Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung: Anforderungen ... / 2.2 Grund(buch)aufzeichnungen und Belegfunktion

Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden i. d. R. sofort über die Grundaufzeichnungen sowohl klassisch als auch elektronisch erfasst. Damit erfolgt die Belegsicherung im Rahmen der Belegfunktion. Durch diese Maßnahme wird grundsätzlich auch die Unveränderlichkeit der entsprechenden Daten sichergestellt. Die Geschäftsvorfälle werden durch diese Grundaufzeichnungen in der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt buchhalterisch erfasst (= Belegfunktion). Für elektronische Grundaufzeichnungen ist kein besonderes System vorgeschrieben. Als ordnungsgemäß gilt jedes System, das die vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung ermöglicht. Im Grundbuch sind zusätzlich zu den anderen Aufzeichnungen noch das Erfassungsdatum sowie ggf. Angaben zur Festschreibung der Buchhaltung aufzunehmen.

Die Zuordnung zwischen Beleg und den dazugehörigen Aufzeichnungen (z. B. im Grundbuch) kann durch eindeutige Zuordnungsmerkmale oder zusätzlichen Identifikationsmerkmale gewährleistet werden. Sofern hierzu mehrere Belege gehören (z. B. Rechnung in Verbindung mit Lieferschein), müssen zusätzliche Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale vorliegen, damit die Verknüpfung zwischen Belegen und Grundaufzeichnungen gewährleistet ist. Bei der Aufzeichnung müssen diese Merkmale auch in die Bücher oder Aufzeichnungen übernommen werden. Diese Verpflichtung ist Ausfluss aus der Pflicht, die retrograde und progressive Prüfbarkeit der Buchhaltung in angemessener Zeit sicherzustellen. Explizit wird unter Rz. 73 des BMF-Schreibens erwähnt, dass z. B. das Beleg- oder Buchungsdatum, die Kontonummer oder der Name bei einem umfangreichen Beleganfall mangels Eindeutigkeit kein geeignetes Zuordnungskriterium für einen einzelnen Geschäftsvorfall sein kann (vgl. dort auch Beispiel 5).

Werden mithilfe eines digitalen Systems die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits aktuell in einem Vor- oder Nebensystem, das die Erfordernisse der Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt, erfasst, ist eine Verbuchung im Hauptsystem bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden. Im Rahmen der digitalen Grundaufzeichnungen müssen Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen durchgeführt werden. Diese müssen sicherstellen, dass die Geschäftsvorfälle vollständig erfasst und übermittelt werden. Ferner dürfen sie danach nicht unbefugt und unprotokolliert verändert werden können. Die Kontrollen sind ebenfalls zu protokollieren. Daneben sind auch alle anderen für die Verarbeitung wichtigen Daten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie Grund- oder Systemeinstellung) zu speichern und im Rahmen einer Historie zu archivieren. Damit eine Abgrenzung zwischen handelsrechtlichen, steuerlichen oder anderen Buchungen möglich ist, müssen die Informationen zu den entsprechenden Kriterien ebenfalls vorgehalten werden. Informationen dieser Art können beispielsweise Datensätze zu Fremdwährungen, alternative Bewertungsmethoden, statistische Buchungen usw. sein.