Einnahmen-Überschussrechnung: Worauf Sie bei Betriebsausgaben und Umsatzsteuer achten sollten

Zusammenfassung

Überblick

Nicht alle Betriebsausgaben können komplett und im gleichen Jahr steuerlich angesetzt werden. Manche Ausgaben wie Bewirtungskosten sind nur beschränkt abzugsfähig, andere bleiben komplett Privatsache. Umgekehrt dürfen manche private Wirtschaftsgüter betrieblich genutzt und die Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Auch bei der Umsatzsteuer heißt es: achtgeben und einen Cross-Check mit der Umsatzsteuererklärung machen. Worauf bei der Einnahmen-Überschussrechnung hier besonders geachtet werden muss, zeigt dieser Beitrag.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Zur beschränkten Abzugsmöglichkeit vom Arbeitszimmer: BMF, Schreiben v. 2.3.2011, BStBl 2011 I S. 195; begrenzter Schuldzinsenabzug bei mehreren Unternehmern: BMF, Schreiben v. 7.5.2008, BStBl 2008 I S. 588, v. 4.11.2008, BStBl 2008 I S. 957 und v. 18.2.2013, IV C 6 – S 2144/07/10001, BStBl 2013 I S. 197.

1 Privatkosten-Check

Werden der Privatwagen, das private Telefon – Festnetz oder Handy – oder das private Arbeitszimmer geschäftlich genutzt, könnten diese Kosten als Betriebsausgaben erfasst werden. Allerdings gilt dies nur für den betrieblichen Anteil. Privates bleibt auch steuerlich Privatsache.

1.1 Betriebliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug

Kilometerpauschale geltend machen

Wer sich nicht die Mühe machen möchte, die tatsächlichen Kfz-Kosten zu belegen, kann für geschäftliche Fahrten mit dem eigenen privaten Pkw die Kilometerpauschale ansetzen. Das sind pro betrieblich gefahrenem Kilometer 0,30 EUR.^[1] Unternehmer müssen lediglich die betrieblich gefahrenen Kilometer aufzeichnen.

Praxis-Beispiel

Kilometerpauschale für Privatwagen und Verbuchung

Laut seinen Aufzeichnungen ist der Unternehmer im Abschlussjahr mit seinem privaten Pkw insgesamt 2.000 km für betriebliche Zwecke unterwegs gewesen. Je betrieblich gefahrenem Kilometer dürfen 0,30 EUR als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (= 600 EUR).

Kilometerpauschale buchen

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4590	Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge	600	1890	Privateinlagen	600

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
6590	Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge	600	2180	Privateinlagen	600

Hinweis zur Umsatzsteuer:

Aus diesen Kosten ist kein Vorsteuerabzug möglich, da es sich um eine Pauschale handelt.

Hinweis zum Ausfüllen der Anlage EÜR: Die Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug tragen Sie in Zeile 84 "Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge (Nutzungseinlage)"ein.

Tatsächliche Kfz-Kosten geltend machen

Je nach Fahrzeugart und damit verbundenen Ausgaben für Ihr Auto kann es sich lohnen, statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten nachzuweisen. Dafür müssen Sie alle Belege der laufenden Kfz-Kosten des Privatwagens über das ganze Jahr sammeln. Außerdem müssen Sie den Anteil nachweisen, zu dem das Fahrzeug betrieblich genutzt wird. Am Jahresende rechnen Sie die Gesamtkosten auf die gefahrene Jahresleistung um und können die anteiligen Kfz-Kosten betrieblich berücksichtigen. Entscheidend ist, dass die Kosten nachgewiesen werden.

Praxis-Tipp

Vorsteuerabzug geltend machen

Aus diesem Anteil ist – mit Ausnahme der Anschaffungskosten – ein Vorsteuerabzug möglich, soweit Ihnen korrekt ausgestellte Rechnungen vorliegen.^[2]

Unfallkosten – wann der Betriebsausgabenabzug möglich ist

Wenn Sie nachweisen können, dass sich während einer betrieblichen Fahrt ein Unfall ereignet hat, führen die dafür anfallenden Kosten in voller Höhe zu Betriebsausgaben. Auch die Vorsteuer aus den dazugehörigen Rechnungen ist abzugsfähig.^[3]

Reisekosten

Alle Reisekosten der Arbeitnehmer gehören zu den Ausgaben für eigenes Personal (und sind in der Anlage EÜR in Zeile 28 "Ausgaben für eigenes Personal" einzutragen). Ihre Reisekosten als Unternehmer müssen nach Kostenarten aufgeschlüsselt werden. Der Vordruck "Anlage EÜR" sieht hierfür mehrere Zeilen vor:

• Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxi und Flugkosten:

  Zeile 83 "Sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne AfA und Zinsen"

• Fahrtkosten mit dem Privatwagen:

  Zeile 84 "Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge"

• Verpflegungsmehraufwendungen:

  Zeile 69 "Verpflegungsmehraufwendungen"

• Übernachtungs- und Reisenebenkosten:

  Zeile 50 "Übernachtungs-und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen des Steuerpflichtigen"

Die Belege über die tatsächlichen Verpflegungskosten sollten aufbewahrt werden, denn für diese ist der Vorsteuerabzug möglich.^[4]

[1] R 4.12 Abs. 2 EStR i. V. m. R 9.5 LStR.

[2] Abschnitt 15.6. Abs. 1 UStAE.

[3] FG Köln, Urteil v. 28.4.2008, 8 K 4748/06, EFG 2009 S. 1299.; BFH, Urteil v. 1.12.2005, IV R 26/04, BStBl 2006 II S. 182.

[4] Abschnitt 15.6 Abs. 6 Satz 1 UStAE.

1.2 Betriebliche Kosten des privaten Telefonanschlusses

Normalerweise verfügen Unternehmer über einen betrieblichen Telefonanschluss bzw. ein Geschäftshandy. Die Gebühren für den privaten Telefon- oder Internetanschluss sind daher grundsätzlich nicht absetzbare Privataufwendunge...