2.1 Respekt und Toleranz
Die Mitglieder der Geschäftsleitung sollten sich als gleichberechtigte Partner sehen. Jeder Geschäftsführer hat die vorgetragenen Meinungen vorurteilslos zu prüfen und sachlich dazu Stellung zu nehmen. Der Geschäftsführer nimmt zu allen anstehenden Fragen sachlich und objektiv Stellung, auch und gerade wenn Kollegen anderer Meinung sind. Kritik ist in einer Form auszuüben, durch die Kollegen nicht verletzt, beleidigt oder persönlich gekränkt werden. Kein Geschäftsführer hat das Recht, einem anderen Geschäftsführer Weisungen zu erteilen.
2.2 Arbeiten mit Zielvereinbarungen
Arbeiten Sie grundsätzlich mit Zielvereinbarungen. In der Zielvereinbarung legen alle Gesellschafter/Geschäftsführer gemeinsam fest, wer welche Ziele bis wann mit welchen Ressourcen erreichen will. Sobald ein Gesellschafter/Geschäftsführer Anzeichen dafür hat, dass er ein vereinbartes Ziel nicht erreichen kann, hat er die Pflicht, seine Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer darüber zu informieren.
Alle Zielvereinbarungen werden in einem Katalog zusammengefasst, laufend aktualisiert und allen Gesellschaftern/Geschäftsführern zur Verfügung gestellt.
Katalogbeispiel
| Ziel/Budget |
Status |
zuständig |
Termin |
Personalbeschaffung 30.000 EUR |
Stellenanzeige schalten |
Hans Mustermann |
31.06.20xx |
Neue Kunden 25.000 EUR |
Besuche bei Firma Meier und Firma Schulze |
Michael Meier |
31.07.20xx |
Zielvereinbarungen dürfen und müssen gegenseitig kontrolliert werden können. Dies ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern wichtiger Bestandteil gemeinsamen Handelns.
Kontrollen beinhalten Verständnisfragen, gezielte Zusatzfragen, aber auch Einsicht in Unterlagen und Dokumente, die für die eigene Meinungsbildung wichtig sind. Beachten Sie aber, dass überzogene Kontrollen als Gängelung verstanden werden können und immer im Verhältnis zum damit verbundenen Aufwand gesehen werden müssen.
2.3 Klare Abgrenzung von Zuständigkeiten
Achten Sie darauf, dass die Aufgabenbereiche der tätigen Gesellschafter/Geschäftsführer klar abgegrenzt sind. Orientieren Sie sich an der fachlichen Qualifikation der Gesellschafter/Geschäftsführer, aber auch an der betriebswirtschaftlich gängigen Verteilung der Ressorts (kaufmännische Leitung, Produktion/Entwicklung, Marketing/Vertrieb, Personal, IT).
Als Gesellschafter/Geschäftsführer sind Sie dabei für alle üblicherweise im Ressort anfallenden Aufgaben zuständig. Zu Ihrer Aufgabe gehört es auch, Ihr Ressort ständig an die sich ändernden Bedürfnisse der Gesamtorganisation anzupassen.
2.4 Information untereinander sicherstellen
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mit-Gesellschafter über Ihr Ressort so gut wie möglich informiert sind. Sprechen Sie offen über Probleme, die in Ihrem Ressort auftreten und holen Sie den Rat Ihrer Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer dazu ein.
Informieren Sie lieber "zu viel" als "zu wenig". Stellen Sie Informationen grundsätzlich immer in den dazugehörenden Informationszusammenhang, damit Ihr Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer jederzeit die Reichweite einer punktuellen Information richtig bewerten kann.
Außerdem ist festzulegen, wie sich die Geschäftsführer untereinander informieren bzw. abstimmen müssen. Die genauen Modalitäten sind im Rahmen einer Geschäftsordnung zu vereinbaren (Sitzungsleitung, Abstimmungsmodalitäten, Protokoll usw.).
2.5 Vollständige Dokumentation aller Absprachen und Vereinbarungen
Auch wenn es einigen Aufwand bedeutet, sollten Sie grundsätzlich alle geschäftsbezogenen Absprachen und Vereinbarungen zwischen den Gesellschafter/Geschäftsführern vollständig und inhaltlich nachvollziehbar dokumentieren. Das betrifft Gesellschafterversammlungen, Ressortsitzungen, aber auch Abteilungen und abteilungsübergreifende Projektarbeit.
Damit stellen Sie sicher, dass im Konfliktfall oder bei späteren gerichtlichen Auseinandersetzungen auf eine lückenlose Dokumentation der betrieblichen Abläufe zurückgegriffen werden kann. Fehlende Protokolle geben Hinweise auf Pflichtversäumnisse und eine fehlerhafte Ausübung des Amtes.
2.6 Gemeinsame Vertretung nach außen
Jeder Geschäftsführer verpflichtet sich, Beschlüsse des Gremiums gegenüber Dritten (Ressort, Abteilung, Extern) zu kommunizieren und für diese einzustehen.
2.7 Bei Bedarf externe Berater einschalten
Sind sich die Gesellschafter bei der Beurteilung einer Sachfrage nicht einig, ist es hilfreich externe Fachleute und Berater in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Das können Mitglieder des Beirats, aber auch ausgewiesene Spezialisten außerhalb der GmbH sein.
Nicht zwingend ergibt sich daraus, die Konsequenzen einer externen Beratung zwingend in der GmbH umzusetzen. Erfahrungsgemäß wird damit aber die Qualität der Entscheidung für die GmbH deutlich erhöht.
2.8 Konflikte offen ansprechen
Meinungsverschiedenheiten gehören zur Arbeits- bzw. Ressortteilung. Wichtig ist, dass diese zeitnah, direkt und ohne Polemik angesprochen werden. Dazu gehört auch, Fehler und Pannen offen anzusprechen und Maßnahmen zur Abhilfe vorzuschlagen.
Die meisten Konflikte lassen sich entschärfen, indem sie von allen Beteiligten gemeinsam und offen – also im Gremium – angesprochen und gelöst werden. Gruppen- und Untergruppenbildung sollte erst gar nicht aufkommen.
Fehlverhalten ist zunächst innerhalb der eigenen "vier Wände" zu besprechen, also im Geschäftsführungs-Gremium. Erst wenn Sie hier keine einvernehmliche Lös...