Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Dipl.-Finw. (FH) Paul Eichmann
Grundsätzlich dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden. Die (negativen) Folgen, die bei einem Verstoß aus diesem formellen Mangel gezogen werden, sind einzelfallabhängig. In Frage kann hier beispielsweise eine Zuschätzung in Form eines Unsicherheitszuschlags kommen.
Sofern sich Änderungen an den erfassten Daten ergeben, sind diese zu protokollieren. Die "alten" Daten müssen dabei jedoch in ihrer ursprünglichen Form erhalten und lesbar bleiben. Die Veränderungen müssen so vorgenommen werden, dass jederzeit ersichtlich ist, wann die Eintragungen erfolgten. Sofern ein Datenverarbeitungssystem eingesetzt wird, ist dafür Sorge zu tragen, dass alle Informationen, die jemals in den Arbeitsprozess eingearbeitet bzw. eingelesen wurden, nicht unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Unzulässig ist z. B. der Export von elektronischen Grundaufzeichnungen der Kasse oder des Warenwirtschaftssystems in ein Office-Programm, die dortige unprotokollierte Editierung und der anschließende Re-Import.
Die Unveränderbarkeit der Daten bzw. die Protokolle über Änderungen können software-, hardwaremäßig oder organisatorisch sichergestellt werden. Das bedingt, dass auch abgelegte Daten und sonstige elektronische Dokumente nicht mehr veränderbar sein dürfen. Bei programmgenerierten oder programmgesteuerten Aufzeichnungen sind auch die Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Steuerungs- und Generierungsdaten ebenfalls in einer Änderungshistorie zu protokollieren. Änderungen dieser Art können beispielsweise Einstellungsänderungen, Änderung der Stammdaten usw. sein. Ebenso sind mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Selbst die Änderungshistorie darf nachträglich nicht verändert werden können. Systemfunktionen oder Manipulationsprogramme, welche die geforderten Eigenschaften beeinflussen, führen zur Ordnungswidrigkeit der Buchhaltung. Als Manipulationsprogramme sehen die GoBD sogenannte Zapper, Phantomware und Backofficeprodukte. Deren Aufgabe ist es, unprotokollierte Änderungen an Einnahmeaufzeichnungen zu ermöglichen.