Homeoffice im Rechnungswesen / 2.5 Technik

Von der im Homeoffice verfügbaren Technik hängt die Qualität und die Sicherheit der Arbeit dort ab. Damit ein hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau erreicht wird, verbietet sich der Einsatz privater Technik des Mitarbeiters. Die Technik wird also vom Unternehmen gestellt, was sie kontrollierbar und beeinflussbar macht.

Der Zugriff erfolgt i. d. R. so, dass eine Verbindung zwischen dem PC (Notebook, Laptop) im Homeoffice und dem zentralen System im Unternehmen aufgebaut wird. Dazu wird über das Gerät im Homeoffice eine verschlüsselte, sichere Verbindung (VPN) aufgebaut, die Verarbeitung selbst erfolgt im zentralen IT-System im Unternehmen. Daher sind die Ansprüche an die Technik des Endgeräts eher gering. Die Software für den Aufbau eines VPN muss vorhanden und an die Daten des Unternehmens angepasst sein.

Die Verbindung selbst erfolgt über den Internetzugang des Mitarbeiters. Dieser muss eine ausreichende Bandbreite aufweisen und zuverlässig zur Verfügung stehen. Das ist nicht immer gegeben. Wenn der Mitarbeiter seinen Internetzugang bisher nur traditionell genutzt hat, also keine Spiele gespielt oder Filme gestreamt hat, ist der Anschluss oft nicht leistungsfähig genug, um die Verbindung mit dem Zentralrechner sicher aufrechterhalten zu können. Hat der Anschluss keine ausreichende Bandbreite, kann das Unternehmen entweder ein Upgrade veranlassen und bezahlen oder einen zusätzlichen, unternehmenseigenen Anschluss schaffen lassen.

Dass die Rechner im Homeoffice mit geeigneten Betriebssystemen ausgestattet sein müssen, ist selbstverständlich, ebenso eine Software zum Handling der externen Zugriffe. Unverzichtbar für ein Homeoffice, das für die Buchhaltung genutzt werden soll, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der zentralen IT-Anwendung. Nur so können die für die belegorientierten Buchungen wichtigen Dokumente zuverlässig verwaltet und damit auch im Homeoffice zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören nicht nur die digitalisierten analogen Belege (z. B. Eingangsrechnungen), dazu gehören auch die bereits im Original digitalen Belege (z. B. Ausgangsrechnungen).

Hinweis

Zuverlässig Nutzung

Das DMS muss nicht nur vorhanden sein, es muss auch zuverlässig von allen, in den einzelnen Prozessen beteiligten Stellen genutzt werden. Es darf keine für die Arbeit im Homeoffice relevanten Dokumente geben, die nicht allein digital, sondern zusätzlich auch analog verwaltet werden. Die Gefahr, unterschiedliche Versionen in digitaler und analoger Ausfertigung zu haben, ist zu groß.