-System passt alle Planungsunterlagen dagegen automatisch an. Auch das mühsame Zusammenführen vieler einzelner Excel-Tabellen zu einer Gesamtplanung entfällt.

5.2.3 Leistungsfähiges Planungssystem

Spontane Abfragen auch bei Mio. Datensätzen

Durch die Struktur des BI-Systems mit zentraler Datenbank, einheitlicher Planungslogik und einheitlichen Rechenregeln sind die Auswirkungen einzelner Maßnahmen auf das Gesamtergebnis sofort zu erkennen. Bürkle bewegt im Planungsbereich mit rund 9 Mio. Datensätzen relativ große Datenmengen. Das System führt spontane Abfragen dennoch sehr zügig aus. Auch eine Umsatzsimulation für Tausende von Kunden wird in wenigen Sekunden berechnet.

5.2.4 Moderne Instrumente

Mobil und sicher

Alle Reporting- und Planungsanwendungen des BI-Systems werden bei Bürkle auch mobil und mit unterschiedlichsten Endgeräten genutzt. Der Zugriff erfolgt beispielsweise per Laptop, Tablet oder Smartphone über eine sichere VPN-Verbindung. Dabei sind die angezeigten Reports immer identisch und lassen sich auf jedem Endgerät lesen.