F&E-Controlling mit Portfolio-Analyse: Praxisbeispiel mi ... / 2.5 Erstellen von Handlungsempfehlungen

Anhand der bereits eingegebenen Zahlen und Fakten im Arbeitsblatt Grunddaten sowie der noch einzugebenden vorhandenen F&E-Ressourcen wird von Excel im Arbeitsblatt F&E-Ressourcen eine Empfehlung für die Verteilung der vorhandenen Entwicklungsressourcen berechnet.

Arbeitsblatt F&E-Ressourcen (Abb. 2)

Hierzu müssen die geplanten F&E-Kapazitäten und -mittel in das Arbeitsblatt eingegeben werden. Im Teil A des Arbeitsblattes werden für das Planjahr die verfügbaren bzw. geplanten F&E-Ressourcen einzeln eingegeben. Vorgesehen ist, dass maximal sieben Positionen eingetragen werden können. Neben der Bezeichnung der Ressourcen, etwa Personal, Fremdleistungen, Sachmittel oder Investitionen, müssen die Wertgrößen sowie die Budgets eingegeben werden. Für das letzte Planjahr werden die Eingaben als Vorschlagswerte übernommen. Wichtig ist, dass alle Ressourcen, z. B. beim Personal, in Werte, z. B. EUR oder TEUR, umgerechnet und eingegeben werden, da ansonsten eine Verteilung nicht möglich ist. Hier muss ggf. die Anzahl Mitarbeiter mit den Jahrespersonalkosten multipliziert werden. Im Teil B werden die Ressourcen aus der Summenzeile Teil A nach den Vorgaben der aktuellen Planung auf die einzelnen Produkte im laufenden Jahr manuell verteilt (Zellen mit weißem Hintergrund). In der Summe müssen die Eingaben der Teile A und B wieder übereinstimmen.

Im Teil C schließlich erfolgt die automatische Verteilung der F&E-Ressourcen auf Basis der im Arbeitsblatt Grunddaten ermittelten Produktattraktivität. Die Erfahrung zeigt, dass es im ersten Planjahr häufig kaum Abweichungen zur aktuellen Planung gibt, da diese ja auf sehr konkreten Annahmen beruht und die Zeitabstände zwischen Planung und Portfolio-Analyse gering sind. Anders sieht dies häufig im letzten betrachteten Planjahr aus: Aufgrund der vergleichsweise großen zeitlichen Entfernung kommt es hier regelmäßig zu deutlichen Verschiebungen. Die zahlenmäßigen Veränderungen zwischen ursprünglicher und überarbeiteter Planung werden im Teil D festgehalten.

Bei der GmbH hat es teilweise deutliche Verschiebungen gegeben. Die Produkte "Garten II" und "Teichfolie" sollten aufgrund ihrer gestiegenen Produktattraktivität nun einen deutlich höheren Anteil F&E-Gelder erhalten als dies die aktuelle Planung vorsieht. Gestrichen oder zumindest stark zurückgeführt werden sollten die Budgets für das Produkt "Garten I".

F&E-Benchmark

Im Arbeitsblatt, Teil E, kann ein einfacher F&E-Benchmark erstellt werden, mit dessen Hilfe die Entscheidung über einen optimierten Mitteleinsatz weiter fundiert werden kann. Eine gängige Beurteilungsgröße ist der Prozentanteil des F&E-Budgets am Umsatz. Diese Kennzahl lässt sich im Arbeitsblatt F&E-Ressourcen ermitteln, indem dort die Umsatzzahlen für das aktuelle und das letzte Planjahr eingetragen werden. Wenn dieser Wert mit den gleichen Größen anderer Unternehmen oder dem Wert der eigenen Branche in Beziehung gesetzt wird, erhöht sich die Aussagekraft. Ein Vergleich kann im unteren Teil des Kastens E vorgenommen werden.

Abb. 2:  Arbeitsblatt F&E-Ressourcen

Praxis-Tipp

Um zu verlässlichen Zahlen zu gelangen, können Sie ein Benchmark-Projekt anstoßen, um sich mit einem Wettbewerber zu vergleichen, was mit hohem Arbeitsaufwand verbunden ist. Günstiger ist es oft, auf Zahlen der Hausbank oder Informationen von Kammern und Verbänden zurückzugreifen.

Die Central GmbH führt in regelmäßigen Abständen zu unterschiedlichen Themen Benchmark-Studien durch und hat daher gute Verbindungen zu entsprechenden Verbänden und Firmen. Der Betrieb hat daher einen F&E-Benchmark errechnet, der das F&E-Budget ins Verhältnis zum Umsatz setzt. Diese Zahlen sind für die GmbH am leichtesten zu berechnen, und hierzu lassen sich auch schnell Informationen von anderen Firmen einholen.