Einnahmen-Überschussrechnung: Privatnutzung von Waren, K ... / 2 Private Warenentnahmen erfassen

Warenentnahmen für private Zwecke müssen Gewinn erhöhend berücksichtigt werden. Aus Vereinfachungsgründen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich die aktuellen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben.

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Infographic

Abb. 1: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2023

Infographic (Bitte wählen Sie das Jahr über das Dropdown-Menü aus.)

Abb. 2: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2022

Grundlage dieser Pauschbeträge sind Berechnungen des Statistischen Bundesamts. Die Behörde ermittelt die Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke und setzt darauf basierend die Pauschbeträge fest. Sie beruhen auf Erfahrungswerten und bieten dem Unternehmer die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Damit entfallen Aufzeichnungen für Einzelentnahmen.

Die Werte dienen der Vereinfachung. Damit ist es auch nicht möglich, Änderungen aufgrund individueller Verhältnisse vorzunehmen – etwa wegen persönlicher Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub.

Für Kinder gilt:

• Bis zum vollendeten 2. Lebensjahr muss kein Wert berücksichtigt werden.
• Bis zum 12. Lebensjahr ist die Hälfte der jeweiligen Pauschbeträge anzusetzen.

Hinweis

Die Pauschbeträge gelten nur für Lebensmittel und Getränke

Tabakwaren sind in den Pauschbeträgen nicht enthalten. Wenn diese entnommen werden, müssen die Pauschbeträge erhöht und der Warenwert geschätzt werden.

Bei gemischten Betrieben (Fleischerei/Metzgerei oder Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Gaststätten) ist nur der höhere Pauschbetrag der jeweiligen Gewerbeklasse anzusetzen.

Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen

Wem die Pauschbeträge zu hoch erscheinen, muss sich die Mühe machen und dem Finanzamt durch Aufzeichnungen nachweisen, dass der tatsächliche Eigenverbrauch niedriger ist.

[1] Für 2023 mit BMF, Schreiben v. 21.12.2022, IV A 8 – S 1547/19/10001 :004.

[2] Für 2022 mit BMF, Schreiben v. 20.1.2022, IV A 8 – S 1547/19/10001 :003

2.1 Private Warenentnahmen durch Unternehmer

Die privaten Warenentnahmen werden Gewinn erhöhend erfasst. Bei umsatzsteuerpflichtigen Entnahmen ist Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.

Privatentnahmen buchen

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
1880	Unentgeltliche Wertabgaben	1.190	8910*	Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt	1.190

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
2130	Unentgeltliche Wertabgaben	1.190	4620*	Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt	1.190

*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.

Hinweis zur Umsatzsteuer:

In den Entnahmen ist die Umsatzsteuer enthalten.

Praxis-Tipp

Monatliche Buchung vermeidet Gewinnerhöhung am Jahresende

Es ist ratsam, diese Buchungen schon während des laufenden Jahres monatlich als sog. wiederkehrende Buchungen mit 1/12 der Jahresbeträge zu erfassen. Zum einen verteilt sich die Umsatzsteuerschuld aus den privaten Warenentnahmen gleichmäßig über das Jahr. Zum anderen gibt es keine unerwartete Gewinnerhöhung durch die privaten Warenentnahmen am Jahresende.

2.2 Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer (Sachbezüge)

Sachbezüge für Arbeitnehmer müssen monatlich innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Grundsätzlich sind die Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig.^[1] Beim Arbeitnehmer unterliegt der Sachbezug mit dem Bruttobetrag dem Lohnsteuerabzug^[2] und ist sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber muss als Unternehmer die enthaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Sachbezüge buchen

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4152	Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer	595	8595*	Sachbezüge 19 % USt (Waren)	595

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
6072	Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer	595	4945*	Sachbezüge 19 % USt (Waren)	595

*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.

Hinweis zur Umsatzsteuer:

In den Entnahmen ist Umsatzsteuer enthalten.

So sieht die Einnahmen-Überschussrechnung^[3] aus, wenn alle vorherigen Beispiele gebucht wurden:

Einnahmen-Überschussrechnung
		EUR	EUR
I.	Betriebseinnahmen
	Einnahmen (netto)	+ …
	Private Warenentnahmen (19 % USt)	+1.000
	Sachbezüge Arbeitnehmer (19 % USt)	+500
	Umsatzsteuer ( 19 % )	+285	1.785
II.	Betriebsausgaben
	Ausgaben (netto)	./. …
	Lohn durch Sachbezug	./. 587,50
	Wareneinkauf	./. 1.000
	an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer	./. 285,00	./. 1.872,50
III.	Gewinn laut Einnahmen-Überschussrechnung		./. 87,50

Die privaten Warenentnahmen sowie die enthaltene Umsatzsteuer werden in der Anlage EÜR als Betriebseinnahmen erfasst (Anlage EÜR Zeilen 20 u. 16).

Die Lohnaufwendungen durch Sachbezug sind als Betriebsausgabe in Zeile 28 einzutragen.

[1] Abschn. 1.8 UStAE, § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 u. § 3 Abs. 9a UStG.

[2] R 8.2 LStR.

[3] § 4 Abs...