Im ersten Schritt zum Fast Close wird mit allen Mitarbeitern in der Buchhaltung diskutiert, welche Aufgaben im Periodenabschluss den größten Anspruch an die Zeit stellen. Die vielen Meldungen werden zunächst gemeinsam auf Signifikanz geprüft. Nicht nur in der Buchhaltung fühlen sich viele Mitarbeiter bei Zeitdruck von unwichtigen Problemen eingeengt. Diese Kleinigkeiten werden identifiziert und beiseite gestellt.
Unwichtige Problemfälle
- Die Rückmeldung zur Beurteilung von fälligen Forderungen aus dem Verkauf kommt nicht schriftlich sondern telefonisch.
- In der Vorbereitung zum Periodenabschluss werden noch Barzahlungen aus der Kasse getätigt.
- Während des Periodenabschlusses gibt es noch Buchungen auf dem Transferkonto für offene Schecks.
Die übrigen als Zeitfresser identifizierten Abläufe werden gruppiert, um möglichst gleiche Lösungsmöglichkeiten für mehrere Aufgaben nutzen zu können. Die erkannten Probleme treten in den Prozessen im Rechnungswesen auf, bei der Bewertung und bei der Datenbeschaffung von externen und internen Stellen.
2.1 Prozesse im Rechnungswesen
Die Abläufe in der Buchhaltung konzentrieren sich auf Genauigkeit und Effizienz und nicht auf Schnelligkeit. Das führt beim Fast Close zu Problemen. Die folgenden Abläufe werden explizit während der Diskussionen genannt:
1) Spezielle Abläufe zum Periodenende
Bessere Zeitverteilung
Es gibt spezielle Abläufe, die nur zum Periodenende abgearbeitet werden. Das kostet selbstverständlich viel Zeit. Wenn es gelingt, die Arbeiten zu entzerren, könnte eine bessere Zeitverteilung eine Beschleunigung der Abschlussarbeiten mit sich bringen.
- Die Bewertung von problematischen Forderungen wird typisch zum Ende der Periode erledigt. Dabei könnte die Bestimmung des zu korrigierenden Wertansatzes mit Bekanntwerden der Zahlungsproblematik erfolgen. Zum Periodenende reicht dann eine schnelle Prüfung. Das spart auch insgesamt Zeit, da bei der zeitnahen Entscheidung noch alle Informationen vorhanden sind und nicht gesucht werden müssen.
- Das gilt auch für die Wertberichtigung im Vorratsvermögen. Der Wertverlust tritt nicht erst am Periodenende ein, sondern dann wenn das Lagergut beschädigt wird, das Mindesthaltbarkeitsdatum abläuft oder der Bedarf für einen Rohstoff entfällt. Die Bewertung kann bereits im Laufe der Periode erfolgen.
- Die Abstimmung der Forderungskonten mit den Debitorenkonten und der Verbindlichkeiten mit den Kreditorenposten ist eine notwendige Aufgabe in der Buchhaltung. Doch muss das zum Periodenende geschehen? In der Regel gibt es keine Abweichungen. Daher kann auch bereits vor dem Ende der Periode eine Abstimmung durchgeführt werden. Wird dann z. B. am Jahresende eine erneute Abstimmung durchgeführt, ist die Wahrscheinlichkeit für Fehler sehr gering, da mögliche Fehler bereits früher erkannt und beseitigt wurden.
- Schnittstellen zur Datenübernahme aus dem Lohnbereich und aus der Lagerbuchhaltung arbeiten nie fehlerfrei. Die Integration erst zum Periodenende führt zur Notwendigkeit, alle Fehler innerhalb des Abschlusses beheben zu müssen. Werden die Schnittstellen öfter abgearbeitet, können viele Fehler auch früher erledigt werden. Im Abschluss selbst werden nur noch die Datenreste integriert, die Fehlerbehebung im Zeitraum des Abschlusses wird minimiert.
2) Abläufe, die immer viel Zeit benötigen
Zeitverbrauch durch Tagesaufgaben
Einige Abläufe werden als sehr komplex und zeitaufwendig identifiziert. Diese müssen auch im Abschlusszeitraum erledigt werden, verbrauchen also dort kostbare Zeitreserven.
- In der Rechnungsprüfung muss zunächst die Genehmigung des Bestellers eingeholt werden, bevor die Rechnung eingebucht wird. Das bedeutet einen Zeitverlust, da viele Eingangsrechnungen wichtig sind für das Ergebnis. Eine Rückstellung zu bilden und in der neuen Periode wieder aufzulösen ist sehr aufwändig. Ergebnis der Diskussion ist die Prüfung, ob der Prozess nicht mit der Buchung der Rechnung vor der Genehmigung, die dann nur noch für die Zahlung notwendig ist, möglich ist.
Zusatznutzen durch aktuellere Bewertung
Wie sich später herausstellt, hat diese Vorgehensweise auch eine Beschleunigung der Bewertung zur Folge. Die Bestände werden beim Wareneingang anhand der Preise aus den Bestellungen bewertet. Bei der Rechnungsbuchung erfolgt eine Korrektur, falls es abweichende Preise gibt. Wird die Rechnung sofort bei Eingang verbucht, erfolgt auch die Bewertungskorrektur schneller.
- Die Kunden erhalten regelmäßig Boni, die traditionell per Scheck bezahlt werden. Diesen Scheck überreicht der Außendienstmitarbeiter. Die Ausstellung der Schecks in der Buchhaltung bedeutet einen erheblichen Aufwand, der durch die Verwendung von Überweisungen wesentlich reduziert werden kann.
3) Corporate Governance
Im Rahmen der Übernahme des Unternehmens durch den Konzern wurden auch dessen Richtlinien zur Verbesserung der Sicherheit gegen Betrug und Fehler übernommen. Diese sehen vor, dass manuelle Buchungen mit einem Wert von mehr als 5.000 EUR die Einwilligung des Leiters der Buchhaltung haben müss...