Dipl.-Kfm. Martin Kreuzer, Dipl.-Kfm. Wolfgang Schlesner
Im Rahmen von Future Finance werden zukunftsorientierte Accounting-Prozesse etabliert. Dabei soll das Accounting für eine künftige Umstellung des Rechnungslegungsstandards auf IFRS vorbereitet werden (sog. IFRS-readiness). Durch eine IFRS-readiness wird eine höhere Vergleichbarkeit von Finanzkennzahlen und Abschlüssen im internationalen Umfeld ermöglicht. Ergänzend zur IFRS-readiness wird im Accounting die Ledger-Lösung in SAP eingeführt, um mit einem führenden Ledger und mehreren nicht-führenden Ledgern verschiedene Rechnungslegungsvorschriften abbilden zu können. Welche Rolle das neue Hauptbuch (engl. General Ledger) im Accounting einnimmt, ist in Abb. 7 dargestellt.
Abb. 7: Funktionsweise eines General Ledgers
Auch fachlich werden Harmonisierungspotenziale ausgeschöpft. Ein notwendiger Schritt dafür ist die Schaffung eines einheitlichen Kontenrahmens, der einen Mindeststandard etabliert, aber gleichzeitig Gestaltungsräume für die Teilkonzerne bietet, um geschäftsmodell-spezifische Sachverhalte entsprechend abbilden zu können. Bspw. können bei einem zehnstelligen Kontenplan die ersten sechs Stellen durch Governance-Vorgaben definiert und die letzten 4 Stellen teilkonzernspezifisch ausgeprägt werden. Der Vorteil eines harmonisierten Kontenrahmens besteht in der eindeutigen und übersichtlichen Systematik, anhand derer Kontennummern vergeben und Geschäftsvorfälle gebucht werden. Dadurch können Kosten- und Erlöskonten auf ein Minimum reduziert werden und die manuelle Einarbeitung in verschiedenen Kontenplänen entfällt.
Neben dem Kontenrahmen wird konzernweit ein Accounting-Regelwerk zur Verfügung gestellt, welches unter anderem Bilanzierungsrichtlinien, Prozessbeschreibungen und ein Kontierungshandbuch enthält. Dieses Regelwerk soll die Umsetzung externer Vorgaben (z. B. Bewertungsvorschriften) sicherstellen. Das Kontierungshandbuch beschreibt z. B., welche Konten für bestimmte Geschäftsvorfälle zu verwenden sind und in welcher Form diese Konten bebucht werden (manuell vs. automatisiert).
Ein weiterer wichtiger Baustein von zukunftsorientierten Accounting-Prozessen ist die Erhöhung des Automatisierungsgrades. Dabei sollen, insbesondere bei regelbasierten und wiederkehrenden Geschäftsvorfällen wie bspw. Accounts Payable und Accounts Receivable, mehr computergestützte Algorithmen die Verbuchung übernehmen. Durch eine Kombination aus Daten- und Prozessstandardisierung können Echtzeitberichte und übersichtliche Dashboards erstellt werden, die den Finanzführungskräften eine bessere Entscheidungsgrundlage liefern.
Der bestehende und für alle Teilkonzerne verbindliche Abschlusskalender soll im Rahmen von Future Finance optimiert werden, um ein Fast Closing zu ermöglichen. Hierbei bezeichnet der Begriff Fast Closing eine Beschleunigung von Aufstellung, Prüfung und Veröffentlichung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen durch reduzierten manuellen Abstimmungsaufwand und schnellere Datenverfügbarkeit mit S/4HANA. Die Realisierung dieser Effizienzen ist erforderlich, um dem gestiegenen Informationsbedürfnis von externen Stakeholdern gerecht zu werden.
Das abschließende Element eines zukunftsorientierten Accounting-Prozesses ist der verpflichtende Einsatz des Geschäftspartner-Ansatzes in SAP. Dieser Ansatz besagt, dass ein Geschäftspartner gleichzeitig mehrere Rollen annehmen kann, bspw. Kunde und Mitarbeiter oder Kunde und Lieferant. Dabei wird die Datenqualität durch die Vergabe von eindeutigen Identifikationsnummern und die Vermeidung von Duplikaten gesteigert (s. Abb. 8).
Abb. 8: Geschäftspartner-Ansatz in SAP