GmbH: Außerordentliche Gesellschafterversammlung / 4 Durchführung, Beschlussfassung und Protokoll

Die nachfolgende Checkliste ist eine Hilfestellung für den Notfall. Die Hinzuziehung eines Experten ist unter Umständen anzuraten.

Für die Durchführung, Beschlussfassung und Protokollierung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung gelten keine Besonderheiten gegenüber einer ordentlichen Gesellschafterversammlung.

Darum geht es	Sofortmaßnahmen	Das müssen Sie beachten
Stellen Sie fest, ob ein Grund für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung vorliegt.	Überprüfen Sie das Gesetz (z. B. Verlust der Hälfte des Stammkapitals). Stellen Sie fest, ob es Gründe gibt, einen (Mit-)Geschäftsführer aus wichtigem Grund abzuberufen und zu kündigen. Überprüfen Sie auf auch die Satzung, ob diese besondere Gründe vorsieht. Nehmen Sie auch einen Einberufungswunsch eines Minderheitsgesellschafters ernst.	In der Regel beruft der Geschäftsführer die Gesellschafterversammlung ein. Manche Satzungen geben dieses Recht an den Mehrheitsgesellschafter oder Vorsitzenden der Gesellschafterversammlung oder an einen Beirat respektive fakultativen Aufsichtsrat weiter.
Stellen Sie fest, wann die Gesellschafterversammlung einberufen muss.	Prüfen Sie die Dringlichkeit des Anliegens. Je dringlicher, desto kürzer die Frist, mit der Sie einberufen müssen. Überprüfen Sie auch die Satzung, ob diese besondere Fristen vorsieht.	Die Rechtsprechung sieht 1 Woche als "angemessene" Frist auch für die Einberufung von außerordentlichen Gesellschafterversammlungen an. Allerdings kann die Zeitspanne deutlich(!) kürzer sein, wenn das Anliegen dringend ist
Stellen Sie fest, wer die Gesellschafterversammlung einberufen muss.	Prüfen Sie die Satzung Ihrer GmbH. Prüfen Sie das Anliegen von Minderheitsgesellschaftern. Kommen Sie deren Anliegen nicht nach, sind diese berechtigt, nach Fristablauf selbst einzuberufen. Prüfen Sie, ob eine Einladung, die Sie ausgesprochen haben, überhaupt rechtswirksam ist. Ist sie es nicht, sind die auf dieser Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig. Nichtige Beschlüsse dürfen Sie nicht befolgen. Nichtige Beschlüsse müssen also noch nicht mal angefochten werden, damit Sie sie nicht befolgen müssen.	Folgende Regeln müssen Sie beachten: Die Gesellschafterversammlung wird grundsätzlich von den Geschäftsführern einberufen. Jeder Geschäftsführer kann die Einberufung allein vornehmen, auch wenn er nur gesamtvertretungsberechtigt ist. Das Einberufungsrecht kann nicht generell für alle Geschäftsführer ausgeschlossen werden. Eine Beschränkung auf die Gesamtvertretung ist im Grundsatz möglich, jedoch bleibt die Einzelzuständigkeit bestehen, sofern Einberufungspflicht besteht.
Einberufungsrecht von Minderheitsgesellschaftern	Gesellschafter mit einer mindestens 10 %-igen Beteiligung am Stammkapital (Minderheitsgesellschafter) sind zur Einberufung der Gesellschafterversammlung berechtigt, wenn Sie die Einberufung einer Gesellschafterversammlung beim zuständigen Organ beantragt haben und dieses dem Verlangen nicht in angemessener Frist nachgekommen ist. Die Frist richtet sich nach der Bedeutung und Dringlichkeit des Grundes. Oder das zuständige Organ nicht vorhanden ist, also etwa der letzte Geschäftsführer sein Amt niedergelegt hat.	Beruft der/die Minderheitsgesellschafter die außerordentliche Gesellschafterversammlung zu Unrecht ein, sind die auf der Sitzung gefassten Beschlüsse nichtig. Der Geschäftsführer darf sie nicht befolgen. Tut er es dennoch, macht er sich schadensersatzpflichtig. Es ist jedoch riskant, sich auf die Unzulässigkeit der Einberufung durch Minderheitsgesellschafter zu verlassen. Es ist daher ratsam, dass alle Gesellschafter vorsichtshalber an einer solchen Gesellschafterversammlung teilnehmen und sowohl gegen die Einberufung als auch gegen die Beschlüsse unter Verweis auf die unrechtmäßige Einberufung Widerspruch zu Protokoll erklären. Die nächsten Schritte sind dann Nichtigkeitserklärungen oder Anfechtungsklagen.
Einberufungsrecht von Aufsichts- oder Beiräten	Der Aufsichtsrat ist in folgenden Fällen für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig: Bei der mitbestimmten GmbH, wenn das Wohl der Gesellschaft es fordert. Wenn die Satzung einer nicht mitbestimmten GmbH dem Aufsichtsrat die Zuständigkeit für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuordnet.	Ein generelles Einberufungsrecht steht dem Aufsichtsrat nicht zu.
Stellen Sie fest, mit welcher Frist die Gesellschafterversammlung einberufen werden muss.	Prüfen Sie die Satzung Ihrer GmbH.	Weisen Sie in der Einladung auf die Dringlichkeit der Einberufung ("Gefahr im Verzug") hin. Vergessen Sie nicht, als ersten Punkt auf der folgenden Gesellschafterversammlung sich die Ordnungsmäßigkeit der (außerordentlichen) Einberufung bestätigen zu lassen.
Stellen Sie fest, ob und wenn ja welche weiteren Formalien es für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung gibt.	Prüfen Sie die Satzung Ihrer GmbH.	Wenn es keine besonderen Regularien gibt, halten Sie sich an die Formalien der normalen Einladung (z. B. eingeschriebener...