Einführung und Ziele der Finanzintegration
Die Volkswagen AG hat sich zum Ziel gesetzt, ein einheitliches Finanzdatenmodell einzuführen und in diesem Zuge eine schrittweise Transformation der Finanz-ERP-Systeme durchzuführen. Mit der Implementierung des neuen Finanzdatenmodells ist das Ziel verbunden, Transparenz sowohl für Istdaten als auch für Plandaten zu schaffen und zudem die fachliche Integration von Steuer-, Controlling- und Accounting-Zahlen zu fördern. Durch die Vereinheitlichung und Harmonisierung der Systemlandschaft soll eine effizientere Datenmeldung sowie -verarbeitung ermöglicht und die Geschwindigkeit des gesamten Abschlussprozesses erhöht werden.
Beweggründe und Ausgangssituation für das Projekt
Die Vielzahl individueller Vorsysteme war die zentrale Herausforderung der Volkswagen AG. Diese komplexe Systemlandschaft führte in der Vergangenheit zu Schwierigkeiten und Ineffizienzen in der Konzernkonsolidierung. Die Finanztransformation betraf dahingehend folgende Bereiche:
- Planung,
- Steuern,
- Konsolidierung und
- Berichterstattung.
Auswahl des neuen Datenmodells
Das Unternehmen hat sich aufgrund des auslaufenden Wartungszeitraums des bestehenden SAP-Konsolidierungssystem entschieden, die Einführung einer neuen Konsolidierungslösung zu evaluieren. Für die Evaluierung des für Volkswagen relevanten Funktionsumfangs wurde ein strukturierter Proof of Concept (PoC) aufgesetzt und durchgeführt. Dieser wurde durch einen Erfahrungsaustausch mit Konzernen in einer vergleichbaren Situation ergänzt sowie Konsultationen am Beratungsmarkt vertieft. Diese umfassende Herangehensweise gewährleistete, dass die endgültige Entscheidung für die Software auf einer soliden Basis von Peer-Empfehlungen, technischer Expertise und ausführlichen Funktionsanalysen erfolgte.
Projektorganisation
Innerhalb der Projektorganisation übernahmen die Accounting-Abteilung, die Steuerabteilung sowie die Controllingabteilung die fachliche Verantwortung. Ergänzt wurde die Struktur durch eine übergeordnete Ebene für Planung und Projektsteuerung. Wichtige Gremien des Projekts waren der Lenkungskreis (Fachvorstand und Top-Management) sowie der Steuerungskreis (mittleres Management).
Der Projektansatz folgte nicht einem lehrbuchmäßigen Scrum-Ansatz, jedoch wurden agile Elemente wie Sprints, Dailies oder regelmäßige Feedback-Schleifen angewendet, um Flexibilität zu gewährleisten und reaktionsfähig auf Veränderungen zu sein. Die Anwendung ausgewählter agiler Praktiken trug dazu bei, die Effizienz im Projekt zu steigern und gleichzeitig die Rahmenbedingungen einzuhalten. Unter anderem wurden End-to-End-Prozesse möglichst schnell systemisch umgesetzt, um eine effektive und benutzerorientierte Implementierung zu fördern.
Herausforderungen im Rahmen der Migration
Die Migration der Altdaten in das neue Konsolidierungssystem brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die sorgfältig bewältigt werden mussten. Dazu gehörten die Sicherstellung der Datenintegrität und -qualität, da alle bestehenden Daten korrekt und vollständig in das neue System übertragen werden mussten. Ein gründliches Testen und Validieren des neuen Systems war unerlässlich, um die Zuverlässigkeit der Finanzzahlen zu gewährleisten.
Fazit und Ausblick
Mit dem Programm FACTT beabsichtigt die Volkswagen AG erfolgreich auf ein konzernweit einheitliches Finanzdatenmodell umzustellen. Die Harmonisierung der Systemlandschaft steigerten die Effizienz in der Datenmeldung und -verarbeitung und beschleunigten die Abschlussprozesse. Der Einsatz der bewährten SAP-Konsolidierungslösung ermöglichte eine stabile Grundlage für die Konsolidierung und das Berichtswesen. Der nächste Schritt ist die Anpassung der Reportingprozesse, um den Herausforderungen einer dynamischen Geschäftsumwelt mit agiler Anpassungsfähigkeit und verbesserter Datenkonsistenz zu begegnen und weiterhin Transparenz und Steuerungsfähigkeit zu gewährleisten.
