Für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber als Ordnungsmerkmal die persönliche Identifikationsnummer (ID-Nr.) des Arbeitnehmers zu verwenden. Der Arbeitnehmer hat diese bei Eintritt in das Dienstverhältnis zum Zwecke des Abrufs der elektronischen Lohnsteuerkarte seinem Arbeitgeber mitzuteilen. Die ID-Nr. ist ins Lohnkonto einzutragen. Die sog. eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) ist für die Lohnsteuerbescheinigung ab 2023 nicht mehr als Ordnungsmerkmal zulässig.
Als Ordnungsmerkmal darf nur noch die ID-Nr. verwendet werden, die sowohl in der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2024 als auch in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2024 anzugeben ist. Liegt dem Arbeitgeber die ID-Nr. nicht vor, gilt für die ihm zustehende Antragsmöglichkeit auf Erteilung einer ID-Nr. ab 2023 eine Verfahrenserleichterung. Eine Bevollmächtigung durch den Arbeitnehmer wird für die arbeitgeberseitige Antragstellung nicht verlangt, wenn das Dienstverhältnis seit einiger Zeit besteht und der Arbeitgeber bereits für 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer mittels eTIN übermittelt hat. Dieselbe vereinfachte Verfahrenspraxis gilt für die Mitteilung einer zugeteilten, dem Lohnbüro aber nicht vorliegenden steuerlichen ID-Nr. durch das Finanzamt. Die formlose schriftliche Arbeitgeberanfrage muss den Namen, das Geburtsdatum sowie die Anschrift des Arbeitnehmers enthalten. Die Regelung begünstigt ausschließlich Bestandsfälle mit Blick auf die künftig ausschließliche Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung unter Verwendung der ID-Nr. Wenn Arbeitnehmer erstmals im Jahr 2023 ein Dienstverhältnis aufgenommen haben, kann die Vereinfachungsregelung nicht angewendet werden.
Keine Weitergeltung der eTIN für im Ausland wohnende Grenzpendler
Auch nach der Einführung des ELStAM-Verfahrens sind Fälle möglich, in denen (aus technischen Gründen) ein Arbeitnehmer derzeit noch nicht am elektronischen Datenabruf teilnehmen kann. Bei im Ausland wohnenden Arbeitnehmern, bei denen im Rahmen der beschränkten Steuerpflicht ein Lohnsteuerfreibetrag zum Abzug kommt oder die nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind (sog. Grenzpendler) kann verfahrenstechnisch eine Teilnahme am ELStAM-Verfahren frühestens ab 2026 erfolgen. Für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist auch bei diesen Arbeitnehmern das Vorliegen einer steuerlichen ID-Nr. erforderlich. Die eTIN als Ordnungsmerkmal für die Lohnsteuerbescheinigung war letztmals für das Jahr 2022 anzuwenden.
In die Anlage N sind wie bisher die Lohndaten einzutragen, insbesondere der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn sowie die im Lohnsteuerverfahren einbehaltene Lohnsteuer und die sonstigen Steuerabzugsbeträge. Anhand der ebenfalls dort anzugebenden ID-Nr. kann das Finanzamt einen Abgleich mit den Daten der vom Arbeitgeber elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung vornehmen.
Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Dem Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen bzw. elektronisch bereitzustellen. Dieser Ausdruck dient ausschließlich der Information des Arbeitnehmers über den Inhalt der elektronisch an die Finanzbehörde übermittelten Lohnsteuerbescheinigung und hat darüber hinaus seine wesentliche Funktion in der Ausfertigung der Anlage N. Eine Verpflichtung zur Vorlage im Rahmen der Einkommensteuererklärung ist gesetzlich nicht vorgesehen. Gleichwohl ist weiter anzuraten, die Lohndaten ohne gesetzliche Verpflichtung in jedem Fall auch als Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Einkommensteuererklärung beizufügen. Im Einzelfall lassen sich hierdurch unnötige Rückfragen und damit Verzögerungen bei der Bearbeitung durch die Finanzämter vermeiden.
Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr möglich. Allerdings ist eine Korrektur der elektronisch an das Finanzamt übermittelten Lohnsteuerbescheinigung zulässig, wenn es sich um eine bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt. Die erneut übersandte Lohnsteuerbescheinigung ist nicht als Korrektur gekennzeichnet, sondern die Berichtigung und damit die gültige Übermittlung ergeben sich aus der Datumsangabe. Voraussetzung hierfür ist, dass das ursprünglich verwendete Ordnungsmerkmal unverändert beibehalten wird.