Verarbeitung muss leicht verfolgt werden können
Der Grundsatz der leichten Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit ergibt sich nicht nur aus dem steuerlichen Bereich, sondern auch aus dem Handels- und ggf. Berufsrecht. Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle mit dem dabei angewandten Buchhaltungssystem bzw. Aufzeichnungsverfahren relativ einfach verfolgt werden können muss. Jeder (Buchungs-)Vorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Insofern gilt auch hier der eherne Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Belege".
Leicht nachprüfbar heißt, dass die Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle einerseits und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens andererseits verschaffen können.
Die Entstehung und die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs müssen sich lückenlos, progressiv und retrograd überprüfen lassen (vom Beleg zur Buchung bzw. von der Buchung zum Beleg). Die progressive Prüfung eines Geschäftsvorfalls beginnt beim Beleg. Sie führt über die Grundaufzeichnungen (im Grundbuch) und das Journal zu den Buchhaltungskonten. Aus den Konten müssen die Entwicklung der Bilanz sowie der GuV und in deren weiterer Folge die Daten der Steueranmeldungen bzw. -erklärungen nachvollziehbar sein. Die retrograde Prüfung beginnt bei der Buchung bzw. beim Ansatz in der Bilanz bzw. GuV und endet beim Beleg.
Nachvollziehbarkeit gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer
Sowohl progressive als auch retrograde Prüfungen müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und für jeden einzelnen Verfahrensschritt möglich sein. Ebenso müssen sämtliche Verfahrensdokumentationen, die zum Verständnis der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen notwendig sind, jederzeit aussagekräftig und einsehbar sein. Sie müssen sowohl die historischen als auch die aktuellen Verfahrensinhalte umfassen und der aktuell in der Praxis eingesetzten Version entsprechen. Neben diesen klassischen Aufzeichnungen müssen alle Unterlagen bereitgehalten werden und lesbar sein, die zum Verständnis der Aufzeichnungen notwendig sind.
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