Homeoffice, Bürokostenzuschuss des Arbeitgebers

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Steuerpflichtiger Arbeitslohn
• Vorrangiges Interesse der Büronutzung
• Mietvertrag

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Löhne	4110	6010		Löhne und Gehälter
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1740	3720		sonstige Verbindlichkeiten

Wird das Büro nicht im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers genutzt, sondern ist der Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag zur Bereitstellung eines Büroraums verpflichtet, handelt es sich bei dem vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Bürokostenzuschuss um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Buchung des Zuschusses erfolgt auf das Konto "Löhne" 4110 (SKR 03) bzw. 6010 (SKR 04).

Buchungssatz:

Löhne

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Bürokostenzuschuss für Homeoffice im privaten Einfamilienhaus

Im Dienstvertrag des Handelsvertreters Wolfgang Müller ist geregelt, dass er seinem Arbeitgeber Hans Groß in seinem Einfamilienhaus einen Büroraum für die anfallende Bürotätigkeit zur Verfügung stellen muss. Hierfür zahlt Hans Groß einen monatlichen Bürokostenzuschuss von 250 EUR. Ein Mietvertrag über den Büroraum existiert nicht.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4110/6010	Löhne	250	1740/3720	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	250

3 Homeoffice: Das vorrangige Interesse einer Büronutzung entscheidet über die steuerliche Behandlung

Zahlt der Arbeitgeber für ein in der Wohnung oder im Haus des Arbeitnehmers befindliches Büro, in dem Letzterer Arbeiten für den Arbeitgeber verrichtet, einen bestimmten Betrag für die Nutzung, kommt es für die steuerliche Behandlung dieser Zahlung darauf an, in wessen vorrangigem Interesse die Büronutzung erfolgt.

Die Zahlung des Arbeitgebers für den Büroraum gehört beim Arbeitnehmer zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, wenn

• das Büro v. a. im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt wird,

• ein Mietvertrag vorliegt und

• die Zahlung eindeutig über die Entlohnung des Arbeitnehmers für die Erbringung seiner Arbeitsleistung hinausgeht.

Dann wird das zur Verfügung Stellen des Büroraums auf einer neben dem Dienstverhältnis gesondert bestehenden vertraglichen Vereinbarung, eines Mietvertrags, erbracht.

Besteht kein derartiges überwiegendes Interesse des Arbeitgebers an der Bereitstellung des Büroraums oder zahlt der Arbeitgeber aus reiner Gefälligkeit bzw. muss der Arbeitnehmer den Büroraum aufgrund seines Anstellungsvertrags zur Verfügung stellen, stellt der vom Arbeitgeber hierfür an den Arbeitnehmer gezahlte Bürokostenzuschuss grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn dar.

Das häusliche Arbeitszimmer wird aber in keinem Fall zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers und damit auch nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer.

4 Überwiegendes Arbeitnehmerinteresse an der Nutzung des Homeoffice

Ein überwiegendes Interesse des Arbeitnehmers an der Nutzung des Heimbüros ist dann zu bejahen, wenn

• der Arbeitnehmer im Betrieb über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt und
• die Nutzung des Heimbüros vom Arbeitgeber lediglich gestattet bzw. geduldet wird.

Dabei ist zu beachten, dass einem Arbeitnehmer ein Vorteil nicht schon dann aus überwiegendem betrieblichem Eigeninteresse des Arbeitgebers gewährt wird, wenn hierfür betriebliche Gründe sprechen, beim Arbeitgeber also Betriebsausgaben vorliegen. Denn bei Lohnzahlungen handelt es sich stets um Betriebsausgaben.

So liegt beispielsweise die Nutzung des Heimbüros durch Handelsvertreter Wolfgang Müller auch in dessen erheblichem Interesse, da er die Vor- und Nachbereitung seiner Außendiensttätigkeit bequem im Heimbüro erledigen konnte und für diesen Teil seiner Arbeit an feste Bürozeiten nicht gebunden war.^[1]

Die Gewährung des Zuschusses führte auch zu einem dauerhaften finanziellen Vorteil, weil sich der Arbeitgeber an den laufenden Kosten des Heimbüros beteiligte. Der Bürokostenzuschuss wurde Wolfgang Müller auch nicht aufgedrängt, er wurde vielmehr im Rahmen des Dienstvertrags als Teil der Arbeitgeberleistung vereinbart und akzeptiert. Es handelte sich also um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Achtung

Home-Office in Zeiten der Corona-Pandemie

In der Zeit der Corona-Pandemie sind eine Vielzahl von Arbeitnehmern vom betrieblichen Arbeitsplatz ins Home-Office gewechselt. Dieser Wechsel wirft steuerrechtlich die Frage auf, ob sich der corona-bedingte Wechsel ins häusliche Arbeitszimmer mit einem Wegfall des betrieblichen Arbeitsplatzes begründet und dem Arbeitnehmer mithin kein anderer Arbeitsplatz mehr zur Verfügung stand.

Diese Frage ist auch aktuell noch umstritten und nicht durch die Rechtsprechung geklärt. Da der Wechsel ins Home-Office zwingend nicht nur eine durch den Arbeitgeber angebotene Option sein darf, empfiehlt es sich daher regelmäßig für die Beurteilung zu prüfen:

- Hat der Arbeitgeber die Home-Office-Nutzung angeordnet?

- Wenn nein, erfolgte die Home-Office-Nutzung aufgrund einer zu beachtenden Eingliederung in eine Risikogruppe?

Wichtig ist, allein das Home-Office-Angebot des Arbeitgebers führt nicht zum Wegfall des anderen Arbeitsplatzes.

[1] Vgl. BFH, Urteil v. 16.9.2004, VI R 25/02; BFH, Urteil v. 11.1.2005, IX R 72/01.

5 Mieteinkünfte bei überwiegendem Arbeitgeberinteresse

Nur wenn ein Heimbüro v. a. ...