Grundsätzlich gilt für die Buchhaltung jedes Unternehmens in Deutschland: Die Bücher sind hierzulande zu führen und zu archivieren. Dies gilt nach § 146 Abs. 2 AO zumindest für das Steuerrecht, wenngleich die Beschränkung auf das Inland in europarechtlicher Hinsicht zumindest innerhalb der EU nicht unproblematisch ist.[1] Handelsrechtlich ist hierzu gesetzlich nichts vorgeschrieben, die Unterlagen müssen allerdings innerhalb einer angemessenen Zeit verfügbar sein.[2] Da immer mehr Unternehmen aber weltweit agieren, sind vor allem größere Konzerne bestrebt, aus organisatorischen oder Kostengründen ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsarbeiten zu zentralisieren. Auch mittelständische Unternehmen betrachten jedoch ebenfalls das Thema Buchführung zunehmend unter Kostengesichtspunkten. Eine Alternative ist es, diese Aufgaben zumindest teilweise ins Ausland zu verlagern. Dies ist seit einigen Jahren – unter bestimmten Voraussetzungen – bei der elektronischen Buchführung möglich. Der Gesetzgeber hat in die Abgabenordnung einen Passus eingefügt, der den Unternehmen die Chance bietet, ihre elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen im Ausland zu führen und aufzubewahren.[3] Dies gilt in einem besonderen Maße für eine Führung und Aufbewahrung in einem anderen Mitgliedsstaat der EU. Der diesbezügliche § 146 Abs. 2a AO wurde durch das JStG 2020[4] in das Gesetz eingefügt. Allerdings sind einige Bedingungen zu beachten – und die Papierbelege müssen insbesondere weiterhin im Inland archiviert werden.[5]
Die letzte Änderung des § 146 AO ist durch das Gesetz vom 20.12.2022 erfolgt.[6] Nach der Neufassung ist es auch zulässig, die elektronische Buchführung in mehreren Mitgliedsstaaten der EU[7] oder Drittstaaten[8] durchzuführen.
Die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ist in § 146 Abs. 2a–c AO gesetzlich geregelt. § 146 Abs. 2a AO betrifft hierbei die Verlagerung in einen oder mehrere EU-Staaten, § 146 Abs. 2b und c AO die in einen sog. Drittstaat, also einen Staat, der nicht Mitglied der EU ist. Seit 2023 ist es auch zulässig, mehrere EU-Staaten oder Drittstaaten einzubeziehen.
Das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt Bayern) hat mit Schreiben vom 29.1.2021 auf die steigenden Anträge reagiert und Detailfragen zur Verlagerung der elektronischen Buchführung geklärt (S 0316.1.1-3/7 St 43).
Für Fragen im Zusammenhang mit Auswirkungen der Informationstechnologie auf die handelsrechtliche Buchführung sind zudem die Standards des Fachausschusses für IT des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) von erheblicher Bedeutung. Dies gilt insbesondere für die Standards IDW RS FAIT 1,[9] IDW RS FAIT 3[10] und IDW RS FAIT 5.[11]
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