Wie ein Neuwagen richtig gebucht wird

Anschaffungspreis eines Firmenwagens: Welche Kosten dazu zählen

Der Anschaffungspreis umfasst den Kaufpreis für den Pkw sowie den jeweiligen Aufpreis für alle Gegenstände, die fest mit dem Pkw verbunden sind (Sonderausstattung), denn diese bilden mit dem Fahrzeug einen einheitlichen Vermögensgegenstand. Hierzu gehören z. B.:

• Aufbauten,
• Werbeaufschrift,
• fest eingebautes Autoradio,
• fest eingebautes Navigationsgerät.

Bei Erwerb mit dem Pkw sowie beim Erwerb und Einbau im Jahr des Pkw-Kaufs wird der Betrag für die Sonderausstattung zusammen mit den ursprünglichen Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung aktiviert. Der Aktivierungsbetrag bildet die Ausgangsbasis für die Bemessung der planmäßigen Abschreibung.

Pkw gehören zum abnutzbaren beweglichen Sachanlagevermögen. Die Abschreibungsmethode kann handelsrechtlich frei gewählt werden, sofern sie der tatsächlichen Wertentwicklung nicht zuwiderläuft und dadurch willkürlich ist. In der Praxis wird hier überwiegend die lineare Abschreibung angewendet. Steuerlich ist im Fall eines Firmen-Pkw nach § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG die  lineare Abschreibung anzuwenden. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2019 und vor dem 1.1.2022 angeschafft oder hergestellt wurden, kann nach § 7 Abs. 2 Satz 1 EStG auch die degressive Abschreibung angewendet werden.

Die Möglichkeit zur Inanspruchnahme der mit dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz eingeführten degressiven Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens soll für Wirtschaftsgüter, die im Jahr 2022 angeschafft oder hergestellt werden, durch das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz um ein Jahr verlängert werden.

Die amtlichen AfA-Tabellen sehen für Pkw eine betriebliche Nutzungsdauer von 6 Jahren vor. Erfolgt der Erwerb von Sonderausstattung erst im Folgejahr, muss im Folgejahr eine nachträgliche Erhöhung der Anschaffungskosten gebucht werden und die Abschreibung ab diesem Zeitpunkt neu berechnet werden.

Hinweis: Zubehör ist als eigenständiger Vermögensgegenstand zu behandeln

Von der zu aktivierenden Sonderausstattung ist das Zubehör zu unterscheiden. Die Sonderausstattung ist fest mit dem Pkw verbunden. Ein Zubehör ist ein Wirtschaftsgut, das zusammen mit dem Pkw genutzt wird, ohne mit ihm fest verbunden zu sein, wie z. B. ein mobiles Navigationsgerät. Entscheidend ist, dass die Verbindung des Wirtschaftsguts mit dem Fahrzeug jederzeit problemlos gelöst werden kann. Zubehör ist – bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen – als eigenständiges Wirtschaftsgut zu verbuchen. Ob die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten hinzu gerechnet werden muss, hängt davon ab, ob der Firmenwagen zum umsatzsteuerlichen Unternehmen zu zählen ist und ob ein Ausschlusstatbestand nach § 15 Abs. 1a u. 2 i. V. m. Abs. 3 UStG vorliegt.

Wann Unternehmensvermögen vorliegt

Die Zuordnung des Firmen-Pkw zum umsatzsteuerlichen Unternehmen ist unabhängig von der bilanziellen bzw. ertragsteuerrechtlichen Behandlung als Betriebs- oder Privatvermögen zu beurteilen. Maßgebend für die Zuordnung ist die im Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs beabsichtigte Verwendung für den Besteuerungszeitraum der erstmaligen Verwendung:

Ein ausschließlich privat genutzter Pkw darf der unternehmerischen Tätigkeit für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zugeordnet werden. Erreicht der Umfang der unternehmerischen Verwendung eines Pkw nicht mindestens 10 % (unternehmerische Mindestnutzung), greift das Zuordnungsverbot nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG. Ein Vorsteuerabzug scheidet aus.

Wird ein Pkw ausschließlich für unternehmerische Tätigkeiten genutzt, ist er für umsatzsteuerliche Zwecke vollständig der unternehmerischen Tätigkeit zuzuordnen (Zuordnungsgebot). Der Vorsteuerabzug kann in Anspruch genommen werden, sofern kein Ausschlusstatbestand vorliegt.

Bei einer gemischten Nutzung, d. h. ein Pkw wird mindestens zu 10 % für unternehmerische Zwecke genutzt und wird daneben für nicht unternehmerische (private) Zwecke verwendet, eröffnen sich dem Unternehmer in Bezug auf den Pkw folgende Optionen:

• Der Pkw wird insgesamt der unternehmerischen Tätigkeit des Unternehmers zugeordnet. Die Vorsteuer darf vollständig in Abzug gebracht werden, sofern kein Ausschlusstatbestand vorliegt.
• Der Pkw wird in vollem Umfang dem nicht unternehmerischen Bereich des Unternehmers zugeordnet. Der Vorsteuerabzug scheidet aus.
• Der Pkw wird im Umfang der tatsächlichen (ggf. zu schätzenden) unternehmerischen Verwendung der unternehmerischen Tätigkeit zugeordnet. In diesem Fall darf der Unternehmer nur den Anteil der Vorsteuer in Abzug bringen, der auf den unternehmerisch genutzten Fahrzeugteil entfällt (Vgl. 15.23 Abs. 3 Satz 4 UStAE), sofern kein Ausschlusstatbestand vorliegt.

