Homeoffice im Rechnungswesen / 2.2 Daten und Schnittstellen

Ein wichtiger Teil der digitalen Strukturen sind die Daten, die im Homeoffice verarbeitet werden sollen. Während die Stammdaten wie Kreditoren, Debitoren, Artikel oder Kostenstellen i. d. R. in digitaler Form vorliegen, gibt es bei Bewegungsdaten oft Probleme, die Voraussetzung für das Homeoffice zu erfüllen. Daten wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Wareneingangsbelege, Zeitkonten oder Inventurlisten sind nicht immer vollständig digitalisiert. Das behindert die Arbeit im Homeoffice.

Hinweis

Mischstrukturen

Nicht jede Organisation mit Homeoffice-Arbeitsplätzen muss an wenigen analogen Dokumenten scheitern. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die verlangte Voraussetzung der digitalen Daten zu erfüllen. Zum einen kann die Arbeit im Homeoffice um einige Präsenztage am Arbeitsplatz im Unternehmen ergänzt werden. Dort können dann die analogen Belege abgearbeitet werden. Diese Lösung funktioniert nur dann, wenn es immer ausreichend Zeit für die Verarbeitung gibt, die einzelnen Belege auch einmal warten können. In der anderen Möglichkeit werden die Aufgaben innerhalb der Abteilung so verteilt, dass die analogen Dokumente an einem Arbeitsplatz konzentriert werden. Dieser kann dann zwar nicht ins Homeoffice verlegt werden, die anderen Arbeitsplätze erfüllen dafür die Voraussetzung für eine Verlagerung ins Homeoffice.

Neben den rein digitalen Datenstrukturen gibt es noch immer an vielen Arbeitsplätzen Daten in analoger Form, die in Nachschlagewerken oder Listen verfügbar sind. Das betrifft an dieser Stelle Stammdaten oder Informationen, die für die Steuerung der weiteren Verarbeitung notwendig sind. Soll ein Arbeitsplatz ins Homeoffice verlegt werden, müssen diese Daten dort ebenfalls zur Verfügung stehen. Der Mitarbeiter muss die Nachschlagewerke oder Listen in seine Wohnung mitnehmen.

Eine weitere Überlegung schließt die Daten ein, die als Ergebnis der Arbeit im Homeoffice entstehen. Auch diese müssen möglichst in digitaler Form an die Empfänger geleitet werden können. So ist z. B. eine Fakturierung, bei der die entstehenden Ausgangsrechnungen digital verschickt werden, auch vom Homeoffice aus zu erledigen. Werden die Rechnungen jedoch gedruckt und per Post verschickt, kann das im Homeoffice problematisch sein.

Verlangt ist also für jede Information, die an den Arbeitsplatz gelangen muss, und für jede Information, die vom Arbeitsplatz ausgegeben wird, eine Schnittstelle. Dabei kann auf interne Schnittstellen Einfluss genommen werden. Sie können so gestaltet werden, dass die Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice vorliegen. Bei externen Partnern ist es nicht immer möglich, die Schnittstellen für den Informationsaustausch zu digitalisieren.