Werden der Privatwagen, das private Telefon – Festnetz oder Handy – oder das private Arbeitszimmer geschäftlich genutzt, könnten diese Kosten als Betriebsausgaben erfasst werden. Allerdings gilt dies nur für den betrieblichen Anteil. Privates bleibt auch steuerlich Privatsache.
1.1 Betriebliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug
Kilometerpauschale geltend machen
Wer sich nicht die Mühe machen möchte, die tatsächlichen Kfz-Kosten zu belegen, kann für geschäftliche Fahrten mit dem eigenen privaten Pkw die Kilometerpauschale ansetzen. Das sind pro betrieblich gefahrenem Kilometer 0,30 EUR. Unternehmer müssen lediglich die betrieblich gefahrenen Kilometer aufzeichnen.
Kilometerpauschale für Privatwagen und Verbuchung
Laut seinen Aufzeichnungen ist der Unternehmer im Abschlussjahr mit seinem privaten Pkw insgesamt 2.000 km für betriebliche Zwecke unterwegs gewesen. Je betrieblich gefahrenem Kilometer dürfen 0,30 EUR als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (= 600 EUR).
Kilometerpauschale buchen
| Konto SKR 03 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
Konto SKR 03 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
| 4590 |
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge |
600 |
1890 |
Privateinlagen |
600 |
| Konto SKR 04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
Konto SKR 04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
| 6590 |
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge |
600 |
2180 |
Privateinlagen |
600 |
Hinweis zur Umsatzsteuer:
Aus diesen Kosten ist kein Vorsteuerabzug möglich, da es sich um eine Pauschale handelt.
Hinweis zum Ausfüllen der Anlage EÜR: Die Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug tragen Sie in Zeile 84 "Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge (Nutzungseinlage)"ein.
Tatsächliche Kfz-Kosten geltend machen
Je nach Fahrzeugart und damit verbundenen Ausgaben für Ihr Auto kann es sich lohnen, statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten nachzuweisen. Dafür müssen Sie alle Belege der laufenden Kfz-Kosten des Privatwagens über das ganze Jahr sammeln. Außerdem müssen Sie den Anteil nachweisen, zu dem das Fahrzeug betrieblich genutzt wird. Am Jahresende rechnen Sie die Gesamtkosten auf die gefahrene Jahresleistung um und können die anteiligen Kfz-Kosten betrieblich berücksichtigen. Entscheidend ist, dass die Kosten nachgewiesen werden.
Vorsteuerabzug geltend machen
Aus diesem Anteil ist – mit Ausnahme der Anschaffungskosten – ein Vorsteuerabzug möglich, soweit Ihnen korrekt ausgestellte Rechnungen vorliegen.
Unfallkosten – wann der Betriebsausgabenabzug möglich ist
Wenn Sie nachweisen können, dass sich während einer betrieblichen Fahrt ein Unfall ereignet hat, führen die dafür anfallenden Kosten in voller Höhe zu Betriebsausgaben. Auch die Vorsteuer aus den dazugehörigen Rechnungen ist abzugsfähig.
Reisekosten
Alle Reisekosten der Arbeitnehmer gehören zu den Ausgaben für eigenes Personal (und sind in der Anlage EÜR in Zeile 28 "Ausgaben für eigenes Personal" einzutragen). Ihre Reisekosten als Unternehmer müssen nach Kostenarten aufgeschlüsselt werden. Der Vordruck "Anlage EÜR" sieht hierfür mehrere Zeilen vor:
Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxi und Flugkosten:
Zeile 83 "Sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne AfA und Zinsen"
Fahrtkosten mit dem Privatwagen:
Zeile 84 "Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge"
Verpflegungsmehraufwendungen:
Zeile 69 "Verpflegungsmehraufwendungen"
Übernachtungs- und Reisenebenkosten:
Zeile 50 "Übernachtungs-und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen des Steuerpflichtigen"
Die Belege über die tatsächlichen Verpflegungskosten sollten aufbewahrt werden, denn für diese ist der Vorsteuerabzug möglich.
1.2 Betriebliche Kosten des privaten Telefonanschlusses
Normalerweise verfügen Unternehmer über einen betrieblichen Telefonanschluss bzw. ein Geschäftshandy. Die Gebühren für den privaten Telefon- oder Internetanschluss sind daher grundsätzlich nicht absetzbare Privataufwendungen. Wird dieser Anschluss jedoch betrieblich genutzt, müssen Sie dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen, dass Sie das Telefon in der Privatwohnung für Geschäftszwecke genutzt haben.
Um den betrieblichen Anteil einigermaßen zutreffend zu schätzen, sollten Sie anhand von Aufzeichnungen oder der Einzelverbindungsnachweise der Telefongesellschaft die betrieblichen und privaten Gespräche über einen repräsentativen Zeitraum darlegen. Dieser Zeitraum kann zwischen 3 und 12 Monate abhängig von den Umständen des Einzelfalls betragen.
Telefonkosten vom Privatanschluss und Verbuchung
Im Abschlussjahr hat der Selbstständige öfter von zu Hause geschäftliche Gespräche geführt. Seine gesamten Telefonkosten des Privatanschlusses belaufen sich auf 500 EUR. Laut Aufzeichnungen entfallen davon 25 % auf betriebliche Gespräche (= 125 EUR).
Anteilige Telefonkosten buchen