Prof. Dr. Jana Heimel, Daniel Mönch
Ziele
Ziel des Kreditorenprozesses als Teil des Purchase-to-Pay-Prozesses (vgl. Abschnitt 4.3) ist es, die aus lieferantenbezogenen Geschäftsvorgängen eingehenden Rechnungen vollständig zu erfassen und hinsichtlich der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Angabe umsatzsteuerlicher Schlüssel) zu prüfen. Die Kreditorenbuchhaltung verantwortet die korrekte Kontierung und den fristgerechten Ausgleich der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Der termingerechte Ausgleich der Verbindlichkeiten ist so auszusteuern, dass die mit den Lieferanten vereinbarten Zahlungskonditionen eingehalten werden, keine Verzugszinsen durch Überschreitung entstehen und Skontofristen optimal ausgenutzt werden.
Inhalte
Die Kreditorenbuchhaltung (vgl. Abb. 5) befasst sich mit der Pflege und Verwaltung der buchhalterisch relevanten Attribute der Kreditorenstammsätze, der Rechnungsprüfung und -archivierung, der Verwaltung der offenen Posten sowie der Veranlassung der Zahlung. Die ordnungsgemäße Prüfung der Rechnungen und die darauf folgende Freigabe stellen sicher, dass nur solche Verbindlichkeiten beglichen werden, die begründet und rechtmäßig sind.
Abb. 5: Gestaltung der Kreditorenbuchhaltung
Lieferantenstammdatenpflege
Die einzelnen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung basieren auf aktuellen und dublettenfreien Lieferantenstammdatensätzen. Diese müssen für neue Lieferanten im System angelegt werden. Die hierfür notwendigen Informationen werden dabei i. d. R. durch den Einkauf und/oder die Fachbereiche bereitgestellt. Die Stammdatensätze müssen im weiteren Verlauf der gemeinsamen Geschäftsverbindung mit dem Lieferanten fortlaufend gepflegt oder aktualisiert werden. Die wesentlichen Informationen neben der Anschrift können hierbei grundsätzlich Zahlungsinformationen und -konditionen, Steuerdaten, Einkaufskonditionen sowie die Kontohinterlegung zum Hauptbuch sein. Dieser Teilprozess umfasst darüber hinaus auch das (Ent-)Sperren sowie das Archivieren und ggf. das Löschen von Kreditoren.
Rechnungserfassung und -archivierung
Die eingehenden Rechnungen werden als Vorbereitung zur Rechnungsprüfung chronologisch sortiert und fortlaufend mit Rechnungsnummer versehen. Die fortlaufende Nummerierung stellt die eindeutige Identifizierung der Rechnung im weiteren Prozessverlauf sicher. Für einen optimierten Workflow sollten die Rechnungen grundsätzlich gescannt und mittels Datenerkennungssoftware für die Rechnungsprüfung digitalisiert werden. Bei Fehlermeldungen in der Datenerkennung erfolgt eine manuelle Nacherfassung der Rechnungen. Nach der Erfassung und der Weiterleitung der elektronischen Rechnung sind die physischen Originalrechnungen entsprechend der gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen zu archivieren.
Rechnungsprüfung
In der Rechnungsprüfung werden die erfassten Rechnungen hinsichtlich der Einhaltung der Voraussetzungen nach § 14 UStG (Inhalte ordnungsgemäßer Rechnungen) sowie der internen formalen Anforderungen auf Vollständigkeit (z. B. Bestellnummer, Bestellunterlagen und Kontierungsinformationen) geprüft. Die formal vorgeprüften Rechnungen werden an die Fachbereiche zur sachlich-technischen Prüfung und Rechnungsfreigabe weitergeleitet. Im Anschluss daran erfolgen die kaufmännische bzw. rechnerische Prüfung und die Buchung unter Berücksichtigung der Steuer. Sollten Abweichungen oder Unklarheiten in der Bearbeitung der Rechnung auftreten, wird die Klärung mit dem Lieferanten angestoßen oder die Rechnung zur Entlastung zurückgesendet.
Offene Posten und Zahlung
Die offenen Posten werden gemäß ihrer Fälligkeit und der vereinbarten Zahlungskonditionen verwaltet. Es gilt dabei, die optimale Ausnutzung der Skontofristen zu überwachen. Daraus resultierend wird, entsprechend den innerbetrieblich festgelegten Zahlungstagen, eine Zahlungsvorschlagsliste erstellt. Die zur Zahlung vorgeschlagenen Posten sind gemäß des 4-Augen-Prinzips (Ersteller und Veranlasser der Zahlung) zu prüfen und bei Korrektheit sind die Zahlungen zu veranlassen. Anschließend werden die Zahlungsbelege erzeugt und im Buchungssystem erfasst. Aus den Informationen zu den offenen Posten sollten Fälligkeitsstrukturauswertungen erstellt und als Informationsbasis für die Liquiditätsplanung genutzt werden. Entsprechende Saldenbestätigungen sind zu den Stichtagen einzuholen.
Korrektur- und Abschlussbuchung
Die geleisteten Zahlungen müssen hinsichtlich der Periodenzugehörigkeit geprüft und ggf. dahingehend abgegrenzt werden, sodass bei Periodenabschluss eine periodengerechte Zuordnung und die damit verbundene, notwendige Buchung erfolgen kann. Die Leistungserbringung und die eingegangenen Rechnungen müssen unter Berücksichtigung der gebuchten Wareneingänge abgeglichen werden. Sollten Abweichungen auftreten, ist eine Klärung mit den Verantwortlichen (wie z. B. dem Einkauf oder den Lieferanten) vorzunehmen. Für ausländische Verbindlichkeiten müssen – analog zur Debitorenbuchhaltung – Bewertungen in der Landeswährung erfolgen u...