Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer ... / 4.2 Grundaufzeichnungen/Kassensicherungsverordnung

Jeder Geschäftsvorfall oder sonstiger Vorgang muss durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst und als einzelne, eigenständige Transaktion gestartet werden (Protokollierung digitaler Grundaufzeichnungen).^[1] Das Protokoll hat folgende Daten zu enthalten:^[2]

• Zeitpunkt des Beginns des Vorgangs
• Eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
• Art des Vorgangs
• Sämtliche Daten des Vorgangs
• Zahlungsarten
• Zeitpunkt, zu dem der Vorgang beendet oder abgebrochen wurde
• Prüfwert
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und (seit 1.1.2024) Seriennummer des Sicherheitsmodus

Hierbei gilt es zu beachten, dass der Beginn und das Ende der Transaktion, die Transaktionsnummer und der Prüfwert manipulationssicher durch das Sicherungsmodul festgelegt werden müssen.^[3] Lücken in den Transaktionsaufzeichnungen müssen durch die Transaktionsnummer erkennbar sein.^[4]

[1] § 2 Satz 1 KassenSichV.

[2] § 2 Satz 2 KassenSichV.

[3] § 2 Satz 3 KassenSichV.

[4] § 2 Satz 4 KassenSichV.

4.2.1 Speicherung der Grundaufzeichnungen

Die Grundaufzeichnungen (Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge gem. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO) sind zwingend unverändert und manipulationssicher zu speichern.^[1] Dabei dürfen keine sogenannten flüchtigen Speichermedien verwendet werden.^[2] Falls die gespeicherten Grundaufzeichnungen vom Aufzeichnungssystem in ein externes elektronisches System übertragen werden, müssen sowohl sämtliche Verkettungen als auch die geforderte digitale Schnittstelle funktionstüchtig erhalten bleiben.^[3] Sofern durch Datenverdichtung die Lesbarkeit der Daten für die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsdauer nicht gewährleistet ist, darf eine Verdichtung nicht erfolgen.^[4]

[1] § 3 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV.

[2] § 3 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV.

[3] § 3 Abs. 3 KassenSichV.

[4] § 3 Abs. 4 KassenSichV.

4.2.2 Digitale Schnittstelle

Zur Überprüfung der Grundaufzeichnungen mittels Kassen-Nachschau muss eine standardisierte und speziell definierte Schnittstelle (sog. "Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)") bereitgehalten werden.^[1] Mittels dieser Schnittstelle müssen sämtliche Daten (gleichgültig, wo sie gespeichert bzw. abgelegt wurden) für die Finanzverwaltung les- und auswertbar sein.

[1] § 146b Abs. 2 Satz 2 AO; § 4 KassenSichV.

4.2.3 Sicherheit des Systems

Sämtliche sicherheitsrelevanten Voraussetzungen und Definitionen werden vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegt.^[1] Dem Bundesamt obliegt es auch, die organisatorischen Anforderungen zur Vergabe der Seriennummer festzulegen.^[2]

Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik werden ständig verbessert und fortgeschrieben. Links hierzu können den aktuell geltenden BMF-Schreiben entnommen werden.

[1] § 5 KassenSichV.

[2] BMF, Schreiben v. 29.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/19/10012 : 005.