F+E-Controlling: Aktivierung von Entwicklungskosten / 2.3 Etablierung einer Projekt- und Produktplanung

Projektmanagement

Neben der Kostenerfassung muss auch die Projekt- und Produktplanung etabliert werden. Ohne diese ist nämlich weder ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich zur Projektsteuerung noch eine Aktivierung und Abschreibung der Entwicklungskosten möglich ist.

Spätestens an dieser Stelle wird klar, dass es sich bei der Aktivierung von Entwicklungskosten nicht um ein reines Controlling-Thema handelt: Projekt- und Produktplanung sind originäre Themen der Bereiche Entwicklung, Marketing und Vertrieb. Besonders in der Entwicklung müssen dabei Methoden des agilen oder klassischen Projektmanagements etabliert werden. Denn nur wenn Projekte von Beginn an geplant und verfolgt werden, kann im Rahmen einer regelmäßigen Überprüfung ermittelt werden, wann Projekte alle Aktivierungskriterien nach IAS 38 erfüllen. Idealerweise können Prozesse und Abläufe des F+E-Managements sogar auf die Erfüllung der Aktivierungskriterien abgestimmt werden, z. B. durch eine entsprechende Definition von Standard-Meilensteinen.^[1]

Definition des Projektziels

Welche Elemente des Projektmanagements benötigt man in diesem Zusammenhang? Abbildung 5 zeigt die Bestandteile eines präzisen, realistischen und klaren Projektziels, welches im Rahmen einer klassischen Projektplanung definiert werden sollte, im Überblick.

Abb. 5: Wichtige Steuerungsparameter von Projekten

• Leistungsauftrag: Zuallererst muss möglichst detailliert anhand messbarer Parameter spezifiziert werden, was mit dem Projekt erreicht werden soll (z. B. gewisse Produkteigenschaften).
• Qualität: Als Teil der Produktspezifikationen sollten gewisse Qualitätsmerkmale definiert werden.
• Ressourcen: Es ist ganz entscheidend, als Teil der Projektplanung die benötigten personellen und finanziellen Ressourcen zu definieren. Diesen können dann im Rahmen der Aktivitätenplanung entsprechende Arbeitspakete zugeordnet werden.

• Termine: Kein Projektplan ist komplett ohne eine Terminplanung. Dies ist bei Entwicklungsprojekten besonders kritisch, da sich Verzögerungen verheerend auf die Positionierung am Markt auswirken können.

  Im Kontext eines agilen Projektmanagements werden diese beschriebenen Parameter nicht so detailliert spezifiert und können im Laufe des Projekts auch flexibel angepasst werden. Dennoch können auch im Rahmen eines agilen Projektcontrollings die Aktivierungskriterien nach IAS 38 erfüllt werden. Der Fokus auf frühe Anwendungstest ("Minimum Viable Product") im Rahmen der agilen Produktentwicklung sollte eine frühe Bewertung der technischen Realisierbarkeit sogar unterstützen.

Dokumentation des Projektfortschritts

Eine detaillierte Projektplanung ist natürlich nur der Beginn des Prozesses. Im Verlauf des Projekts muss der Projektfortschritt regelmäßig bezüglich der genannten Parameter überprüft werden. Dazu eignen sich besonders Meilensteine. Diese eignen sich auch für eine immer wieder notwendig werdende Überarbeitung des Projektplans. Dies ist besonders wichtig, da Entwicklungsprojekte häufig mehrere Jahre dauern. In dieser Zeit können sich viele Parameter ändern. Bei der Überprüfung der Parameter werden typischerweise folgende Fragen gestellt:

• Zeit: Befindet sich das Projekt im Zeitplan? Ist die Markteinführung zum angestrebten Zeitpunkt realistisch? Was macht die Konkurrenz? Muss der Zeitplan eventuell beschleunigt werden?
• Kosten: Befindet sich das Projekt im Budget? Diese Bewertung muss immer vor dem Hintergrund des Projektfortschritts erfolgen – Kosten unter Plan kann auch heißen, dass im Projekt nichts passiert ist!
• Qualität: Neben den quantitativen Aspekten Zeit und Kosten muss natürlich auch die Qualität des Erreichten überprüft werden – was hilft ein pünktliches, kostengünstiges Projekt, dessen Ergebnis qualitativ nicht den Ansprüchen genügt?

Zur Messung der beiden ersten Parameter haben sich die Methoden der Earned Value Analysis bewährt. Auch im Rahmen eines agilen Projektcontrollings können diese Parameter mit speziell angepassten Controllinginstrumenten verfolgt werden.^[2]

[1] Siehe z. B. Gorhan & Willmann (2007).

[2] Siehe z. B. Riedrich (2007); Stelzer/Büttner/Kahnt (2007); Friedrich/Evers (2021); Gschmack (2021)