Die Leitung der Gesellschaft obliegt dem bzw. den Geschäftsführer(n). Der Geschäftsführer ist das geschäftsführungs- und vertretungsberechtigte Organ der Gesellschaft.
1.1 Innen- und Außenverhältnis
Die Geschäftsführung und die Vertretung werden unter dem Begriff der "Leitung der Gesellschaft" zusammengefasst. Die Geschäftsführung meint im gesellschaftsrechtlichen Sinne die Kompetenzen des Geschäftsführers im Verhältnis zur Gesellschaft, d. h. das "Dürfen" im Innenverhältnis, während die Vertretungsberechtigung das "Können" im Außenverhältnis betrifft. Die sog. organschaftliche Vertretung der Gesellschaft wird in der Satzung festgelegt, sobald sie von dem gesetzlichen Normalfall der Gesamtvertretung abweicht. Nach § 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG wird die GmbH, wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind, durch alle gemeinschaftlich vertreten – es sei denn, dass der Gesellschaftsvertrag etwas anderes bestimmt. In der Praxis ist es weit verbreitet, dass Geschäftsführer Einzelvertretungsbefugnis erhalten oder zumindest die Gesamtvertretung auf zwei Geschäftsführer beschränkt wird. Häufig wird vereinbart, dass dann die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer oder durch einen Geschäftsführer und einen Prokuristen vertreten wird. Jedenfalls ist es sehr empfehlenswert, zu überlegen, welche Regelungen im Interesse einer Handlungsfähigkeit der GmbH getroffen werden sollten. Auf der anderen Seite kann die Gesamtvertretung durch zwei Personen wegen des Vier-Augen-Prinzips ratsam sein.
Der Geschäftsführer kann im Außenverhältnis die Gesellschaft umfassend vertreten, er darf hiervon im Innenverhältnis jedoch möglicherweise nur im eingeschränkten Rahmen Gebrauch machen. Die Gesellschafterversammlung hat es in der Hand, durch einen Zustimmungskatalog in der Satzung, im Anstellungsvertrag (GmbH-Geschäftsführervertrag), einer Geschäftsordnung oder in einzelnen Beschlüssen zu bestimmen, welche Geschäfte nur mit ihrer Zustimmung getätigt werden sollen. Dennoch kann sich der Geschäftsführer im Außenverhältnis hierüber pflichtwidrig hinwegsetzen und das Geschäft wirksam vornehmen, er macht sich jedoch dann gegenüber der GmbH schadensersatzpflichtig, wenn ihr dadurch ein Schaden entstanden ist.
Verkauf eines Grundstücks durch Geschäftsführer
Verkauft der Geschäftsführer ein Grundstück der Gesellschaft an einen Dritten, ist dieses Grundstücksgeschäft auch dann rechtlich wirksam, wenn der Geschäftsführer es im Innenverhältnis nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung hätte vornehmen dürfen. Die Gesellschafterversammlung kann allerdings wegen eines etwaigen Schadens am Gesellschaftsvermögen beschließen, den Geschäftsführer in die Haftung zu nehmen. Da es sich um eine wissentliche Pflichtverletzung handelt, kann der Geschäftsführer einen ggf. bestehenden Haftpflichtversicherungsschutz gefährden.
1.2 Leitungsvarianten
Das Gesetz geht auch bei der Geschäftsführung (wie bei der bereits unter 1.1. erwähnten Vertretung) von einer Gesamtgeschäftsführung aller Geschäftsführer aus, wobei jedoch in der Praxis Ressorts (Geschäftsbereiche), z. B. durch eine Geschäftsordnung, gebildet werden.
Bei der Vertretung der GmbH, d. h. der Kompetenz, nach außen rechtsgeschäftlich für die GmbH aufzutreten, ist (wie bei 1.1. ausgeführt) ebenfalls im Gesetz Gesamtvertretung vorgesehen, wobei jedoch Abweichendes in der Satzung aufgenommen werden kann und auch sollte. Nicht erforderlich ist allerdings, dass in der Satzung generell die Alleinvertretungsberechtigung aller bzw. bestimmter Geschäftsführer geregelt sein muss; vielmehr genügt es, wenn eine sogenannte Öffnungsklausel aufgenommen wird, d. h. die Berechtigung der Gesellschafterversammlung angeordnet wird, einzelnen Geschäftsführern Alleinvertretungsbefugnis zu erteilen.
Möglich ist auch eine sogenannte unechte Gesamtvertretung, wonach z. B. eine Vertretung der Gesellschaft auch durch einen Prokuristen in Gemeinschaft mit einem Geschäftsführer möglich ist.
Vertretung durch Geschäftsführer immer zulässig
Die Gesellschaft muss stets auch nur durch die Geschäftsführer vertreten werden können. Es ist nicht zulässig, zwingend die Beteiligung eines Prokuristen bzw. anderer rechtsgeschäftlicher Vertreter vorzusehen.
1.3 Verbot von In-Sich-Geschäften
Außerdem ist zu regeln, ob der Geschäftsführer von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit werden soll (Verbot des Selbstkontrahierens und der Mehrfachvertretung). In § 181 BGB ist geregelt, dass es einem Vertreter untersagt ist, mit sich selbst oder gleichzeitig als Vertreter von Dritten Geschäfte zu tätigen.
Kauf eines Dienstfahrzeugs
Verkauft der Geschäftsführer das Dienstfahrzeug der GmbH, das ihm zur Verfügung gestellt wurde, an sich selbst, indem er sich im Internet ein Formular über einen Kfz-Kaufvertrag über ein Gebrauchtfahrzeug herunterlädt und die GmbH als Verkäuferin und sich selbst als Käufer einsetzt, um sodann für beide Parteien zu unterschreiben, liegt ein klarer Verstoß gegen § 181 BGB vor. Gleiches würde gelten, wenn der Geschäftsführer das Fahrzeug nicht für sich, sondern für seinen Sohn erwirbt und für...