Prof. Dr. Wolfgang Wiesmann, Prof. Dr. Mike Schulze
Die Umsetzung des neuen Organisationskonzepts durchläuft mehrere Phasen. Abb. 6 zeigt exemplarisch den Fahrplan bei der Umsetzung eines Controlling-SSC. Er umfasst den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur, die Rekrutierung und Weiterbildung von Mitarbeitern, die eigentliche Migration der Aktivitäten sowie die anschließende Prozessstabilisierung. Zum Aufbau der erforderlichen Infrastruktur gehören z. B. die Anmietung von Gebäuden, die Beschaffung und Installation der IT-Ausstattung sowie die Gründung von rechtlichen Einheiten. Im nächsten Schritt erfolgen die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Dokumentation des zu transferierenden Wissens der bestehenden Mitarbeiter sowie die Vermittlung des notwendigen Wissens an die künftig zuständigen Mitarbeiter.
Die Überführung der Controllingaktivitäten in die neue Organisationsstruktur folgt dem in der Planungsphase festgelegten Migrationsplan. Dabei werden Tätigkeiten, die nicht in das Aufgabenspektrum des Controllings fallen, nach Abstimmung mit den jeweiligen Zielfunktionen in die entsprechenden Zuständigkeiten überführt oder vollständig eliminiert, sofern sie sich als nicht zwingend erforderlich oder wertstiftend herausstellen. Ebenfalls eliminiert werden Controllingtätigkeiten, die nicht dem Steuerungskonzept des Unternehmens entsprechen (z. B. Berichterstellung für Manager ohne entsprechende Steuerungsverantwortung) oder durch ein Self-Service-Reporting ersetzt werden können. Die danach noch verbleibenden Tätigkeiten werden in die neue Organisationsstruktur überführt. Beim Aufbau großer Organisationseinheiten wie einem Controlling-SSC kann es sinnvoll sein, den Aktivitätentransfer nicht zeitgleich, sondern in Wellen nach Ländern und/oder Prozessen zu vollziehen. Während der Migrationsphase sind auftretende Risiken mit geeigneten Maßnahmen (z. B. erhöhter Personalbestand, gezielte Auffrischungstrainings) zu managen.
Ein solches Risikomanagement trägt auch zur Prozessstabilität nach erfolgter Migration bei. In der Stabilisierungsphase sind die Leistungen täglich zu kontrollieren und auftretende Fehler umgehend zu korrigieren. Bereits in diesem frühen Stadium lassen sich erste Effizienzgewinne realisieren. Dabei zeigt sich, dass sich mit dem Einsatz neuer Technologien wie z. B. RPA nicht nur Effizienzvorteile erzielen lassen, sondern auch ein besseres Monitoring der Prozessstabilität möglich ist. Um bestmöglich für die Stabilisierungsphase gerüstet zu sein, empfiehlt sich die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie, die alle Stakeholder einbindet. Regelmäßige Fortschrittsberichte und ein offener Erfahrungsaustausch in bestehenden oder eigens eingerichteten Gremien sorgen für eine erhöhte Akzeptanz des Projekts und bieten die Gelegenheit, Störfaktoren möglichst frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Abb. 6: Fahrplan für die Umsetzung eines Controlling SSC