Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung: Anforderungen ... / 6 Elektronische Aufbewahrung/Ablage – was Sie dabei beachten müssen

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die Digitalisierung der Unterlagen kann mit den verschiedensten Geräten erfolgen. Bedingung ist jedoch, dass die Voraussetzungen des BMF, Schreiben v. 28.11.2019 erfüllt sind. Wenn diese digitalisierten Dokumente bildlich per OCR-Verfahren (Optical-Character-Recognition-Verfahren) mit Text angereichert werden (z. B. per volltextrecherchierbarer PDFs), muss dieser Text nach Verifikation und Korrektur für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Dies gilt insbesondere auch zum Zweck der Prüfung. Die Digitalisierung kann auch im Ausland erfolgen, wenn die Belege im Ausland entstanden und dort erfasst worden sind (z. B. aufgrund einer Dienstreise in das Ausland).

Eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind.

Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, wenn

• durch den Umwandlungsvorgang keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden und
• der Umwandlungsvorgang die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt.

Auch hierbei müssen Anreicherungen von Bildinformationen, beispielsweise durch OCR, die Gewähr bieten, dass dadurch gewonnene Informationen nach Verifikation und Korrektur für die Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten und auswertbar bleiben.

Im DV-System erzeugte Daten (generierte Daten zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, Grundbuchaufzeichnungen, Buchungen) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Dies gilt auch für im DV-System erzeugte Dokumente wie beispielsweise als Textdokument erstellte Rechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Korrespondenz usw.

Werden elektronisch erzeugte und in Papierform versendete Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt, ist das unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten nicht zu beanstanden. Eine Umwandlung dieser Dokumente in ein anderes Format ("In-House-Format") ist ebenfalls zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit dadurch nicht eingeschränkt wird und inhaltlich keine Veränderungen vorgenommen werden. Bei der Verwendung von Kryptografietechniken muss sichergestellt sein, dass diese Unterlagen im DV-System unverschlüsselt zur Verfügung stehen. Sofern Signaturschlüssel Verwendung finden, müssen diese ebenfalls für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Werden Daten zur Aufbewahrung in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt ("In-House-Format"), sind beide Versionen zu archivieren. Zudem müssen beide derselben Aufzeichnung zugeordnet und mit demselben Index verwaltet werden. Die veränderte Version muss als solche gekennzeichnet sein. Die Aufbewahrung zweier Datenversionen erübrigt sich unter folgenden Voraussetzungen:

• Bildliche und inhaltliche Veränderungen werden nicht vorgenommen.
• Die Konvertierung führt zu keinem Verlust aufbewahrungspflichtiger Informationen.
• Das Konvertierungsverfahren wird dokumentiert.
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde bleibt uneingeschränkt bestehen.

Temporäre Daten, die während des Verarbeitungsvorgangs entstehen, müssen nicht aufbewahrt werden. Bedingung ist jedoch, dass diese vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden. Dabei darf es auch zu keiner Verdichtung aufbewahrungspflichtiger Daten kommen.

Bei Dauersachverhalten stellen die Ursprungsbelege die Grundlage für die späteren Buchungen (auch Automatikbuchungen) dar. Dabei sind die Ursprungsbelege mit den entsprechenden Vermerken oder Berechnungen aufbewahrungspflichtig. Die Dokumentation muss hierbei Aufschluss über die Automatikfunktion der entsprechenden Buchung geben.