Geschäftsführer: So meistern Sie Ihre Führungsaufgaben / 3 Umgang mit den Gesellschaftern

Im kleinen Unternehmen, in dem wenige Gesellschafter zugleich auch Geschäftsführer sind, sind Fragen der Zusammenarbeit und der gegenseitigen Information leicht zu lösen. Solange keine wirklichen Kommunikationsbarrieren bestehen, ergeben sich innerhalb der täglichen Zusammenarbeit laufend Gelegenheiten zu einem Informationsaustausch. Werden zusätzlich bestimmte Formen durchgehalten (Berichte, Beschlussprotokolle, Ergebnisprotokolle, Termin- und Zielvereinbarungen), dann dürften Informationsdefizite kaum auftreten.

Mit zunehmender Komplexität des Unternehmens erhält der Informationsaustausch zusätzliches Gewicht. In größeren Unternehmen ist es üblich, die Berichterstattung zwischen Gesellschaftern und ihren Geschäftsführern mithilfe eines sog. Informationskatalogs zu systematisieren. Hierin wird festgelegt, worüber die Gesellschafter regelmäßig bzw. außerordentlich von den Geschäftsführern unterrichtet werden müssen. Zur Aufstellung eines Informationskatalogs können Sie folgende Systematik verwenden:

Regelmäßige, generelle Informationen:

• Informationen zur finanziellen Situation der GmbH
• Informationen zu Produktion und Vertrieb, neuen Produkten, Forschung und Entwicklung, Informationen zur Personal- und Gehaltsstruktur, Vorschlagswesen

Führungsbereich des einzelnen Geschäftsführers:

• Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern
• besondere Ergebnisse im Führungsbereich
• den Abteilungsleitern gesetzte Zielvorgaben
• Stand der Systematisierung der Information und Kontrolle
• Mitarbeiterbeurteilungen
• Stand der Weiterbildung

Informationen bei besonderen Vorkommnissen:

• Informationen über besondere Maßnahmen der Konkurrenz
• erhebliche Betriebsstörungen
• Ausfall eines Großkunden
• Insolvenz eines wichtigen Schuldners
• plötzlicher Ausfall von schwer ersetzbaren Mitarbeitern

Neben diesem Inhaltskatalog ist festzulegen,

• in welcher Form (schriftlich und/oder mündlich)
• und in welchen zeitlichen Abständen (vierteljährlich, monatlich)

zu berichten ist. Zusätzlich ist darauf zu achten: Der hier aufgeführte Katalog hat exemplarischen Charakter. Je nach betrieblicher Besonderheit und Branche, nach Informationsbedarf der Gesellschafter oder im Falle zusätzlicher Organe (Beirat) ist hierzu ein auf die besonderen Bedürfnisse der GmbH ausgelegter Informationskatalog zu erarbeiten.

Praxis-Tipp

Grundsätzlich ist die Erstellung eines Informationskatalogs Aufgabe der Gesellschafter/Gesellschafterversammlung. Dennoch sind die Geschäftsführer gut beraten, wenn sie Vorschläge dazu erarbeiten und ihre Vor-Ort-Erfahrungen in den Katalog einfließen lassen. Wichtig ist außerdem, dass der Katalog regelmäßig auf Brauchbarkeit geprüft und ggf. abgeändert wird. Folgendes Verfahren zur Erstellung eines Informationskatalogs hat sich in der Praxis bewährt:

• Die Gesellschafter beauftragen die Geschäftsführer festzulegen, über welche Sachverhalte sie regelmäßig informieren müssen
• Die Gesellschafter erweitern diesen Katalog um ihre spezifischen Anforderungen

Im Rahmen einer gemeinsamen Besprechung werden der endgültige Umfang des Katalogs festgelegt, die Berichtsabstände festgeschrieben und der Turnus festgelegt, wie oft der Informationskatalog überarbeitet wird.