Herausforderungen und Ziel der Konsolidierung
Die Herausforderungen in diesem Projekt lagen insbesondere in der Diversität der Datenquellen und einer historisch gewachsenen Reportingstruktur sowie -kultur, die von hoher Komplexität gekennzeichnet war. Hinzu kam ein erheblicher zeitlicher Druck, da erfahrene MitarbeiterInnen kurz vor der Rente standen. Des Weiteren musste Akzeptanz, sowie eine Grundlage für Change-Management im Unternehmen geschaffen werden.
Das angestrebte Ziel war die Schaffung automatisierter Prozesse, die eine effiziente Datenübertragung aus ERP-Systemen in das Konsolidierungssystem ermöglichen. Zusätzlich sollte die Konsistenz und Verlässlichkeit in den konsolidierten Finanzzahlen gesteigert werden.
Technische Implementierung
Die Implementierung umfasste die Ersetzung des bestehenden Systems durch eine cloudbasierte Oracle-Lösung. Die Projektdauer war hierbei ein kritischer Faktor. Rasche Erfolge konnte man unter anderem in der Schaffung eines einheitlichen Konzernkontenplans, sowie IFRS-konformen Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung verzeichnen.
Im Bereich Tax Reporting wurde eine erhöhte Datenqualität erreicht, in dem man sich auf die aus der Konsolidierung gewonnenen Daten stützte. Dies förderte das Vertrauen und die Zuverlässigkeit des Reporting-Systems und schaffte eine verlässliche Single Source of Truth. Ziel war, ein Tax Reporting zum Jahresende sowie die Country by Country-Meldung effizient und zuverlässig umzusetzen.
Project Wins: Zeitersparnis und höhere Datenqualität
Ein markantes Ergebnis des Projektes ist die deutliche Reduzierung der Zeit, die für die Erstellung des Berichtszyklus benötigt wird. Dieser Fortschritt hat das Vertrauen der Organisation in die Datenqualität gestärkt, was sich beispielsweise in den Quartalsberichtsreviews widerspiegelt. Durch die höhere Qualität und Konsistenz der Daten wurde ein signifikanter Beitrag zur Melde- und Berichtsdisziplin geleistet, was nach zwei Jahren zu einer sehr hohen Genauigkeit bei den Abschlusszahlen führte.
Lessons Learned: Stakeholder und Team früh miteinbinden
Ein entscheidender Faktor, den die Eppendorf Group während der Projektphase gelernt hat, ist die frühzeitige Integration von Stakeholdern und Teammitgliedern in das Projekt. Durch ihre Einbindung von Beginn an wurde sichergestellt, dass deren Perspektiven und Erfahrungen in die Projektentwicklung und -durchführung einfließen. Dies förderte nicht nur die Akzeptanz des Projektes, sondern ermöglichte auch, dass Anwendungswissen und Erfahrungen direkt in den Prozess einbezogen wurden.
Fazit: Das Geheimnis hinter diesem Erfolg liegt in einer Kombination aus verbesserter Datenqualität in den Vorsystemen, einem hohen Grad an Automatisierung und einer integrierten Lösung, die einfach in Bedienung und Handhabung ist. Dies führte zu einem gesteigerten Vertrauen und einer erhöhten Transparenz im Zahlenwerk, welches durch automatisierte Validierungsmechanismen gestützt wird.
