F+E-Controlling: Aktivierung von Entwicklungskosten / 2.5 Implementierung eines F+E-Controllings

Umsetzung in fünf Schritten

In der Praxis hat sich bei der Einführung von F+E-Controlling-Konzepten ein Vorgehen in fünf Schritten bewährt:

1. Situationseinschätzung F+E,
2. Standortbestimmung F+E-Controlling,
3. F+E-Management und -Controlling an neue Anforderungen anpassen,
4. Prozesse und Systeme für Aktivierung und Abschreibung aufsetzen,
5. Schulung und Training.

Standortbestimmung

In einem ersten Schritt muss geklärt werden, welchen Stellenwert F+E im Unternehmen hat – nur wenn signifikante Kosten aktiviert werden können, lohnt sich der beträchtliche Implementierungsaufwand. In diesem Zusammenhang muss auch überprüft werden, ob eine Aktivierung auf Basis der Kriterien überhaupt infrage kommt.^[1]

In einem zweiten Schritt erfolgt eine Standortbestimmung bezüglich des F+E-Controllings:

• Welche Instrumente existieren bereits?
• Werden schon Arbeitszeiten erfasst?
• Welche Anforderungen werden noch nicht erfüllt?

Umsetzung

Basierend auf dieser Analyse werden im dritten (und aufwendigsten) Schritt die notwendigen Konzepte und Prozesse des F+E-Managements und -Controllings aufgesetzt. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um eine IT-gestützte detaillierte Projektplanung sowie die dazugehörige Fortschrittsverfolgung auf Basis einer Projektzeiterfassung. Im Rahmen eines agilen Projektmanagements gibt es diese Prozesse ebenfalls, sie folgen aber natürlich der eigenen Logik dieser Methodik. Vor diesem Hintergrund haben sich schon spezielle Softwarelösungen für agiles Projektmanagement und -controlling etabliert, wie z. B. Jira oder Asana.

Sobald im F+E-Management und -Controlling funktionierende Prozesse etabliert sind (was einige Monate dauern kann!), kann damit begonnen werden, die Prozesse für Aktivierung und Abschreibung selbst erstellter immaterieller Vermögensgegenstände aufzusetzen. Dies ist eine besondere Herausforderung, da hier die Schnittstelle zwischen Entwicklungsabteilung, Controlling und Buchhaltung zu gestalten ist. Besonders zu beachten ist hier die Notwendigkeit, die harten, kalenderabhängigen Stichtage der Buchhaltung in die Entwicklung zu transferieren, die in der Regel keine kalenderabhängigen Stichtage kennt.

Abschließend ist dafür zu sorgen, dass alle beteiligten Mitarbeiter in den neuen Systemen, Methoden und -prozessen ausreichend und umfassend geschult werden – nur so kann die Umstellung auf die neuen Herausforderungen des F+E-Controllings gelingen!

[1] In der Pharmaindustrie z. B. dürfte eine Aktivierung von Entwicklungskosten aufgrund der notwendigen behördlichen Zulassung ausgeschlossen sein.