Flüssige Mittel in Buchführung und Bilanz / 3.4 Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems

Rz. 19

Spätestens seit dem 1.1.2017 müssen die eingesetzten elektronischen Kassensysteme alle Einzeldaten unveränderbar und maschinell auswertbar speichern. Mit Wirkung ab 1.1.2020 treten die durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen mit § 146a AO normierten Ordnungsvorschriften in Kraft.

Diese Aufzeichnungen sind zum Nachweis der Unveränderbarkeit der generierten Daten ab dem 1.1.2020 durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO), die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen muss.

3.4.1 Technische Verordnung und Verfahrensrichtlinien

Rz. 20

Weitergehende Regelungen insbesondere zur konkreten Festlegung von Erfordernissen der technischen Sicherheitseinrichtung, zu Datenformaten und -inhalten sowie zum Melde- und Antragsverfahren sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und in dem Anwendungserlass zu § 146a AO festgelegt.

3.4.2 Nichtbeanstandungsregelung

Rz. 21

Gemäß BMF-Schreiben vom 6.11.2019^[1] wird es nicht beanstandet, wenn die mit einer TSE aufrüstbaren Kassensysteme längstens bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind jedoch umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

Diese Nichtbeanstandungsregelung haben alle FinMin der Länder (mit Ausnahme von Bremen) bis zum 31.03.2021 verlängert, da sich die Implementierung der Systeme aufgrund der Corona-Pandemie verzögerte und sich durch die Umstellung der USt-Sätze (zeitweise von 19 % auf 16 %) weitere Belastungen ergaben. Die Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft.

• Die erforderliche Anzahl an TSE muss bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister bis zum 30.09.2020 (in Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Berlin, Brandenburg und Sachsen bis zum 31.08.2020) nachweislich verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben worden sein oder
• es ist ein Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen, eine solche ist aber nachweislich noch nicht verfügbar.

Mit seinem Schreiben vom 18.8.2020^[2] hält das BMF an seiner bisherigen Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 fest. Die Länderverfügungen bleiben jedoch in Kraft, da der Bund gemäß Art. 85 Abs. 3 GG gegenüber den Länderbehörden kein Weisungsrecht hat.^[3] Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.

Es wird darauf hingewiesen, dass Kassensysteme, welche nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, ab dem 1.1.2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden dürfen (Vertriebsverbot). Das Nichtbeanstandungsschreiben findet auf nicht aufrüstbare PC-Kassen (nicht "TSE-ready") keine Anwendung. Diese Kassen dürfen ab dem 1.1.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

[1] BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A 4 – S 0319/19/10002 :001, "Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31. Dezember 2019".

[2] BMF, Schreiben v. 18.8.2020, IV A 4 – S 0319/20/10002 :003.

[3] Eine Verlängerung über den 31.03.2021 wird es voraussichtlich nicht geben, daher muss ggf. rechtzeitig beim zuständigen FA ein Antrag auf Fristverlängerung gemäß § 148 AO gestellt werden.

3.4.3 Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Kassensysteme

Rz. 22

Wurden Registrierkassen nach dem 26.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, die zwar den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010^[1] entsprechen, aber bauartbedingt nicht derart aufrüstbar sind, dass sie die Anforderungen des ab 1.1.2020 anzuwendenden § 146a AO erfüllen, können diese bis einschließlich 31.12.2022 weiterverwendet werden.

Trotz Übergangsfrist gilt auch für diese Kassen, dass alle aufzeichnungspflichtigen elektronischen Einzeldaten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist

• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar

aufbewahrt werden müssen. Diese Daten sind so in einem elektronischen Journal zu speichern, dass nachträgliche spurlose Veränderungen unmöglich sind (z. B. durch eine Sicherung mit fortlaufender Transaktionsnummer).

[1] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/1004–07 [2010/0946087], BStBl. 2010 I S. 1342, "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften".

3.4.4 Mitteilungspflicht für "TSE-Kassen" an die Finanzverwaltung

Rz. 23

Von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen.

Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.

3.4.5 Belegausgabepflicht an den Kunden

Rz. 24

Seit dem 1.1.2020 gilt: Jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem Kunden in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen. Dieser Beleg kann in Papierform oder auch elektronisch zur Verfügung gestellt werd...