Geschäftsbriefe und Impressum der GmbH: rechtssicher ges ... / 1 Was gilt als Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbrief gelten grundsätzlich alle schriftlichen Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger außerhalb der GmbH gerichtet sind und die zudem einen geschäftsbezogenen Inhalt besitzen. Für Mitteilungen und Berichte im Rahmen einer laufenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (§ 35a Abs. 2 GmbHG), bestehen hinsichtlich der notwendigen Pflichtangaben bestimmte Erleichterungen. Hierzu zählen z. B. Angebote, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen, Mahnungen oder Quittungen.

Briefe mit persönlichem Inhalt (Glückwünsche, Kondolenzschreiben) sind keine Geschäftsbriefe. Auch der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen einer Gesellschaft fällt nicht unter § 35a GmbHG. Ebenfalls keine Geschäftsbriefe sind Mitteilungen, die sich an einen unbestimmten Personenkreis wenden, wie etwa Werbeflyer, Postwurfsendungen oder Anzeigen in Zeitungen oder Wochenblättern.

1.1 Handelnde Person

Als Geschäftsbriefe gelten alle Briefe, die von Geschäftsführern oder Mitarbeitern verwendet werden. Dabei kommt es nicht auf das Innenverhältnis zwischen der Gesellschaft und der handelnden Person an, sondern nur darauf, dass die handelnde Person für die Gesellschaft auftritt (dies umfasst auch Dritte, die im Namen der Gesellschaft handeln).

1.2 Bestimmter Empfänger

Der Geschäftsbrief muss an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Das ist dann der Fall, wenn die geschäftliche Mitteilung selbst oder der die Mitteilung verschließende Umschlag an eine individuell bezeichnete Person adressiert ist. Es ist aber nicht relevant, ob auch der Inhalt auf einen bestimmten Empfänger ausgerichtet ist.

Wie ein Geschäftsbrief die GmbH verlässt, ist gleichgültig. Es kommt also nicht auf das Medium an, mit dem der Geschäftsbrief nach außen gelangt. Unerheblich ist des Weiteren, ob der Geschäftsbrief ins Inland oder ins Ausland versandt wird.

1.3 Immer als Geschäftsbriefe gelten z. B.:

• Bestellscheine (§ 35a Abs. 3 GmbHG)
• Werbeschreiben adressiert an eine individuell bezeichnete Person (namentlich im Anschriftenfeld genannte Personen)

1.4 Nicht als Geschäftsbriefe gelten z. B.:

• Werbeschreiben, sofern sie nicht personalisiert sind
• Postwurfsendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis
• Öffentliche Bekanntmachungen
• Zeitschriftenanzeigen
• Schriftverkehr mit eigenen Filialen und Zweigniederlassungen
• Schriftverkehr mit eigenen Gesellschaftern
• innerbetriebliche Mitteilungen

1.5 Äußere Form (E-Mails, Webseiten, Social Media)

Der Begriff Geschäftsbrief ist weit auszulegen. Die äußere Form des Geschäftsbriefs ist unerheblich. Neben Briefen kommen Postkarten, Fernschreiben oder Telefaxe in Betracht.

Als Geschäftsbrief im rechtlichen Sinne gelten auch E-Mails. Auch hier sind die Angaben nach § 35a GmbHG zu machen (z. B. als Signatur oder Dateianhang). Ob die Verknüpfung mit einem Hyperlink ausreichend ist, der die erforderlichen Angaben enthält, wird uneinheitlich bewertet. Aus Gründen der Vorsicht ist eine Signatur oder ein Dateianhang daher vorzuziehen. Sofern der E-Mail ein Dokument angehängt wird, welches ebenfalls als Geschäftsbrief zu qualifizieren ist, so hat dieser E-Mail-Anhang ebenfalls die Angaben nach § 35a GmbHG zu enthalten.

Faxe sollten am besten auf einer entsprechenden Vorlage samt den Pflichtangaben versendet werden.

Erfasst dürften aufgrund der bewusst weit gefassten Formulierung in der Richtlinie (EU) 2017/1132 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14.6.2017 (Art. 26) auch sämtliche Formen der modernen Kurznachrichtendienste sein, wie z. B. SMS, Tweets auf X (vormals Twitter), WhatsApp-Mitteilungen. In der Literatur wird dies hingegen teilweise nicht ganz einheitlich beurteilt. Vorsichtshalber sollten die notwendigen Angaben aber auch hier angefügt werden.

Unternehmensprofile in Netzwerken wie LinkedIn, XING oder Instagram sowie entsprechende Beiträge in diesen Netzwerken, sind grundsätzlich nicht an einen bestimmten Empfängerkreis gerichtet und daher nicht von § 35a GmbHG umfasst. Allerdings kann sich für diese Fälle die Angabepflicht aus § 5 DDG ergeben (siehe hierzu Kap. 7).