Flüssige Mittel in Buchführung und Bilanz / 3 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Bargeldbereich ab 1.1.2020

[1] Grundlage: FinMin Mecklenburg-Vorpommern, IV 310 – S 0315–00000–2015/001–017, Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Bargeldbereich ab 01.01.2020.

3.1 Einzelaufzeichnungspflicht

Rz. 13

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht mit Gültigkeit ab 29.12.2016 nunmehr erstmals im Gesetz normiert. Auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)^[1] betont die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ergebende Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Demnach sind Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen

• einzeln,
• vollständig (lückenlos),
• richtig,
• zeitgerecht und
• geordnet vorzunehmen.

Rz. 14

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Zur Erfüllung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalles zeitnah erforderlich. Die Geschäftsvorfälle sind laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren, so dass sich die einzelnen Vorgänge in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Veränderungen und der ursprüngliche Inhalt müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist feststellbar bleiben. Die Grundaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar zu der Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalles aufzuzeichnen sind:

• der/die verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel/Dienstleistung,
• der endgültige Einzelverkaufspreis,
• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
• vereinbarte Preisminderungen,
• die Zahlungsart,
• das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes,
• die verkaufte Menge bzw. Anzahl sowie
• der Name des Vertragspartners.

Rz. 15

Das Erfordernis, den verkauften Artikel eindeutig zu bezeichnen, bedingt in der Regel die Aufnahme jedes Einzelartikels im elektronischen Aufzeichnungssystem. Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt. Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen. Es wird z. B. nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden. Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie grds. aufbewahrungspflichtig.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".

3.2 Aufbewahrungspflicht

Rz. 16

Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. 17 Abs. 3b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) scheidet aus. Aufbewahrungspflichtige „elektronischen Daten sind u. a.:

• alle steuerlich relevanten Einzeldaten,
• jeder einzelne Geschäftsvorfall, einschließlich aller Änderungen (Stornos, Warenrücknahmen etc.),
• elektronisch erzeugte Rechnungen, auch Bewirtungsbelege u. a.,
• Programmierdaten (die erstmalige programmtechnische Einrichtung des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie alle danach erfolgten Programmänderungen),
• Stammdaten mit sämtlichen Änderungen,
• Journaldaten,
• Berichtsabfragen und
• Strukturinformationen/Datensatzbeschreibungen.

Aufbewahrungspflichtig sind zudem u. a. auch:

• Organisationsunterlagen, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Handbücher, Programmieranleitungen, Programmbeschreibungen/-richtlinien, Einrichtungsprotokolle, Freigabeprotokolle, Fehlerprotokolle, Änderungslisten, Arbeitsanweisungen zur Verarbeitung von Geschäftsvorfällen, Datenaustausch und Archivierung (Verfahrensdokumentation), Aufgabenbeschreibungen/OrganisationspIäne über Verantwortlichkeiten der Datenerfassung;
• Unterlagen in Papierform, wie z. B. manuelle (Ursprungs-)Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch, Kladde, Bestellbücher, Strichlisten, ...), Belege/Buchungsbelege.

Rz. 17

Eine Verdichtung der elektronischen Daten ist unzulässig. Eine Aufbewahrung der Kassendaten nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Zu jedem eingesetzten System ist der konkrete Einsatzo...