Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für ein ... / 3 Die Lösung

Die beschriebenen Probleme können gelöst werden, wenn entsprechend in neue Abläufe und zusätzliche Kapazitäten investiert wird. Die Digitalisierung der Buchhaltung kann dabei helfen, die internen Abläufe zu beschleunigen. So können digitale Ausgangsrechnungen die Fakturierung und Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung wesentlich beschleunigen. Die angesprochene Verzögerung in der Rechnungsprüfung kann durch einen digitalen Workflow verringert werden. Das bedeutet Investitionen in die Informationstechnologie und in Mitarbeiterausbildung.

Der interne Aufwand, der darüber hinaus für die Beschleunigung der Abläufe in der Buchhaltung notwendig ist, ist sehr hoch, die gewonnene Geschwindigkeit geht zu Lasten der Genauigkeit des Buchhaltungsabschlusses. Um einen Kompromiss zwischen den Forderungen der Muttergesellschaft und den wirtschaftlichen Zwängen zu finden, wurde die bereits beschriebene Vorgehensweise abgestimmt. Die Buchhaltung wird weiterhin einen Abschluss liefern, zwei Wochen nach Abschluss des Monats. Dann sind alle wichtigen externen und internen Daten vorhanden.

Qualifizierte Schätzung

Für den Bericht an den Konzern wird am 4. Arbeitstag des Folgemonats ein Ergebnis geschätzt. Diese Schätzung ist qualifiziert und weicht maximal um 5 % vom Istergebnis ab. Um das zu erreichen, wird das Ergebnis für den Report aus den zum Termin vorliegenden Istdaten, den Budgetwerten und notwendigen Anpassungen erstellt. Das kann nur der Buchhalter tun, allerdings in enger Zusammenarbeit mit dem Controlling.

3.1 Welche Daten liegen zum Berichtszeitpunkt vor?

Istdaten

Es gibt überraschend viele Daten, die bereits kurz nach dem Periodenende endgültig vorliegen. Diese werden auch für die Berechnung des Ergebnisses für die Muttergesellschaft verwendet.

• Absatz- und Umsatzwerte stammen aus der Fakturierung. Diese ist spätestens, auch dank neuer digitaler Abläufe, am ersten Arbeitstag nach Monatsende abgeschlossen. Die Daten liegen pro Artikel und pro Kunde vor. Leider können die dazugehörigen Boni und Rabatte noch nicht zu diesem Zeitpunkt ermittelt werden.
• Aus den Fertigmeldungen der Produktionsaufträge werden die Lagerzugänge der hergestellten Waren gebucht. Aufträge, die über das Monatsende hinausgehen, müssen teilgemeldet werden. Auch das geschieht durch neue Kommunikationsmöglichkeiten, die Investitionen in Industrie 4.0 geschaffen haben.
• Aus der gleichen Quelle, den Fertigmeldungen, stammen die verbrauchten Mengen an Roh- und Hilfsstoffen, Bauteilen usw.
• Die Bestandsveränderungen können berichtet werden, sobald alle Lieferscheine, Verbrauchsmeldungen und Zugänge verbucht sind. Auch das ist in der Regel vor dem 4. Arbeitstag des Folgemonats möglich.
• Besondere Ereignisse verursachen besondere Kosten. Diese sind häufig bereits am Periodenende bekannt. Sie müssen außerhalb der Budgetwerte berücksichtigt werden (z. B. außerplanmäßige Reparatur).

3.2 Welche Daten werden geschätzt?

Zwei Gruppen

Daten, die kurz nach Periodenende noch nicht zur Verfügung stehen, müssen für den Bericht an den Konzern geschätzt werden. Das geschieht qualifizierter, als es sich anhört. Das Ergebnis muss letztlich Hand und Fuß haben. Dabei wurden zwei unterschiedliche Wertegruppen identifiziert:

1.)	Einige Werte lassen sich mithilfe von Komponenten, die bereits bekannt sind, und in Verbindung mit Budgetpreisen errechnen. Dazu gehören z. B. die Energiekosten. Der Verbrauch liegt vor. Die Menge wird mit dem Planpreis multipliziert und es ergibt sich so der vorläufige Wert für die Energiekosten.
2.)	Andere Werte werden komplett aus dem Budget genommen.
3.)	Ein typisches Beispiel dafür sind die Verwaltungskosten. Der Controller liefert diese Werte. Er kennt die Planwerte und er kennt in der Regel auch die Verbrauchswerte. Diese liegen in der Buchhaltung nicht vor. Ist das Budget sehr weit von der Realität entfernt, muss der Controller Anpassungen vornehmen. Auch diese müssen fundiert sein.
4.)	Die Erlösschmälerungen, für die Ergebnisermittlung in dieser Branche sehr wichtig, gehören zur ersten Gruppe. Der Istumsatz liegt vor. Dieser wird mit der durchschnittlichen Planbelastung für Boni und Rabatte multipliziert. Das Ergebnis ist ein vorläufiger Wert für die Erlösschmälerung.

Praxis-Beispiel

Rückvergütung

Manche Kunden erhalten bei Abnahme bestimmter Mengen eine Rückvergütung in Form eines Bonus. Durchschnittlich zahlt das Unternehmen 3,4 % des Umsatzes zurück an die Kunden. Der Monatsumsatz liegt bei 4.100.000 EUR, dann fallen in diesem Monat mit hoher Wahrscheinlichkeit ca. 139.400 EUR Erlösschmälerungen an.

• Die Energiekosten werden geschätzt, indem der tatsächliche Verbrauch, der an den Zählern abgelesen wird, mit einem Planpreis bewertet wird. Dieser Planpreis kann aus dem Budget stammen. Oft gibt es auch Verträge, die den Preis festschreiben. Da dieser realistischer ist, erfolgt die Bewertung dann mit dem Vertragspreis.
• Fertigungslöhne werden ebenfalls aus Ist- und Plankomponenten errechnet. Bekannt ist die Menge der gefertigten Produkte. Für jedes Produkt sind im Budget die Fertigungslohnkosten in der Kalkulation bekannt. Der Rest ist eine e...