Der Geschäftsführer der GmbH muss zur Gründung einer GmbH eine aktuelle Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einreichen. Bei Verwendung des Musterprotokolls bei der Gründung gilt dies zugleich als Gesellschafterliste (§ Abs. 1a Satz 4 GmbHG). Im weiteren Verlauf der GmbH muss der Geschäftsführer jede Änderungen in der Person der Gesellschafter oder im Umfang der Beteiligung zeitnah melden, also z. B. bei Aufnahme neuer Gesellschafter, Ausscheiden bisheriger Gesellschafter, Namensänderungen durch Heirat, Wohnortänderungen der Gesellschafter, Veränderung in der Höhe oder Zusammensetzung der Anteile. Ist der Gesellschafter eine juristische Person, muss der Geschäftsführer z. B. auch eine Umfirmierung oder die Verlegung des Geschäftssitzes des an der GmbH beteiligten Unternehmens melden.
Gesetzliche Regelungen finden sich in § 40 GmbHG.
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