Geschenke: Abzugsbeschränkung bei betrieblicher Veranlassung / 7 Getrennte Aufzeichnung

7.1 Materiell-rechtliche Abzugsvoraussetzung

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.^[1] Die Aufzeichnungspflicht umfasst die abziehbaren und die nicht abziehbaren Geschenkaufwendungen. Es handelt sich um eine materiell-rechtliche Abzugsvoraussetzung. Bei Verletzung dieser Aufzeichnungspflicht sind die – ansonsten abzugsfähigen – Geschenkaufwendungen selbst dann von der Berücksichtigung bei der Gewinnermittlung ausgeschlossen, wenn im Einzelfall Zweifel an Höhe, Angemessenheit und betrieblicher Veranlassung der Aufwendungen nicht bestehen und die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 50 EUR (bis 2023: 35 EUR) nicht übersteigen.^{[2], [3]} Die besondere Aufzeichnungspflicht gilt auch, wenn eine Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG vorgenommen wird.

Wichtig

Aufzeichnungspflicht auch für Werbeträger

Nach einer Entscheidung des FG Baden-Württemberg^[4] gilt die besondere Aufzeichnungspflicht auch für sog. Werbeträger, z. B. mit einem Firmenlogo bedruckte Kalender, die zu Weihnachten an Kunden und potenzielle Kunden verteilt werden.

[1] § 4 Abs. 7 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 22.1.1988, III R 171/82, BStBl 1988 II S. 535; BFH, Beschluss v. 27.3.2007, I B 125/06, BFH/NV 2007 S. 1305 Rn. 3.

[3] H 4.11 "Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht" EStH 2021.

[4] FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11, EFG 2016 S. 1197, rechtskräftig nach Rücknahme der Revision.

7.2 Besonderes Konto

Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn die Geschenkaufwendungen bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich fortlaufend, zeitnah und auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung gebucht werden.

Bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung müssen sie von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.^{[1], [2]} Zeitnahe Verbuchung bedeutet, dass die Geschenkaufwendungen innerhalb einer Frist von 10 Tagen, allenfalls innerhalb eines Monats nach der Zuwendung des Geschenks, aufgezeichnet werden; eine getrennte Aufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs genügt nicht.^[3] Die besonderen Aufzeichnungspflichten gelten auch für Bagatellgeschenke, die im Rahmen der Streuwerbung verteilt werden.^[4] Der Steuerpflichtige kann für jede Gruppe der besonders aufzeichnungspflichtigen, nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben (Geschenke, Bewirtungskosten usw.) ein besonderes Konto oder – bei Einnahmenüberschussrechnung – eine besondere Spalte führen. Es ist aber auch ausreichend, wenn für alle diese Aufwendungen zusammengenommen ein Konto oder eine Spalte geführt wird. In diesem Fall muss sich aber aus jeder Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergeben.^[5]

[1] BFH, Urteil v. 22.1.1988, III R 171/82, BStBl 1988 II S. 535.

[2] H 4.11 "Besondere Aufzeichnung" EStH 2021.

[3] BFH, Urteil v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989 S. 22.

[4] FG Düsseldorf, Urteil v. 29.9.1988, 1 K 229/83 F, EFG 1989 S. 104; FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11, EFG 2016 S. 1197.

[5] R 4.11 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EStR 2012.

7.3 Korrektur von Fehlbuchungen

Werden auf einem besonders eingerichteten Konto bzw. in einer besonderen Spalte neben besonders aufzeichnungspflichtigen Geschenkaufwendungen usw. auch einmal oder vereinzelt Betriebsausgaben anderer Art verbucht bzw. aufgezeichnet, liegt noch kein steuerschädliches "gemischtes" Konto vor. Das gilt jedoch nur, wenn die Fehlbuchungen auf Abgrenzungsschwierigkeiten oder Schreib- und Eingabefehlern beruhen, sich die Fehlbuchung also als offenbare Unrichtigkeit i. S. d. § 129 AO darstellt.^{[1], [2]} Das Erfordernis von Aufzeichnungen "getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben" ist danach (noch) erfüllt, die Fehlbuchung kann steuerunschädlich durch eine Umbuchung berichtigt werden, auch noch nach Ablauf des Wirtschaftsjahrs.

[1] BFH, Urteil v. 19.8.1999, IV R 20/99, BStBl 2000 II S. 203.

[2] BMF, Schreiben v. 8.5.1995, DStR 1995 S. 884; H 4.11 "Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht"EStH 2021.

7.4 Sammelbuchung ist in bestimmten Fällen zulässig

Prinzipiell ist die Hingabe eines jeden Geschenks als besonderer Geschäftsvorfall einzeln zu buchen mit der Folge, dass der Name des Geschenkempfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein muss.^[1] Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können jedoch in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn

• die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind oder
• im Hinblick auf die Art des zugewendeten Gegenstands, z. B. Taschenkalender, Kugelschreiber oder dergleichen und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze von 50 EUR (bis 2023: 35 EUR) bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird; in diesem Fall ist zusätzlich eine Angabe der Namen der Empfänger nicht erforderlich.^[2]

[1] R 4.11 Abs. 2 Satz 1 EStR 2012.

[2] R 4.11 Abs. 2 Satz 2 EStR 2012.