Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Dipl.-Finw. (FH) Paul Eichmann
Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht. Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Dabei ist zu beachten, dass sich Aufbewahrungspflichten auch aus materiell-rechtlichen Vorschriften ergeben können (z. B. § 14b UStG). Die der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Dabei wird ein bestimmtes Ordnungssystem nicht vorgeschrieben.
Die insgesamt aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können bis auf wenige Ausnahmen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger aufbewahrt werden. Bedingung ist jedoch, dass dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der Daten mit den empfangenen Unterlagen und Buchungsbelegen bildlich und inhaltlich identisch sind, wenn sie lesbar gemacht werden. Ferner müssen die aufbewahrten Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Grundsätzlich sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen oder entstanden sind. Es ist sicherzustellen, dass sie vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht gelöscht werden. Sie müssen also unveränderbar erhalten bleiben. Dabei ist es unerheblich, ob die Archivierung im Produktivsystem oder in einem ausgelagerten, anderen Datenverarbeitungssystem erfolgt. Nicht beanstandet wird die Aufbewahrung elektronisch erstellter Korrespondenz, die in Papierform verschickt wird, in Papierform.
Aufbewahrung von in Papierform verschickter Korrespondenz
Werden Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und dabei nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung die hierfür verwendete Dokumentenvorlage mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, ist es nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens nur als Papierdokument aufbewahrt wird.
Anders verhält es sich jedoch, wenn die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt werden: In diesem Fall ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht zulässig.
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht kommt es sowohl für die Daten und Dokumente als auch für Papierbelege in erster Linie auf deren Inhalt und Funktion und nicht auf deren Bezeichnung an. Beispielsweise stellt eine E-Mail in der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ein aufbewahrungspflichtiges Dokument dar. Dient eine E-Mail jedoch nur dem Transport einer beispielsweise elektronisch angehängten Rechnung ohne eigentliche Informationen, ist die E-Mail nicht, die Rechnung jedoch schon aufbewahrungspflichtig.
Ein elektronisches Dokument muss zur Ablage mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen werden. Die Verknüpfung zwischen Dokument und Index muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Ferner muss sichergestellt werden, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index auch verwaltet werden kann. Kann und wird ein Dokument auch ohne Index verwaltet, kann das unschädlich sein. Bedingung ist jedoch, dass eine Überprüfung in angemessener Zeit möglich ist. Damit die Prüfbarkeit des Originalzustands des elektronischen Dokuments sowie seiner Ergänzungen möglich ist, müssen sämtliche elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokolliert werden.