ERP-Einführung in Familienunternehmen: Grundlage für ein ... / 3.1 Optimierung der Datengrundlage als wichtiger Schritt zu mehr Controllingeffizienz

Ein umfassendes und effektives Controlling sollte sich mit allen relevanten Erfolgstreibern des Unternehmens und dessen Funktionen auseinander setzen. Dies beinhaltet – je nach Geschäftsmodell und Unternehmen – Vertriebscontrolling, Produktionscontrolling, Logistikcontrolling, Gemeinkosten- und Kostenstellencontrolling etc.

In all diesen Funktionen findet sich ein ERP-System als Datenmanager und Datenspeicher wieder. Es bildet Mengengrößen wie Stück, Gewicht und Zeiten ebenso ab wie die damit verbundenen Werte in Form von Umsatz oder Kosten. Auch die Zeitdimension in Form von Ist- und Plandaten ist in diesem Datenmodell enthalten (s. Abb. 4).

Abb. 4: Relevante Daten als Grundlage für Controllingaktivitäten

Sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten speisen die Erkenntnisgewinnung des Controllings hinsichtlich Analysen, Interpretation und Maßnahmen. Ein ERP-System, das all diese Daten integriert vorhält, hat verschiedene Vorteile, die sich in Controllingeffizienz niederschlagen können. Aktualität und Konsistenz aufgrund integrierter Datenhaltung sind hierbei besonders hervorzuheben. Einerseits reduziert sich der Aufwand, weil das Controlling nicht selbst Daten aus verschiedenen "Töpfen" zusammenführt und auf Konsistenz überprüft. Andererseits werden die qualitativen Anforderungen an die zu verarbeitenden Daten sichergestellt, was besonders wichtig ist, wenn sich das Controlling sehr unterschiedlicher Quellen bedient, um zu Erkenntnissen zu gelangen. Kommen Bewegungsdaten und Stammdaten zusammen und handelt es sich um Daten aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung, die z. B. mit Betriebsdaten wie Maschinenstunden, Stückzahlen oder ähnlichen Inputgrößen kombiniert werden, so wird z. B. Konsistenz besonders wichtig. Ein einheitliches ERP-System verbessert dabei die Ausgangssituation für das Controlling erheblich. Ein großer Teil der verwendeten Daten kommt "aus einem Topf" und muss nicht zeitaufwendig manuell zusammengetragen und andauernd plausibilisiert werden.