Im Fall einer vollständigen Zuordnung eines Pkw zur unternehmerischen Tätigkeit und volle Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs bei Anschaffung muss der Unternehmer spätestens beim Jahresabschluss die Kosten, die auf eine ggf. erfolgte private Nutzung des Firmen-Pkw entfallen, zuzüglich Umsatzsteuer erfassen. Im umgekehrten Fall einer Zuordnung des Pkw zum Privatvermögen stellen die im privaten Bereich getätigten Ausgaben (und Abschreibungen bzw. AfA) in Höhe des Anteils der betrieblichen Nutzung einen Aufwand bzw. Betriebsausgaben dar und sind als "Aufwandseinlage" zu verbuchen. Für die laufenden Ausgaben im privaten Bereich darf kein Vorsteuerabzug beansprucht werden, sodass der Berechnung der Aufwände bzw. Betriebsausgaben Bruttobeträge zugrunde zu legen sind. Wird der Pkw nur im Umfang der tatsächlichen (ggf. zu schätzenden) unternehmerischen Verwendung der unternehmerischen Tätigkeit zugeordnet und der Vorsteuerabzug bei Anschaffung nur i. H. v. des unternehmerischen Anteils in Abzug gebracht, erfolgt keine Umsatzbesteuerung der Privatnutzung.

Praxis-Beispiel: Anschaffung eines Firmen-Pkw mit Vorsteuerabzug

Die Umsätze von Herrn Huber unterliegen insgesamt der Umsatzsteuer. Er ist daher uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug berechtigt. Am 15.8.01 kauft er einen neuen Firmenwagen für 30.000 EUR + 5.700 EUR (= 19 %) Umsatzsteuer. Er nutzt den Pkw zu 80 % betrieblich. Daher ist der Pkw seinem Betriebsvermögen zuzuordnen. Der Autohändler übergibt Herrn Huber den Pkw am 24.8.01 und überreicht gleichzeitig eine Rechnung über den Kaufpreis, die Herr Huber danach durch eine Überweisung von seinem betrieblichen Girokonto begleicht. Herr Huber darf die Vorsteuer unabhängig vom Umfang der privaten Nutzung geltend machen, da er den Pkw für steuerpflichtige Umsätze verwendet und die private Nutzung ebenfalls steuerpflichtig ist.

Buchungsvorschlag für die Aktivierung des Pkw zum Zugangszeitpunkt:

Im Jahr der Anschaffung ist für jeden Monat der Nutzung 1/12 des Jahresabschreibungsbetrags als Abschreibungsaufwand zu buchen. Die Abschreibung für das Jahr der Anschaffung berechnet Herr Huber wie folgt (in EUR):

Vorschlag für die Buchung der Abschreibung für das Jahr der Anschaffung zum 31.12.:

Nachträgliche Änderung der Anschaffungskosten durch Sonderausstattung

Im Juli des Folgejahres (Geschäftsjahr 02) lässt Herr Huber nachträglich ein fest mit dem Pkw verbundenes Navigationssystem für 2.000 EUR zuzüglich 380 EUR (= 19 %) Umsatzsteuer einbauen. Da das Navigationsgerät fest mit dem Fahrzeug verbunden ist, handelt es sich um eine Sonderausstattung, die Bestandteil des Fahrzeugs wird, wodurch sich die Anschaffungskosten nachträglich ändern. Die nachträglichen Anschaffungskosten sind gem. R 7.4 Abs. 9 Satz 3 EStR 2012 aus Vereinfachungsgründen bei der Bemessung der Abschreibung so zu berücksichtigen, als wären sie zu Beginn des Jahres 02 angefallen. Herr Huber berechnet die Abschreibung im Jahr 02 wie folgt (in EUR):

Anschaffungsnebenkosten: Welche Kosten dazu zählen und aktiviert werden müssen

Weiterhin gehören zu den Anschaffungskosten die Kosten zur Verbringung des Fahrzeugs zum Erwerber und zur Versetzung in einen betriebsbereiten Zustand:

• Kosten der Überführung,
• Erstzulassung inkl. (erste) Nummernschilder,
• ggf. vom Händler in Rechnung gestellte Auslagen für die Zulassung.

Die Aufwendungen zur Versetzung in einen betriebsbereiten Zustand sind von den Betriebskosten, die ab der Herstellung der Betriebsbereitschaft anfallen, abzugrenzen. Demnach ist bereits die erste Tankfüllung nicht mehr Teil der Anschaffungskosten, sondern den Betriebskosten zuzuordnen und als Aufwand zu erfassen. Analog zur direkten Buchung der Anschaffungspreisminderungen auf dem jeweiligen Anlagekonto werden auch die Anschaffungsnebenkosten (im Anlagebereich) direkt auf das jeweilige Anlagenkonto gebucht.

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