Prof. Dr. Jana Heimel, Daniel Mönch
Ziele
Die Anlagenbuchhaltung, als Teil des Buy-to-Scrap-Prozesses (vgl. Abschnitt 4.3), beinhaltet die buchhalterische Erfassung und Dokumentation aller materiellen und immateriellen Anlagegüter eines Unternehmens mit dem Ziel, dessen Vermögenswerte sowie deren Entwicklung transparent darzustellen. Sie schafft damit die Grundlage für betriebliche Entscheidungen bezüglich zukünftiger (Des-)Investitionen und dient der Information gegenüber externen Stellen.
Inhalte
Die Anlagenbuchhaltung (vgl. Abb. 7) dokumentiert den Bestand und die Wertveränderungen des Sach- und Finanzanlagevermögens sowie der immateriellen Vermögensgegenstände. Zur Ermittlung des aktuellen Anlagenbestands unterstützt die Anlagenbuchhaltung die Inventur zu den Stichtagen (z. B. zum Jahresabschluss). Um den tatsächlichen Bilanzwert zum Stichtag ausweisen zu können, erfasst die Anlagenbuchhaltung die bilanzielle, steuerliche und kalkulatorische Abschreibung und führt den dazugehörigen Abschreibungslauf ebenso durch wie die Berechnung der Zinsen auf das gebundene Kapital im Anlagevermögen. Darüber hinaus ist die Anlagenbuchhaltung bei der Erstellung von Investitions- und Abschreibungsplänen bzw. -szenarien für die Budgetplanung beteiligt.
Abb. 7: Gestaltung der Anlagenbuchhaltung
Anlagenstammdaten
Grundlage der Anlagenbuchhaltung ist die Pflege und damit das Anlegen der Anlagenstammsätze. Diese beinhalten neben der eindeutig zuordenbaren Anlagen- und Inventarnummer eine klare und eindeutige Beschreibung inklusive Art, Anzahl, Wert und Nutzungsdauer. Auf Basis der Informationen der Fachbereiche und des Controllings werden je Anlage oder je Anlagenklasse die dazugehörige Abschreibungsmethodik und die betroffene Kostenstelle zugewiesen. Die Anlagenstammdaten müssen im weiteren Verlauf fortlaufend gepflegt werden.
Anlagenzugang
Sofern im Laufe der Geschäftstätigkeit eine Anlage in das Vermögen eingeht oder eine Inbetriebnahme erfolgt, ist durch die Fachbereiche eine entsprechende Meldung an die Anlagenbuchhaltung vorzunehmen. Auf Basis dieser Meldung und der Anschaffungs- und Herstellkosten erfolgt die Buchung des Anlagenzugangs oder die Umbuchung aus den Anlagen im Bau. Ein wichtiger Bestandteil der Zugangsmeldung ist die systemseitige Zuweisung bzw. Hinterlegung einer Anlagenklasse. Im weiteren Geschäftsverlauf können im Bedarfsfall auf Basis von Rückmeldungen der Fachbereiche oder des Controllings auch nachträglich Anschaffungskosten aktiviert und gebucht werden. Auch direkt vom Management beschlossene Umklassifizierungen von Anlagen (Zweckverkauf oder Finanzanlage) sind im System durch die Anlagenbuchhaltung zu erfassen.
Anlagenabgang
Wenn Anlagen durch Verkauf oder Verschrottung aus dem Unternehmensbestand ausscheiden, ist auf Basis der Fachbereichsmeldung und vorliegender Nachweise die Abgangsmeldung systemseitig zu buchen. In diesem Zuge sind Restbuchwerte auszubuchen sowie eventuell anfallende Verkaufserträge zu erfassen.
Anlagenbewertung und AfA-Lauf
Ausgehend von den Informationen der Fachbereiche hinsichtlich notwendiger Wertberichtigungen bei Anlagen, den Ergebnissen aus den Impairment-Tests und den Informationen aus den Anlagenstammsätzen erfolgt der periodische, systemseitige Abschreibungslauf. Fachbereiche können bei Bedarf auch außerplanmäßige Abschreibungen bzw. Wertberichtigungen von Anlagen melden. Das Ergebnis eines AfA-Laufes muss schließlich durch die Anlagenbuchhaltung plausibilisiert werden. Darauf aufbauend werden Szenarien mit der Simulation von Managemententscheidungen auf die Bilanz entwickelt. Als Ergebnis liefert die Anlagenbuchhaltung einen Anlagenspiegel mit aktuellen Buchwerten aller Anlagen respektive immaterieller Vermögensgegenstände, welcher als Basis für Investitionsentscheidungen dient.
Inventurhilfe
Die Anlagenbuchhaltung prüft und pflegt die Inventurrichtlinien und stellt den Fachbereichen das Anlagengitter (Bestandsliste über alle Anlagen) zur Verfügung. Basierend auf diesen Richtlinien erfolgt dann die Anlageninventur. Das Ergebnis der Inventur (Anlagenabgang, -zugang oder Wertberichtigung) wird systemseitig wiederum durch die Anlagenbuchhaltung erfasst.
Prozessleistungsmessung, KPIs
Der Prozess liefert für Managemententscheidungen wichtige Kennzahlen, wie z. B. die Investitionsquote, welche die jährlichen Investitionen im Verhältnis zu den kumulierten Anschaffungs- und Herstellkosten darstellt. Weitere wichtige Kennzahlen für Unternehmen können die Anlagenwachstumsquote (Investitionen/Abschreibungen), der Anlagenabnutzungsgrad und die Altersstruktur des Anlagevermögens sein.
Empfehlungen für einen erfolgreichen Anlagenbuchhaltungsprozess
- Sorgen Sie für eine sorgfältig geführte Anlagenbuchhaltung, um eine solide Basis für Investitionsentscheidungen zu schaffen.
- Nutzen Sie die Vorteile von automatisierten Freigabeprozessen bzw. Investitionsworkflows und binden Sie die Anlagenbuchhaltung in diese Prozesse ein.
- Berücksichtigen Sie konsequent und systematisch Investitionsanträge/Kontierungen sowie die Hinterlegung...